大數(shù)據(jù)環(huán)境下高職院校人事檔案管理與利用探討

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淄博師范高等?？茖W(xué)校

現(xiàn)階段，國(guó)內(nèi)各高職院校在人事檔案管理方面都已經(jīng)取得了不錯(cuò)的成績(jī)。但是，受傳統(tǒng)管理思維的影響，目前，高職院校的人事檔案管理工作的開(kāi)展，仍有很大的進(jìn)步空間，沒(méi)有真正發(fā)揮大數(shù)據(jù)時(shí)代所帶來(lái)的便利性與高效性。研究大數(shù)據(jù)環(huán)境下的高職院校人事檔案管理與利用具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、大數(shù)據(jù)環(huán)境下高職院校檔案管理存在的問(wèn)題

(一)紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存的局限性

目前，很多高職院校在人事檔案存儲(chǔ)方面，仍然沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)辦法，這樣的存儲(chǔ)方法往往具有很大的局限性。比如學(xué)生檔案管理?，F(xiàn)階段，為響應(yīng)國(guó)家素質(zhì)教育的要求，各大院校在人才培養(yǎng)方面都是以綜合型人才培養(yǎng)為主要的目標(biāo)，所以很多院校的人事檔案管理范圍也就相應(yīng)的擴(kuò)大，其不僅僅是單純的學(xué)生基本資料管理，還包括學(xué)生在校期間的相關(guān)信用行為以及個(gè)人品行等多個(gè)方面的內(nèi)容。另外，學(xué)生的心理狀況資料以及科研能力和創(chuàng)新能力相關(guān)的發(fā)展實(shí)踐資料也在學(xué)生檔案管理之中[2]。這種情況就使得學(xué)生檔案管理的內(nèi)容越來(lái)越多，如果還是沿用紙質(zhì)存儲(chǔ)的方法的話，難度會(huì)很大。

(二)檔案管理基礎(chǔ)薄弱

目前，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，很多院校為便于學(xué)生信息資料管理工作的有效開(kāi)展，開(kāi)始使用電子檔案來(lái)進(jìn)行資料信息的管理。但是，由于其信息化發(fā)展相對(duì)較為滯后，導(dǎo)致在實(shí)際操作中很多信息無(wú)法及時(shí)更新，尤其是在數(shù)據(jù)收集以及處理上，目前還存在很多的問(wèn)題，往往會(huì)在這一方面的問(wèn)題上花費(fèi)太多的時(shí)間，因此，高職院校在檔案管理信息化方面其管理基礎(chǔ)相對(duì)較為薄弱。而且由于高職院校本身在信息化管理上的滯后性，導(dǎo)致在對(duì)學(xué)生的基本信息進(jìn)行收集之后，無(wú)法對(duì)其進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤，使得檔案信息管理的實(shí)效性不強(qiáng)，影響了學(xué)校管理部門對(duì)學(xué)生在校發(fā)展情況的綜合評(píng)價(jià)。除此之外，考慮到人事檔案管理工作本身的復(fù)雜性與多樣性，其相關(guān)工作人員在開(kāi)展工作時(shí)必須要把握好檔案管理工作的核心，提高檔案的收集和處理效率。

二、大數(shù)據(jù)環(huán)境下高職院校人事檔案管理與利用的對(duì)策

(一)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念

高職院校人事檔案管理是學(xué)校各項(xiàng)管理工作有序開(kāi)展的保證，因此，相關(guān)工作人員必須要提高重視度，轉(zhuǎn)變思想觀念。院校領(lǐng)導(dǎo)人員和管理人員要對(duì)檔案管理工作擴(kuò)大宣傳，以進(jìn)一步突出檔案管理的重要性，這樣可以對(duì)學(xué)生以及教師在人事檔案管理起到一個(gè)很好的引導(dǎo)作用，進(jìn)一步提升檔案管理工作的影響力。人事檔案管理工作是服務(wù)于黨委工作以及人事部門的關(guān)鍵工作內(nèi)容，在中層干部選拔任用、教職工職稱評(píng)審以及工資待遇等方面都發(fā)揮著非常大的作用。檔案部門需要通過(guò)加大宣傳力度，對(duì)師生進(jìn)行的檔案管理工作宣傳，擴(kuò)大檔案管理工作的影響力。檔案管理人員也需要養(yǎng)成一個(gè)人事檔案資料主動(dòng)整理、主動(dòng)遞交的好習(xí)慣，不斷更新和補(bǔ)充人事檔案的內(nèi)容[1]。

