合同檔案管理中的主要風險與管理措施探討

馮淑芬

摘 要：合同檔案管理在企業管理中占據著重要的地位，但是在合同檔案管理中會存在許多風險，如果不能對這些風險進行有效的防控，就會增加企業的經營風險，不利于企業的長遠發展。所以，企業應采取相應的措施，加強對合同檔案管理風險的防控。本文對合同檔案管理中的主要風險進行分析，并就其管理措施進行探討。

關鍵詞：合同檔案管理；主要風險；管理措施

在企業的合同檔案管理工作中，可能會出現各種風險，企業應對這些風險進行深入的分析，才能根據分析結果，采取針對性的措施對其進行防控，才能降低企業的經營風險。因為合同檔案是在企業的經營活動中產生的，其關系著企業的經濟效益。

1 合同檔案管理中的主要風險

1.1 管理方面的風險

在對合同檔案進行管理時，可能會出現各種漏洞，從而增加合同檔案管理的風險。比如，合同的格式不正確，其中的內容不完整。有些企業的合同經辦人法制觀念淡薄，在擬定合同的時候不嚴格按照相關的規定進行，導致合同格式不規范，合同的內容不完整等。在對合同進行使用的過程中，就會使企業處于十分被動的地位。還有的企業在對合同檔案進行整理時，整理的方法與相關要求不符，也會增加合同檔案的管理風險。隨著電子合同檔案管理水平的提升，大部分的合同檔案都的通過電腦填寫的，這樣容易造成合同檔案原件的丟失。不少企業的合同檔案管理人員只保留合同的傳真件或者復印件，會給合同檔案管理帶來安全隱患。此外，有的企業合同存在只簽并不存的情況。企業在合同上簽字蓋章以后，并沒有及時的將其存檔，會導致合同檔案遺失、調包等情況出現。

1.2 安全方面的風險

企業的合同從簽訂之日起就具備法律效力，是企業維護自己合法權益的重要依據，所以企業必須要妥善的保管合同。但是，不少企業在合同檔案管理工作中，并沒有將合同檔案管理責任落實到位，導致合同檔案的安全性得不到保障。比如，在傳統的紙質合同檔案管理中，如果保存環境的溫度、濕度等不合適，就可能因為火災、受潮等，導致合同檔案丟失或者內容不完整。而在電子合同檔案管理中，會因為黑客入侵、病毒、保存不當、沒有備份等，造成電子合同檔案丟失，或者其中的內容被破壞，從而影響合同檔案的安全性。

1.3 違約方面的風險

在企業的經營活動中，企業發生的每筆業務都需要與客戶簽訂合同，而合同檔案就是證明企業經營活動存在的重要憑證。在合同有效期內，其都具有法律效力，能夠對合同雙方形成約束。但是，由于企業的經營活動會不斷的變化，所以業務的實際開展情況與合同內容不符。而合同雙方又沒有對其進行商討，合同一方就不按照合同條款操作，從而出現違約風險，可能給合同另一方造成經濟損失。所以，在對合同檔案進行管理時，要注意對違約風險進行控制，以免影響到合同雙方的利益。

2 合同檔案管理風險的防控措施

2.1 完善企業合同檔案管理制度

合同檔案管理工作關系到企業的各個部門，如果其中的一個環節出錯，就會影響到企業的正常運營，還會損害企業的經濟利益。所以，企業必須建立完善的合同檔案管理制度，規范合同檔案管理流程，提高合同檔案管理效率，將合同檔案中的信息價值充分的挖掘出來，保障企業的利益。比如，在制度中對合同的歸檔時間做出明確規定，要求相關部門及合同檔案管理人員要在規定時間內完成合同檔案的分類、歸檔等工作。同時，要加強對合同檔案管理人員的培訓，提高其專業化水平。在培訓過程中，要讓合同檔案管理人員熟悉合同檔案的具體管理流程，以及與之相關的各類規定。在對合同檔案實施管理的過程中，還要加強對合同檔案管理人員的監督，使其能夠嚴格按照規定對合同檔案進行管理，保證合同檔案信息的完整性，并確保合同檔案的安全性。只有為合同檔案管理提供完善的制度保障，才能確保合同檔案管理工作順利的進行，從而使企業的合法權益得到維護。

2.2 提高合同檔案管理的規范性

企業在對合同檔案進行管理時，應注意提高其管理的規范性，使企業能夠高效的管理各類合同檔案。比如，在對合同檔案進行分類歸檔時，要先對合同進行鑒定，鑒定無誤的合同才歸檔。同一個年份內簽訂的合同，要按照月份形成一個流水號。而在對合同檔案進行分類時，要以件的形式進行，這樣能夠確保每份合同檔案的完整性。每份合同檔案在歸檔前都要編號，編號按照分類編號-日期-流水號的形式進行。如2018年5也6日簽訂的勞動合同，可以將其編號為LD20180506-06。其中，LD表示此合同為勞動合同，2018表示合同是在2018年簽訂的，0506表示5月6日簽訂的合同，06表示這是5月簽訂的第6份勞動合同。合同編號應采用環保材料膠水粘貼在檔案袋的右上角，這樣能夠方便查詢，檔案袋則要按照順序裝入檔案盒中。通過這樣的方式，不僅能夠減少管理人員的工作量，還能提高合同檔案管理工作的效率，將合同檔案原件完整的保留下來。當合同檔案有新增材料，或者有信息需要修正的時候，也可以及時的對檔案進行更新。

2.3 提高合同檔案管理人員素質

合同檔案是維護企業合法權益的重要依據，所以合同檔案管理人員需要不斷的提升自己，掌握專業的檔案管理知識和方法，提高自己的業務能力，才能對合同檔案進行高效的管理。比如，企業要對合同檔案管理人員進行系統性的培訓，讓合同檔案管理人員熟悉《合同法》等與合同有關的法律法規。同時，合同檔案管理人員要在學習過程掌握崗位技能，使自己的工作能力能夠達到崗位具體要求，這樣才能使合同檔案管理人員在相應崗位上高效的工作。尤其是在崗位上表現比較好的人員，企業應將其榜樣作用充分的發揮出來，提高企業的整體合同管理水平。此外，合同檔案管理人員還要掌握信息化管理手段，通過建立合同檔案管理系統，將紙質合同檔案掃描成電子檔儲存在系統中，在系統內規范合同檔案管理流程，從而提高合同檔案管理的自動化水平。系統可針對合同管理人員和用戶設置不同的權限，這樣既能方便對合同進行操作、查詢等，又能將合同檔案中的信息資源充分的利用起來，降低合同檔案管理風險，使企業的合法權益得到保障。

3 結束語

綜上所述，隨著信息技術的發展與運用，在對合同檔案進行管理時，要結合企業的發展需求完善企業合同檔案管理制度，才能為合同檔案管理工作提供參考依據。同時，應提高合同檔案管理的規范性，并提高合同檔案管理人員素質，從而提升合同檔案管理有效性，降低合同檔案管理風險，使企業的合法權益得到維護。

參考文獻

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