信息化在科技檔案管理中的應用分析

楊芬

[摘 要]隨著網絡信息技術的不斷發(fā)展，其在地質部門的應用也越來越廣泛，科技檔案管理同樣已步入數(shù)字化、云計算時代?；诖?，本文將具體探討信息化的獨特優(yōu)勢和當前科技檔案管理存在的不足以及應對舉措，以供參考。

[關鍵詞]信息化；科技檔案管理；應用

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.16.075

[中圖分類號]G275.3；G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）16-0-02

在地質部門的日常管理工作中，科技檔案管理占據(jù)著非常重要的地位，在對科技檔案進行管理時，需要對原始檔案進行收錄整理，對新增數(shù)據(jù)進行校正統(tǒng)計。由于科技檔案儲存的數(shù)據(jù)信息較多，地質部門引進了現(xiàn)代信息技術，構建了科技檔案信息化管理系統(tǒng)，將檔案信息目錄完整地記錄在了服務器中，在調取科技檔案時，只需借助互聯(lián)網的共享功能即可查詢。信息化管理模式是對人工管理模式的創(chuàng)新，也是對人工管理模式的發(fā)展，保證了科技檔案服務功能的最終實現(xiàn)。

1 信息化應用在科技檔案管理中的優(yōu)勢

1.1 豐富檔案內容

隨著我國經濟社會的不斷發(fā)展，網絡信息技術突飛猛進，近幾年來我國提出了科教興國戰(zhàn)略，信息技術發(fā)展速度明顯加快。特別是進入新時代以來，以大數(shù)據(jù)、云計算為支撐，信息技術廣泛應用到了各行各業(yè)、各個領域。作為基礎科技的前沿陣地，地質部門自然也步入了數(shù)字化時代。從科技檔案管理方面來看，對傳統(tǒng)的科技檔案管理體系進行了優(yōu)化。

科技檔案記錄的內容非常豐富，且每一項內容都具有重要的參考價值。檔案管理人員的任務就是提高檔案管理效率，為社會對象提供更好的檔案服務，傳統(tǒng)的管理方法，大部分都是采用人工收集資料的辦法。人為管理的隨意性很大，加上一些工作人員缺乏自身責任感，檔案管理就會出現(xiàn)或多或少的各類錯誤，實效性會顯著降低，基至還有可能會出現(xiàn)一定的誤差。檔案管理信息化后，不僅可以減少人為偏差，確保信息內容真實精確，而且能大大提升檔案管理的容量，全面豐富檔管理的內容。除了基礎的地質資料，還包括國內外科研機構提供的重要信息。由此可見，地質部門科技檔案的信息化管理，已是大勢所趨，現(xiàn)實所需。

1.2 服務當代社會

從性質上來看，科技檔案屬于地質調查人員創(chuàng)造出來的重要成果，一切成果都要為當代社會服務，為經濟社會發(fā)展服務，為民生福祉服務，以促進社會的可持續(xù)發(fā)展作為最終目標。在新時期，地質部門的社會性越來越明顯，智慧成果的應用效率越來越高。我國地質部門和其他科研機構等建立了合作關系，開發(fā)了各種應用軟件，對科技成果匯交帶來了很大的便利，實現(xiàn)了科技檔案共享，提高了科技檔案的轉化效率?？萍紮n案的利用率越高，其所創(chuàng)造的社會價值越高。因此地質部門需要關注科技檔案的利用途徑，對科技檔案內容進行不斷改進。時代需要社會化的科技成果，而信息化的管理模式，顯然更能迎合時代的發(fā)展和需要，網絡信息技術打造了開放的平臺，可容納海量的地質科研成果。地質部門和科研機構只需登錄專業(yè)平臺，就能獲取和查看科技檔案開放部分的內容，共享數(shù)字地質帶來的成果。

