談新時期下檔案管理存在的問題及對策

高大錦 李綏綏 宮秒忍

摘 要：當前處于大數據時代下，信息技術的快速發展使得當前社會上的很多行業都發生了巨大的變革。當下無論是機關單位還是企業，都應該加強對于單位的檔案管理工作，能夠針對當下存在的諸多問題予以重視，通過引進高效率的管理方式，使得檔案管理工作朝著多元化發展，也能夠更有效地提升單位的經濟效益。本文對新時期下，檔案管理面臨的諸多問題予以分析，并且對其有效發展提出相應的策略，望為相關工作者的研究提供借鑒。

關鍵詞：信息時代；檔案管理；現狀；對策

1 新時期下檔案管理工作的內涵

傳統的檔案管理工作，主要就是對相關信息資源的接收、采集以及保存等工作，并且通過相應的檔案管理工作來提供附加的資源服務等。在新時期下，我們所提倡的是檔案管理信息化，也就是有效借助信息技術來不斷提升檔案管理的有效性。通過強化信息資源的分享過程，并且提升相關過程中的工作效率。新時期下，檔案管理工作主要就是從傳統的保管為主，到現代的分享、數字化管理為主的轉變。因此要想更好地做好互聯網時代下的檔案管理工作，不僅需要具備更新的理念，還應該對于檔案管理工作的內涵予以深入了解。

檔案管理主要工作就是對相關數據進行實時的檢閱、查找、搜索等，因此涉及的內容是較為復雜的，因此需要加強當下的檔案管理工作。有效借助檔案管理信息化的優勢就可以提升相關工作質量，除此之外，也需要檔案管理者自身具備扎實的專業知識，并且含有高瞻遠矚的遠見。以此對新時期下的信息有一定的預判以及決策能力。

2 檔案管理工作現狀

2.1 工作理念較為落后

對于我國當下的檔案管理工作來說，首先在相關工作開展的觀念上還沒有予以及時的更新。我國很多企業在檔案管理工作的開展中都會存在著混亂的現象，其實主要就是因為企業等并沒有對之予以重視，當前隨著我國經濟的快速發展，企業將更多的精力都會放在自身的發展上，對于這種不能夠直接創造經濟價值的工作明顯沒有予以重視。檔案管理工作本身的內容就是相對繁雜的，如果沒有專業的人員參與其中，那么會使得工作開展的效率較為低下。

2.2 缺乏有效檔案管理制度

在新時期下檔案管理主要就是體現在制度上的缺陷。當前由于信息技術的快速發展，其已經廣泛應用于社會上的很多行業，與之進行融合能夠提升行業生產力，網絡資源的共享已經成為當前發展的一種主要趨勢，但是很多企業的檔案管理工作自身的革新卻相當緩慢，沒有形成真正意義上的共享，也僅僅是在檔案管理室的電腦中，這也在很大程度上降低了檔案資源的價值。

2.3 缺乏資金予以支持

在新時期下，想要更好地實現檔案管理信息化的進程，還是需要資金以及人才和技術作為支持的。由于缺乏專業的人才，也就使得工作水平受到限制。檔案管理要始終結合當下的先進科學技術來開展，而人才是其中支撐性的因素，而實際的狀況是不容樂觀的，因此當下應當針對檔案管理人才缺失等問題予以具體的解決策略。

3 新時期下提升檔案管理工作質量策略

3.1 革新工作理念

人力資源也是新時期下企業具備競爭力的關鍵資源，因此有效提升檔案管理工作人員的素質，可以在很大程度上提升檔案管理工作質量。在新的形式下，需要革新檔案管理工作人員的觀念，并且要使用更加先進的技術來對檔案管理工作的開展予以支持，當前對于檔案管理的也提出了分工更加專業的需求，因此新的條件下對于工作人員也提出了更多的挑戰。檔案管理人員要能夠緊跟時代的發展而不斷提升自身的專業素養，不僅需要其擁有檔案方面的專業知識，還需要通過理論結合實踐，掌握信息技術等內容，自身也應該具備更強的專業情感以及責任意識，并且于管理工作中體現自己的價值。此外對于單位來說，也應該針對檔案管理人員進行組織培訓，加強其對于專業內容的學習與強化，在內部建設一支具有更強的自我學習能力的隊伍。對于內部人員的素質強化來說，應該將之作為長期工作來對待，只有積極引入高素質的管理人才作為支撐，才能夠不斷使得檔案管理事業快速發展。

