淺析政府采購項目電子檔案移交與接收技術規范

袁青

摘 要：伴隨著社會經濟水平的不斷提高和電子信息技術的逐漸完善，檔案的移交與接收工作取得了長足的進步，從傳統的紙質版檔案管理到如今的電子檔案管理都體現著檔案移交與接收的特殊性。現階段，電子檔案是數字檔案的建設的重要組成部分，大數據時代下的電子檔案的移交與接收技術已經應用于政府采購項目中，并且對于標準化的政府采購項目的檔案管理帶來了積極的建設性作用。本研究從政府采購項目電子檔案移交與接收技術的基本原則、積極意義和目前存在的主要問題進行研究，并且探尋有效完善電子檔案管理的可行措施。

關鍵詞：政府采購項目；電子檔案；移交與接收技術

作為檔案工作的新型領域，電子檔案規范移交與接收工作全面地闡釋了新形勢下電子檔案思維模式的應用性和正確性，尤其在政府采購項目中以電子檔案管理的形式為政府的采購工作帶來裨益是充分展示應用電子檔案移交與接收技術正確性的重要方法。檔案工作人員應該根據政府采購項目的實際情況正確應用電子檔案的移交與接收技術，促進其信息的長期保存處理。

1 政府采購項目電子檔案移交與接收技術的相關出臺規范

1.1 在進行政府采購檔案管理與接收的過程中的基本原則

要想真正把握政府采購項目的電子檔案的管理要點，需要了解政府采購項目的特性，政府采購項目是指政府采購的具體項目名稱，具有以下幾個方面的特點，第一，政府的采購資金來源具有公共性，財政撥款和公共借款為政府采購的來源，資金來源的不同使得政府采購項目在采購管理和采購人員責任的劃分方面都具有較大的差異性。第二，政府采購項目具有非盈利性，為了有效地實現政府的職能和滿足人民群眾的公共利益，政府進行采購項目，這是節省國家開支的重要方法。第三，政府采購項目具有公共性，政府采購的項目根據法律和程序規定是需要公開的，信息和活動都要對外公布。第四，政府采購項目是政策性的，進行該項活動是國家管理經濟和公共支出管理的主要手段，較強的政策性使得采購項目需要執行國家政策的使命。所以，從政府采購項目的特性上來看，進行政府采購項目的電子檔案管理的移交與接收是十分重要的，所要堅持的基本原則就是真實性、安全性、穩定性、保密性和有效性。

1.2 規范政府采購項目電子檔案移交與接收技術的1重要意義

政府采購項目所涉及到的對象是廣泛且復雜的，經濟生活的各個方面都有政府采購項目的身影，但是不可避免的是其程序和手續也較為復雜，因此政府采購項目的電子檔案的移交與接收工作的復雜性可想而知。同時，作為國內市場最大的采購者和貨物與服務的消費者，政府的整體采購工作要求的信息是極為龐大的，不斷地規范政府采購項目的電子檔案移交與接收技術是充分發揮政府宏觀調控作用的重要手段，友路與保持政府采購的程序性和規范性，在確定采購需求后及時完成采購工作，并且相應的政府采購項目的預算與評估需要電子檔案的整理，將移交與接收技術的有效性顯現出來。在嚴格的法律體系和管理規定的要求之下，充分利用電子檔案的移交與接收技術是加大政府采購項目規范力度的有效方式。