1.3 滿足多元需求

就目前來看，地質科技檔案的實用功能正在增強，其使用范圍已經不再局限于地質部門內部。國家想要開展某項事業(yè)，或者企業(yè)想要進行某項工程建設，都需要借鑒科技檔案信息，以科技檔案數(shù)據(jù)作為基礎?？萍紮n案的需求量不斷拓展，面向的使用者也越來越多。每個使用者獲取檔案的途徑不同，對科技檔案的傳遞方式也提出了更高的要求。信息化管理模式，可以將紙質的科技檔案轉換成電子科技檔案，并對電子科技檔案進行存儲和復制。其他人員在借閱科技檔案時，無須等待他人閱覽完成，這無疑給使用者帶來了更多的便利，大大提高了科技檔案的使用效率。同時，信息化管理模式精確記錄了科技檔案的借閱者信息，可以對借閱者進行動態(tài)追蹤，避免科技檔案出現(xiàn)惡意篡改、泄密等問題。

2 信息化在科技檔案管理應用中的不足之處

2.1 信息意識淡薄

網絡信息技術屬于新興技術的產物，很多地質部門還沒有認識到網絡信息技術的重要性，將網絡信息技術應用在科技檔案管理工作中。事實上，網絡信息技術對科技檔案管理的重要性和緊迫性已相當明顯。如果信息意識淡薄，不引起足夠的重視，科技檔案管理模式自然難以突破和創(chuàng)新。當然，也有一些地質部門認識到了網絡信息技術的重要性，投入資金引進了信息技術，但是后續(xù)的工作沒迅速跟上，沒有對信息化的科技檔案管理模式進行系統(tǒng)思考，對科技檔案的應用缺乏章法，自然不可能達到預期的效果、發(fā)揮應有的作用。

2.2 基礎建設不力

任何新興事物的推進，都離不開必要的投入，要推進地質部門檔案管理的信息化、數(shù)字化，同樣需不斷夯實信息化基礎設施建設。由于信息意識淡薄等多種原因，部分地質部門在信息技術的推進方面投入很少，有的連基本的現(xiàn)代信息化設備也沒有采購，導致信息系統(tǒng)建設推進緩慢，或停滯不前?？萍紮n案的信息化管理工作是一項系統(tǒng)工程，絕不是輕而易舉的小事，地質部門除推出一定的管理舉措，還必須加大信息化硬件、軟件建設的投入，根據(jù)實際需要進行實時更新。這些工作當然離不開必要的資金支持，沒有一定的資金投入，科技檔案信息系統(tǒng)自然無法構建起來，數(shù)據(jù)更新速度就會滯緩，科技檔案的實際應用就得不到保障。地質部門需要開展的工作項目比較多，各方面都要費用，但科技檔案方面的投入也需想方設法籌集資金。

2.3 信息人才欠缺

在信息化的背景下，社會對信息人才的需求量越來越多，地質部門也不例外。信息化管理模式對工作人員提出了更高的要求，科技檔案管理人員不僅要具備專業(yè)的檔案管理能力，而且還要具備信息操作的能力。我國很多地質部門的科技信息檔案管理人員都身兼多職，由于工作比較繁忙，這些管理人員并不能全身心投入科技檔案管理工作中。專業(yè)化的檔案管理人員非常少，且企業(yè)忽視了檔案管理人員的定向培養(yǎng)，阻礙了檔案管理人員的后天發(fā)展。人才匱乏對科技檔案管理產生了不利影響，一方面，信息化管理無法發(fā)揮效用，另一方面，科技檔案管理效率無法得到提升。由于缺乏必備的檔案管理能力，這些檔案管理人員仍然采用傳統(tǒng)方法對檔案數(shù)據(jù)進行記錄、收集等，從而浪費了大量的信息技術資源。一些地質部門為了構建科技檔案管理的信息化系統(tǒng)，引進了現(xiàn)代化的檔案管理設備。在信息人才欠缺的情況下，現(xiàn)代化檔案管理設備也失去了效用，科技檔案管理的信息化舉步維艱。

