淺析流程管理在電子檔案管理系統中的應用

李莎莎

摘 要：隨著社會不斷發展進步，檔案資源對人們影響愈來愈大，人們的生產生活對檔案資源的利用越來越多。隨著國民經濟的不斷發展，人們生產生活所產生的檔案資源越來越多，這也給檔案資源管理和利用增加了難度。而為了實現對檔案資源的有效管理，電子檔案隨之而生，電子檔案因為安全性、穩定性高，且能方便、快捷的利用，而大受歡迎并不斷發展。本文根據自身多年的從業經驗并結合廣泛的社會實踐調查研究，就流程管理在電子檔案管理系統中的運用展開了相關探討，望能提供借鑒。

關鍵詞：電子檔案；流程管理；管理系統；運用

檔案資源在社會生活的各領域都發揮著重要的作用，防檔案管理是一項專業化、系統化的工作。在電子檔案產生之前，傳統的檔案管理主要是通過紙質媒介和人工管理，這種管理耗費了大量的人力、物力，也不利于檔案管理的效益提升。隨著科學技術的不斷深入發展，計算機技術和信息技術也運用到檔案管理中來，而電子信息技術的不斷發展和人們使用的電子文件量大幅度增加，這些電子文件的使用、流轉、歸檔和移交等，大大的方便了整理和保管，這也需要更注重流程管理在電子檔案管理中的運用，流程管理有利于提高電子檔案的工作效率，有利于電子檔案工作的管理。

1 電子檔案中流程管理應用的相關概述

流程管理是電子檔案管理過程中科學合理的管理模式。流程管理模式有利于提高電子檔案管理的效益，也有利于電子檔案的長久保存。流程管理模式可以將電子檔案管理的輸入轉化為有價值的輸出活動，而通過流程管理模式，可以極大的優化電子檔案的輸入和輸出管理，也讓輸出的流程更加的規范合理，有利于實現電子檔案的高效管理，實現檔案管理的績效目標[1]。流程管理模式包括用戶、價值、輸入資源、結構、輸出和輸入等要素，要進一步推動流程管理在電子檔案管理中運用，就需要不斷細化工作，關注流程管理的各要素，要落實好國家關于電子檔案管理的相關要求和規定，促進流程管理在電子檔案管理中的應用。

2 目前電子檔案管理中存在的問題及應對對策

2.1 電子檔案管理中的問題

目前在電子檔案管理中，存在一定的問題，這些問題制約著電子檔案進一步發展。首先，電子檔案中的安全問題。電子檔案的安全性主要是倚靠信息載體的安全性和穩定性，電子檔案的載體主要是光盤、網盤和磁盤等載體，電子檔案的載體種類繁多，且具有一定復雜性。電子檔案從其生成、流轉和保存利用都是通過硬件、軟件和網絡環境等來保障其安全性的，而網絡環境和數字環境等這些存在安全隱患，也有可能導致電子文件保存失真，或者導致電子文件信息難以永久保存，存在安全性問題。而外部因素的影響，比如保存環境、溫濕度、防磁條件等，這些因素的變化也會影響電子檔案的安全管理。其次，電子檔案管理的可讀性問題。較之傳統的紙質檔案，電子檔案的一個重要問題是電子檔案的載體是憑借系統和計算機來完成操作的，所以電子載體不能用外表去判斷其是否正常，電子檔案極容易受到整個系統環境的影響，會致使信息儲存無法正常查讀，所以影響電子檔案的利用。

2.2 優化電子檔案管理的措施

針對電子檔案管理存在安全性問題，要加強網絡安全建設。加強網絡安全建設，在人們查閱和利用電子檔案的時候，可以設置用戶實名利用、增加用戶信息驗證、輸入查閱相關指令等權限，這有利于提高電子檔案管理的安全性。要按照國家相關的網絡安全規定，加強網絡安全建設，對于電子檔案的管理和利用的平臺進行保護，且要加強局域網、政務網和互聯網等安全管理，以提高電子檔案管理的安全性。與此同時，要安裝先進的防火墻，定期對軟件進行殺毒等來維持安全性[2]。其次，要加強電子檔案的備份管理。在電子檔案管理過程中，對重要的電子檔案要及時進行備份，且要實行異質或者易地備份，這樣有利于保障電子檔案的安全性，也能確保重要電子檔案長期可讀。要注意的是易地備份選擇和原件有你定距離的地方，不要屬于同一個江河流域或者同一個電網、同一個地震帶為宜。而異質備份，要做好靜電復印和翻拍等，做好仿真復制工作，以此來提高電子檔案的安全管理。

