機關事業單位檔案優化管理的實施策略

牛雪玲

摘 要：檔案管理工作具有技術性強、時間跨度大等特點，是機關事業單位內控管理工作的重點。在新的歷史時期，機關事業單位迎來了改革發展的新契機，檔案管理工作的深入推進，為檔案管理工作的創新、改革發展的推動，提供了切實有效的保障。當前，機關事業單位紛紛推進檔案管理建設，在很大程度上提高了檔案管理質量。但是，檔案管理專業化、信息化建設仍比較滯后，弱化了其在機關事業單位工作中的重要性。為此，如何立足新的發展環境、新的工作要求，深化檔案管理建設，是機關事業單位創新改革的重點，應在日常管理工作中有效落實。

關鍵詞：新時期；機關事業單位；檔案管理；重要性

機關單位相對于其他單位，有著自身特有的屬性。在機關單位里，檔案管理扮演著重要角色，工作中有大量有價值意義的資料需要整理收存，檔案管理過程要經過多道程序和途徑，過程相對復雜繁瑣。提升優化機關檔案管理，有助于改善機關事業單位工作效率，對機關事業單位人力資源管理和匹配產生重要影響。

1新時期機關事業單位檔案管理的重要性

1.1檔案管理能夠為機關事業單位的工作查考提供依據

檔案管理是一項長期而系統的工作，完善的檔案資料庫能夠為機關事業單位的資料查考提供依據。首先，檔案管理記錄著機關事業單位的人事建設及改革發展等內容。這是對歷史情況和過程的記錄，能夠為單位工作的創新改革，提供資料依據；其次，檔案資料是單位在實踐活動的產物，有的是當事人的親筆簽署、批示或手稿，這些檔案資料可以作為憑證，用于機關查考工作提供依據；再次，機關事業單位工作的系統性、復雜性，需要檔案管理工作的開展，為單位工作的情況、成果等內容進行歸檔、整理，進而更好地反映單位的現狀。因此，檔案管理工作是機關事業單位的重要工作，需要建立完善的工作制度，確保檔案管理工作長期有效的開展。

1.2檔案管理是機關事業單位深化內控管理改革的重要內容

深化內控管理改革，是新時期機關事業單位改革建設的重要內容。首先，檔案管理工作的信息化，加快了檔案管理現代化建設的步伐，為內控管理改革創設了良好的內在環境；其次，檔案管理為內控管理改革提供了依據，為改革工作方法的制定及推進，夯實了基礎，也保障了內控管理改革的全面開展；再次，檔案是宣傳教育的主要素材，為單位工作的開展、改革的推進，創設了良好的宣傳陣地。因此，在機關事業單位深化改革的當前，應扎實推進檔案管理，并逐漸實現檔案管理信息化。

1.3檔案管理為文書資料管理工作創設了良好的內在條件

文書資料管理是機關事業單位檔案管理的重要內容。強化文書資料管理，是機關事業單位檔案管理工作有效落實的重要保障。首先，通過文書檔案，可以更好地利用檔案資料，提高內控管理的質量及效率；其次，在文字資料佐證等情況之下，需要文書檔案信息資源作為重要的依據，以確保檔案資料的準確性；再次，機關事業單位檔案管理的現代化建設，為文書資料管理工作提供了更加便捷、準確的檔案信息資料，優化了管理工作的環境。

2機關事業單位檔案管理工作存在的不足

考慮到我國機關事業單位檔案管理工作存在不足且涉及范圍較廣，本文僅對其中代表性較強的不足進行簡單介紹。（一）管理方式陳舊。雖然近年來我國機關事業單位的檔案管理工作實現了信息化升級，但很多機關單位的檔案管理工作卻仍殘留著過去的痕跡，這種痕跡在檔案資源開發利用欠缺、不按法定程序擅自銷毀應歸檔保存文件資料等方面均有著較為直觀的體現，檔案管理工作的有效性自然會受到這類情況的嚴重影響。（二）認識水平不足。認識水平不足同樣屬于機關事業單位檔案管理工作存在的不足之一，機關事業單位領導、員工將檔案管理工作視作后勤類工作便是這一不足的主要表現，這種情況的出現主要是由于檔案管理工作不能凸顯工作成績、不能帶來實際利益，這一認知下機關事業單位檔案管理部門多由水平差、將近退休的員工組成，檔案管理積極性降低、檔案填寫敷衍了事等問題也很容易因此出現。