(二)加大人事檔案的開(kāi)放力度 提高人事檔案利用率

人事檔案開(kāi)放力度的加大可以在一定程度上提升人事檔案的利用率，這樣可以最大化的發(fā)揮人事檔案的利用價(jià)值。在這一方面，可以借鑒國(guó)外先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，適度擴(kuò)大人事檔案開(kāi)放力度，充分發(fā)揮人事檔案管理的價(jià)值。在開(kāi)放力度的選擇上可以針對(duì)不同的工作有針對(duì)性的開(kāi)放。比如，對(duì)于教學(xué)、科研以及工資或者是獎(jiǎng)懲方面的信息可以大力開(kāi)放，但是針對(duì)于相關(guān)部門的組織人事評(píng)價(jià)以及審查按意見(jiàn)等方面的信息則需要做到嚴(yán)格保密，不能公開(kāi)。只有適度把握人事檔案信息的公開(kāi)力度，才能有效提升人事檔案的利用率，人事檔案管理工作也才能夠真正發(fā)揮實(shí)效。

(三)建立人事檔案電子數(shù)據(jù)平臺(tái)

大數(shù)據(jù)時(shí)代，高職院校的人事檔案管理工作必須要緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，利用先進(jìn)的信息技術(shù)，建立一個(gè)信息化的人事檔案的電子數(shù)據(jù)平臺(tái)。將個(gè)人所有的檔案信息，包括姓名、性別、民族、身份證號(hào)、家庭住址以及各階段教育經(jīng)歷、培訓(xùn)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、教學(xué)科研等信息存儲(chǔ)與個(gè)人身份證信息當(dāng)中。當(dāng)個(gè)人發(fā)生工作調(diào)動(dòng)或者是培訓(xùn)調(diào)動(dòng)時(shí)可以通過(guò)讀取個(gè)人身份信息而直接獲取這些信息。此外，大數(shù)據(jù)時(shí)代要求所有大的人事檔案信息必須要做到及時(shí)的更新，保證信息的完善。大數(shù)據(jù)時(shí)代就是要服務(wù)大眾，因此，人事檔案信息必須要做到更新快、收集快以及利用快等多個(gè)方面，能夠更加方便檔案的所有者以及利用者的使用。另外，建立數(shù)字化的檔案信息平臺(tái)還可以有效減少因紙質(zhì)檔損害而造成的檔案信息丟失問(wèn)題，在保護(hù)檔案信息的同時(shí)最大化的發(fā)揮信息化的價(jià)值。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，現(xiàn)今社會(huì)是一個(gè)信息化的時(shí)代，各行各業(yè)都必須要借助于信息化的作用來(lái)提升自身的工作效率。對(duì)于高職院校的人事檔案管理工作而言，更需要借助信息化來(lái)提升自身的信息存儲(chǔ)功能，并且有層次的對(duì)學(xué)生的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行有效分析，進(jìn)而改善自身的工作。對(duì)于高職院校來(lái)說(shuō)，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，必須要以學(xué)生管理服務(wù)為中心，通過(guò)開(kāi)展一系列的管理措施，提升自身的檔案管理水平。

[1]祝彩鳳.淺議大數(shù)據(jù)時(shí)代的高職院校人事檔案工作[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(24):164～168.

[2]李惠紅.大數(shù)據(jù)環(huán)境下高職院校檔案管理的信息化構(gòu)建路徑[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(04):73～74.