3 流程管理在電子檔案系統中的應用

3.1 流程管理有利于完善電子檔案系統建設

電子檔案的流程化管理有利于電子檔案的系統管理的建設，有利于電子檔案的系統化管理，進而提高電子檔案管理的安全性和穩定性，提高管理效益。因此，要特別重視電子檔案的流程管理。首先，在進行系統的建設工作時，要求工作人員必須更新傳統的業務流程，這有利于后續工作的進展。電子檔案管理工作的建設主要內容包括檔案資源的整理收集、紙質檔案的數字化處理、電子檔案的利用開發等工作。在這些工作，要進行流程化管理，工作人員要嚴格遵循相關的規定，在檔案的收集整理方面，細致做好各項工作人員，對永久保管的照片、錄音資料、錄像、文書等，要及時收集和整理。所以要保證電子檔案的收集和整理，還要保障電子檔案的準確性和完整性。在紙質檔案的數字處理過程中，要保證信息準確、完整，文件格式要符合國家對于檔案管理的相關規范。而在電子檔案的開發和利用方面，要了解市場需求，了解閱檔的需求并提供滿意服務。電子檔案系統建設過程中，要以人為本，堅持為人民服務，體現人性化特征，根據使用者的需求來不斷完善相關設施建設，不斷地調整電子檔案的服務，完善相關流程，促進流程化管理在電子檔案中的應用。

3.2 流程管理有利于節省電子檔案管理成本

流程管理在電子檔案管理中的應用，有利于降低電子檔案管理的風險，且有利于提高電子檔案管理的效益，節省電子檔案的管理成本。在電子檔案管理過程中，要按照《辦法》的相關要求將電子檔案進行儲存，而且要按照檔案號進行保存。檔案一般是照全宗號、頁數、保管期限、機構或者問題、件號進行規范整理的，電子檔案也要按照相關規定和順序對進行整理。此外，不同類型的電子檔案也要按照相關要求進行規范整理。比如錄音電子檔案管理的保存時，要按照規定將錄音保存，并備份好錄音電子檔案[3]。錄音電子檔案管理需要采取MP3、WAV格式，并且要讓其采樣率在44.1KHz以上。在用流程管理模式進行電子檔案管理時，要將流程管理融入電子檔案管理的各個方面，這樣有利于實現電子檔案的績效目標，也有利于降低電子檔案管理的成本。

3.3 要不斷完善電子檔案流程化管理的系統模型

根據《辦法》的相關要求，把電子檔案，分類整理和收集。電子檔案的收集整理要按照其歸檔時間和種類進行整理，并將信息錄入到系統，對檔案進行分類整理。然后，要讓檔案館組建專家小組，對電子檔案進行相關堅定，這樣將不會公布檔案，且對檔案的界限有明確要求。且要由專門的管理人員對收集的檔案進行數字化的處理。并按照《辦法》的相關規定對其進行加密和標記。最后，要檔案館對電子檔案的開發和利用，進行嚴格的督查和篩選，以避免不可公開的檔案被公開的情況。電子檔案的管理要設置訪問權限，還要做好及時更新和維護工作，做好電子檔案的備份工作，這樣有利于電子檔案的系統化管理。

4 結語

流程管理是檔案管理的核心所在，對電子檔案管理有著至關重要的作用。流程管理有利于提高電子檔案管理的效益，有利于優化電子檔案的管理。

參考文獻

[1]朱建興. 淺析流程管理在電子檔案管理系統中的應用[J]. 辦公室業務， 2016（1）：147-148.

[2]韓文利. 流程管理在電子檔案管理系統中的運用[J]. 辦公室業務， 2016（9）：112-112.