大型企業辦公室的管理創新與實踐探討

張國君

[摘 要]隨著我國社會經濟的快速發展，也帶動了大型企業的發展進步，國企的規模進一步擴大，在很大程度上增加了國企辦公室管理工作的難度，也給國企辦公室人員的工作帶來了更大的挑戰。同時，由于大型國企的辦公室管理工作較為復雜，若工作人員缺乏較強的工作能力與創新意識，不利于國企辦公室管理工作的有效開展。本文主要對大型國企辦公室管理工作的創新與實踐進行了研究分析。

[關鍵詞]大型企業；辦公室；管理創新；實踐

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.16.038

[中圖分類號]F272.9 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）16-00-02

隨著經濟全球化的不斷深入，大型企業也得到了快速發展。在新形勢下，辦公室工作的重要作用逐漸突顯出來，作為綜合性的管理服務機構，同時也是保證企業正常運轉的關鍵部門。想要使企業能夠得到持續性發展，必須重視辦公室管理的創新及實踐工作。

1 大型企業辦公室管理工作的主要特點

辦公室作為一個管理服務機構，具有較強的綜合性特征，不僅是企業能夠穩定運行的中樞部門，還是建立信息反饋的橋梁。大型企業辦公室管理工作的主要特點如下。

1.1 統領全局性

辦公室在企業日常的運行過程中，具有中樞神經的地位，發揮著統領全局的作用，所以也使辦公室的管理工作具有較強的綜合性以及全局性特點。辦公室管理工作往往包含了企業發展的各方面，能夠保障企業順利運轉。

1.2 協調性

辦公室眾多職能中的一項重要內容就是開展信息溝通工作，對各部門的工作人員關系進行有效協調。同時，辦公室作為企業內外進行有效溝通交流的信息收集渠道。若辦公室所具有的作用能夠充分發揮出來，就可以避免出現多種矛盾問題，不僅能夠為企業員工營造良好的工作環境，也有利于培養員工的團隊合作意識。

1.3 輔助服務性

辦公室的服務職能與以往相比已經從原來的領導中心向為領導、部門及職工服務的方向轉變。因此，當前的辦公室不僅需要為經理層提供相關服務，還要能夠對各部門之間的關系進行有效處理，保證企業能夠高效運轉，不僅對服務職能提出了更高的要求，也在一定程度上增加了辦公室管理工作的內容。

2 大型企業辦公室的主要管理職責及范圍

2.1 輔助領導決策

隨著現代經濟的快速發展，企業領導往往需要對有關企業的重大問題進行正確、科學的決策，從而對辦公室人員的綜合素質提出了更高的要求。同時，輔助領導決策是大型企業辦公室最主要的工作任務，對辦公室人員的群體智慧輔助提出了較高的要求。

2.2 協調內外關系

隨著現代信息社會的快速發展，企業對于信息技術水平提出了更高的要求，因此必須保證通信渠道的暢通性，而其則與辦公室有效的信息管理制度密切相關。在開展具體工作的過程中，必須要清楚了解領導的意圖，通過有效貫徹落實想過工作原則，對企業內外關系進行協調。

2.3 完善規章制度

不斷完善各項管理制度，也是大型企業保證管理科學性的首要要求，同時也是企業實現更好發展的基礎保證。因此，辦公室工作的主要內容也包括對于以企業發展為重點的管理規章制度進行組織建設。

2.4 業務檔案的管理工作

在信息技術快速發展的背景下，企業的規模不斷壯大也給大型企業的辦公室工作提出了更高的要求。因此，在企業辦公室的管理工作中，必須根據自身的特點對文書、人事、科技等大量的檔案管理工作進行有效管理，從而更好地發揮企業檔案工作所具有的價值，不斷提高企業檔案管理服務工作的效率。

2.5 日常事務的管理工作

要想提升大型企業辦公室管理工作的效率與質量，就要保證日常事務管理具有較強的條理性。而辦公室負責的日常管理工作，主要有值班工作、接待工作、印信管理工作、事記編寫以及監督管理工作等。

3 新時期大型企業辦公室管理工作面臨的挑戰

3.1 工作復雜

大型企業不僅需要處理企業內部管理的相關工作，在全球化進程不斷加快的背景下，大型企業還需要處理大量的對外事務。而辦公室作為大型企業進行信息中轉及調度信息的關鍵部門，其往往需要承擔綜合協調性的工作，比較復雜。