3 信息化在科技檔案管理中的應用舉措

3.1 深化信息觀念

網絡信息技術是時代發(fā)展的大勢所趨，也給各行各業(yè)帶來了極大的便利。作為國家基礎科學的地質部門，更應走在時代的前列，深化信息觀念，通過加大投入、健全制度、強化管理、培養(yǎng)人才等舉措，大力推進地質事業(yè)和科技檔案管理信息化。當然，在應用信息技術構建科技檔案管理系統(tǒng)時，地質部門應該注重保護科技檔案，避免數(shù)據(jù)出現(xiàn)遺漏、惡意篡改、竊取等問題。網絡信息技術以互聯(lián)網為依托，而互聯(lián)網具有極強的自發(fā)性，互聯(lián)網中有許多黑客，這些黑客會為了牟取暴利而采用違法手段盜取系統(tǒng)信息。對于地質部門和科研機構而言，科技檔案非常重要，科技檔案是地質工作的基礎，也是科研實踐的依據(jù)。如果科技檔案丟失，地質工作、科研實踐就無法展開。近年來，我國互聯(lián)網環(huán)境得到凈化，但是仍有不法分子在利用互聯(lián)網制度的漏洞，對他人財富進行侵害。地質部門應該明確科技檔案管理人員的工作責任和任務，建立健全檔案管理制度和保密制度，對檔案借閱者身份進行核實，追蹤檔案信息，確保檔案安全合理利用。

3.2 加強基礎建設

信息化的科技檔案管理，顯然離不開必要的硬件設備和軟件設備，地質部門應該根據(jù)各自的實際加大投入，不斷更新科技檔案信息管理系統(tǒng)，對硬件軟件進行檢查和維護。在構建信息化的科技檔案系統(tǒng)時，地質部門應該派遣專業(yè)的技術人員，和科技公司進行合作，使設計出來的科技檔案系統(tǒng)完全符合地質部門的需要。地質部門的資金有限，因此需要做好資金配置工作，避免出現(xiàn)資金流失、資金鏈斷裂等問題。信息化的科技檔案管理系統(tǒng)應該具有兼容性，地質部門需要對科技檔案技術進行更新，隨時記錄新的檔案數(shù)據(jù)，確保檔案的完整性和科學性。為了簡化工作步驟，地質部門可以對紙質科技檔案進行轉換，通過原文輸入和掃描方法形成電子檔案。

3.3 培養(yǎng)信息人才

管理人員的個人能力直接關系科技檔案管理的質量，管理人員的個人能力越強，科技檔案管理質量越高。地質部門應該認識到科技檔案管理人員的重要性，嚴格管理人員的選拔流程，檢驗管理人員是否掌握信息技術知識。為了發(fā)揮科技檔案管理的實效性，地質部門應該設立專門的信息科技檔案管理部門，并為這個部門配備專業(yè)的信息管理人才。為了增強信息科技檔案管理部門的號召力，地質部門可以提供高薪吸引人才的注意力。在日常工作的過程中，地質部門應該對科技檔案管理人員進行定期教育和培訓，使管理人員的信息化知識體系與時俱進，不斷提升檔案管理人員的業(yè)務素質。同時，地質部門應該邀請信息技術學者召開座談會等，讓科技檔案管理人員參與座談會，積極與信息技術學者進行討論，以實現(xiàn)科技檔案管理的信息化轉變。

4 結 語

隨著我國經濟社會的不斷發(fā)展，網絡信息技術水平不斷提升，應用范圍也越來越廣泛，地質部門更應給予高度重視，大力推進科技檔案管理信息化，優(yōu)化科技檔案管理，提高地質工作效率。信息化的科技檔案管理對管理人員、管理制度、基礎設施等提出了更高的要求，為了提升科技檔案管理水平，地質部門必須投入更多的資金，引進現(xiàn)代化的信息技術，不斷壯大信息人才隊伍，構建科學的科技檔案管理系統(tǒng)，力促地質事業(yè)邁上新臺階。

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