3.2 完善檔案管理機制

對于提升檔案管理科學化水平來說，制度體系是最為根本性的保障，因此首先應當在宏觀的角度來針對檔案管理的立法等規章制度予以完善，能夠從宏觀的角度來對檔案管理工作予以更加嚴格的約束體系。從微觀的角度來說，需要各個單位能夠從根本上對檔案管理工作予以重視，因為其對于單位的發展是至關重要的，雖然其很多時候不能夠直接創造經濟價值，但是應該認識到其內涵價值，要能夠將檔案管理工作與相關部門的建設相結合，比如建立更為嚴格的業務考核制度、表彰獎勵、責任追究制度等來提升相關工作人員的積極性。通過完善了檔案管理工作的制度，也就能夠從宏觀與微觀的角度同時予以工作的保障，進而促進其在新時期快速的建設與發展。

3.3 實現檔案管理現代化

對于信息時代下的檔案管理，需要科學的理念予以引導。對于當前在工作中存在的一些較為落后的觀念予以摒除，并且不斷了解一些新的觀念，可以向國外學習優秀的經驗等。能夠將科學發展觀落實于檔案管理各個階段，比如提升企業內部工作人員自身的服務意識，能夠在開展工作的時候做到主動服務，進而使得工作的開展更具服務性。通過加強對于其中專業人才的培養，并且加大投資和管理制度，通過大量的資金的投入來引入專業的檔案管理設備以及技術軟件，為工作的開展提供支持，要能夠將檔案管理工作納入到日常工作范圍中，通過加強對于檔案管理部門的考核，并且加強檔案管理部門人員的內部和外部交流工作，以此來提升其現代化工作水平。

3.4 提升檔案管理信息化建設水平

在互聯網時代下，很多行業都開始使用新興技術來提升其發展動力，在檔案管理方面也應該緊緊抓住信息技術帶來的優勢，通過實現相關工作信息化，能夠有效避免工作部門當中各自為政現象的產生。首先要能夠完善基礎設施建設，當前要能夠建設一個更加統一化的信息基礎設施平臺，并且保證相應的軟硬件基礎設施能夠配套完善，其次是要實現信息化建設的標準化。因此需要建設以及完善相應的標準管理規范，對于單位以及企業來說，應該在充分調研的基礎上，根據現有的規范， 并且根據當下檔案管理信息化的標準予以完善和實施，或者是形成一個準體系，促進我國形成更加完善的標準。最后就是有效整合當下的信息資源，對于當前社會的快速發展來說，檔案資源可以說是非常重要的戰略性資源， 因此要能夠針對其中的資源予以建設，比如建設對各個企業、單位相對接的檔案管理庫，通過完善當下的檔案館來實現檔案資源信息庫的統一。只有通過軟件與硬件的有效結合，才能夠實現檔案管理工作朝著數字化與科學化的方向逐漸邁進。

4 結束語

當前我們處于新的發展階段，尤其是信息技術的快速發展為當前社會上的諸多行業帶來了很大的機遇與挑戰。檔案管理工作要能夠緊緊抓住新時期帶來的諸多機遇，并且針對其存在的問題予以重視，尤其是要能夠革新當下的工作觀念，加強對于管理人員的培訓工作，以及檔案管理工作的資金投入等，進而使得檔案管理能夠早日邁向信息化、現代化等模式，通過加強檔案管理工作中的共享與交流，進而使得檔案管理工作得到健康的發展。

參考文獻

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作者簡介

高大錦（1988-），陜西米脂 ，陜西省榆林市米脂縣能源工作站