3.2 辦公自動化水平較低

一些大型企業辦公室在開展管理工作的過程中，其所應用的還是較為傳統的人力模式，主要由于辦公自動化水平較低，導致自動化管理工作無法順利開展。此外，還有一些辦公室管理人員的綜合素質及管理能力已經無法滿足企業發展的實際需求，從而不利于開展相應的管理工作。

3.3 缺乏較強的服務意識

當前，大型企業辦公室中仍舊存在一些服務意識與責任意識較弱的工作人員。辦公室管理工作人員工作態度的衡量標準就是其服務和責任意識，如果辦公室管理人員沒有較強的服務意識，若有問題的發生，就必定會出現相互推諉的情況，從而會影響辦公室管理工作的正常開展。

3.4 沒有良好的創新能力

在新的發展形勢下，信息技術水平快速提升，計算機以及自動化技術在社會的各個領域都得到了廣泛應用，尤其在大型企業的辦公室管理工作中也得到了廣泛應用，也改變了辦公室的管理工作。但當前大型企業辦公室中的相關人員缺乏良好的創新能力，影響了管理工作的有效進行。

4 大型企業辦公室管理工作的創新與實踐

4.1 增強大型企業辦公室人員的責任服務意識

辦公室管理人員要明確大型企業的總體發展形勢，通過積極轉變觀念，明確辦公室管理工作的具體責任與任務，不斷增強自身的服務意識，充分發揮其所具有的參謀助手作用，幫助企業領導建立更加規范有序的工作流程及秩序，確保能夠更加科學地進行決策。此外，企業還要對辦公室管理工作進行有效監督。督查同樣是辦公室管理工作的主要內容與職責，其能夠使企業的計劃以及工作任務得到有效落實。辦公室在開展各項工作時要圍繞企業的工作重心，通過構建高效的督查機制，促進企業不斷進步。而各項工作的有效開展，都離不開辦公室員工自身的綜合素質。因此，要想保證各項工作的有效性，就必須重視辦公室員工的職業能力及綜合素質，特別要不斷增強服務意識與責任意識。

4.2 有效處理突發事件，提升應急處理能力

隨著現代化企業人性化管理理念的普及與應用，也要求企業在開展辦公室管理工作的過程中，要有效落實以人為本的理念，并對思想進行統一，達到凝聚人心的目的。此外，辦公室人員還要具備超前的思維意識，通過制訂有效的應急預案，確保突發性事件能夠得到有效處理。企業辦公室還需要組建重大突發事件的應急小組，通過制定科學合理的應急制度與處理措施，為處理突發事件提供足夠的保障。同時，在處理突發事件時，企業還要對資源及人員進行有效協調，從而確保突發事件能夠得到及時解決。

4.3 落實檔案管理工作

就當前我國現代企業發展的趨勢與模式來說，企業要想使企業辦公室的檔案管理工作得到有效落實，就需要對現代化的信息技術進行有效的集合和應用，才能創新檔案管理的方法及模式，并認識到檔案開發宣傳工作的重要性。此外，企業還需要加大員工的培訓力度，使其能夠更加熟練地掌握現代辦公信息技術，不斷提升辦公室工作的效率以及管理水平。

4.4 提升辦公室管理人員的綜合素質

辦公室管理工作是輔助企業領導開展企業管理的重要部門，因此對于綜合管理能力具有極高的要求。因此，企業通過對于多種有利條件的積極拓展，持續開展崗位培訓以及繼續教育工作，使得辦公室人員的主動性與積極性得到充分的調動，提升其自身的綜合管理素質。此外，還需要針對當代企業發展新形式的創新與發展，充分的應用現代信息技術，促使大型企業的管理工作效率得到提升。

5 結 語

隨著社會經濟的快速發展，對大型企業的現代化建設提出了更高的要求。同時，由于新型企業管理制度的出現，使大型企業的辦公室管理工作面臨著非常嚴峻的挑戰。在此背景下，若想不斷提升核心競爭力，大型企業就要重視辦公室管理工作，通過轉變思想觀念不斷提高辦公室管理工作的效率，促進企業實現可持續發展。

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