3強化機關事業單位檔案管理的應對措施

3.1革新檔案工作管理理念

由于一些機關單位檔案管理缺乏有效的監督機制，相對于軟、硬件不達標而言，檔案管理思想理念的轉變更加重要，由于機關單位屬性特點，應對時代變化能力稍顯滯后，檔案管理理念受傳統思想束縛影響較重，不利于適應新時代發展。因此要改變這樣局面，首先要改變現階段機關檔案管理理念，要結合時代發展需求，以新理念、新技術推動機關事業單位實現高效檔案管理。由于機關檔案大部分有保密價值，在建檔過程中要不斷提升安全設置，加強對檔案的安全管理。

3.2強化隊伍建設是做好檔案工作的關鍵

當前機關事業單位干部職工中，對檔案管理工作普遍存在“不愿做”和“不會做”的問題。當務之急是必須引導人們走出檔案工作的認識誤區，全力推進檔案管理隊伍建設，通過建立激勵機制和約束機制的辦法，全力解決檔案管理人員“不愿做”和“不會做”的問題。檔案部門是一個單位的“冷門部門”，多數檔案管理人員特別是年輕干部很難耐得住寂寞。對此，單位領導要樹立正確的用人觀，重視、關心、愛護檔案管理人員，要建立行之有效的激勵機制，給檔案管理人員創造一個建功立業的工作環境和施展才華的優質平臺。當前，機關事業單位中，從事檔案管理的人員兩極分化現象極為明顯：從事檔案管理工作的要么是剛進單位的年輕干部，要么是臨近退休的老同志。年輕干部檔案管理專業知識匱乏、老同志不懂現代化辦公軟件。這些都有礙于檔案管理水平的提升。因此，機關事業單位的負責同志，一定要抓住檔案管理人員業務培訓這個關鍵，及時報請上級檔案管理綜合部門從基層的實際出發，建立面向基層檔案管理人員的高效優質的教育培訓制度，要立足新形勢下開展檔案工作的實際需要，著眼“補短板”“強效能”，全力提高培訓的針對性和實效性。為有效克服工學矛盾，在培訓的方式上，講究“短、平、快”；在培訓的方法上，實行在職和脫產相結合，以切實提升檔案工作者的專業能力和綜合素質。

3.3檔案管理庫房利用新技術、新設備，全面實現現代化、智能化

機關檔案要實現現代化管理，需要全方面對檔案工作進行現代化建設，首先是檔案庫房管理上要實現現代化，要在檔案室建立現代化管理系統，要全面應用計算機自動化技術，庫房內文本檔案倉庫內要安裝實時監控設備，對室內溫度、潮濕、干燥等安全隱患進行自動監控和干預，由計算機智能程序負責，確保整個檔案倉庫24小時都會在監控下確保安全和防盜，解決了檔案室需要工作人員人工監護問題。機關單位要盡量全面推廣電子文檔，電子文檔具有節能環保、內容豐富、易于傳遞收藏特點，相對于紙質文檔來說具有無與倫比的優勢，而且電子文檔更容易檢索應用，使用者可通過移動網絡輸入相應指令，不受地域限制查閱、下載文檔資料，體現了現代高科技帶給檔案管理使用上的便利。與此同時，機關檔案管理工作者要積極將原有紙質檔案文件轉換成電子文檔，通過掃描、影像技術將紙質文檔資料轉換成電子數據存入相應電子檔案目錄中，這些措施對機關事業單位檔案管理工作起到優化作用。

4結語

機關事業單位檔案管理優化過程需要涉及許多復雜的程序，為此需要加強機關事業單位檔案管理軟、硬件的環境建設，要不斷更新管理理念，提升檔案管理人員自身的管理水平，這樣才能夠不斷實現機關事業單位檔案管理優化目的。

參考文獻

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