1.3 目前政府采購檔案管理存在的主要問題

目前政府采購檔案管理存在的主要問題有三個；建設不夠規范，工作要求不夠統一，在相關的規定中，已經明確要求政府采購項目的移交和接收中不僅需要上交紙質檔案，而且需要同時移交電子檔案，規范建設性的工作要求使得電子檔案的移交與接收存在一定的難度，在實際的政府采購項目的電子檔案的管理中，部分單位并沒有從電子檔案移交與接收的要求、標準和方法幾個方面來進行充分地考慮，導致電子檔案與傳統檔案的管理工作沒有實現有效的銜接，另外，增量電子化的問題沒有得到解決，形成規范的電子文件為歸檔為電子文件，缺少及時性的信息收集與管理。第二：項目建設不全面，未搭建系統的電子檔案管理平臺。項目帶動策略的全面實現需要將數字檔案館建設項目和電子文件歸檔管理相結合，有效推進電子檔案管理質層平臺的空間拓展，目前已經建立的數字檔案框架體系的基本功能較為基礎，不能完全解決電子檔案長期安全保存的問題，給政府采購項目的存儲安全帶來不穩定性，而且未能全面地落實工作責任，統一標準和要求。第三，軟件開發應用不夠創新，項目技術難題未能及時解決，現階段我國的電子檔案格式不統一，難以掌握標準的技術，重復性建設多次出現，浪費了大量的人力、物力和財力，不合理的資源配置使得創新創造技術的建設難以運營，軟件的開發、試點和驗收需要大范圍的推廣與支持，目前的狀況是不能滿足政府采購項目的電子檔案的移交與接收技術的完善要求的。

2 完善政府采購電子檔案移交與接收技術的主要措施

2.1 統一電子檔案移交與接收的制度

制度上的完善是全面系統地建設政府采購項目電子檔案的重要基礎，電子檔案規范移交與接收工作與思想政治上的認識與強化是分不開的，統一各單位思想與制度，建立健全更加切實可行和有效的規范標準，深化電子檔案工作人員的工作理念，以制度帶動政府采購項目的電子檔案的全面建設，以點帶面，實施全覆蓋的制度落實。通過制度建設完善以掃描為主的電子檔案管理和移交方法，進而實現大面積的推廣。

2.2 利用信息通信技術實現政府采購電子檔案的快速存儲

合理利用信息通訊技術將政府的采購項目工作的電子檔案收集管理相融合，深化服務，及時響應政府的號召，以完善全面的工作機制提升采購工作的水平和質量。對于政府采購工作的電子檔案管理系統的網絡化建設，需要配以應用軟件輔助進行問題反饋，全程跟蹤，快速存儲，確保工作質量達到相應的標準，在檢查政府采購項目的電子原文的過程中，需要使用信息技術預估威脅因素，統一移交和接收手續和程序，做到密切與檔案管理單位聯系，真正提升電子檔案服務人民和國家的能力，進一步轉變政府的工作形象。

2.3 重點抓住項目建設，構建電子檔案的管理平臺

抓住項目建設的過程中需要建立電子檔案管理體系，推進無縫連接的數字檔案的形成，實現檔案信息的共存和共享，遠程的傳輸利用需要實現政府采購項目的專題數據庫匯總，并且保證采購項目的電子檔案移交和接收無障礙對接，綜合性的辦公系統、業務處理系統是及時完成政府采購項目數據庫連接和檔案聚合的重要組成部分，在采購項目的電子檔案中，以政府采購項目為主線，以私有采購項目為輔，在保證政府采購項目的保密性的同時，達到數字檔案的互通，分工負責和互相支撐的電子檔案需要被永久性地保存，這需要建立更加強大的信息數字系統以應對越來越多的項目信息，統一構建電子檔案的管理平臺，以安全規范管理為主要的目標，推動電子檔案長期安全保存體系的有效性。

3 結語

電子檔案的特殊性質和移交接收的具體要求是需要受到關注和重視的，出臺的相應規范雖然在一定程度上完善了電子檔案的相關管理，但是在實際政府采購新項目的具體應用中，電子檔案的移交與接收技術卻存在不足，非結構化的電子檔案管理的較差的兼容性使得大量的數據信息無法移交與接收，造成一定的經濟損失。以規范為主要的依據，有針對性地提出電子檔案移交與接收工作中單位的職責、基本要求和方式流程以及保存管理方法，在有效的電子檔案的移交與接收能夠整體進行的前提下，全面促進政府采購項目的落實與推進。

參考文獻

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