行政檔案管理中信息化技術的應用分析

白曉明

摘 要：行政檔案的管理從傳統的人力操控，到現今的信息化導入，發生了較大的轉變，不僅在成本的支出上，極大的縮減了人力物力的耗費，且對于檔案管理質量的優化有著積極的進步作用，檔案管理做為一項系統的復雜工作，隨著社會經濟多元化的拓展，管理愈發難以利用傳統人力手段施行，信息化的技術滲透是行政檔案管理必然發展趨勢，其打破了傳統檔案管理的桎梏空間，拓展了檔案的交互渠道，通過網絡化資源的虛擬構建，打破信息傳遞的時間與空間限制，在信息化技術的支持下，行政管理人員應構建全新的信息系統，應用新型技術提高行政檔案管理的有效性。

關鍵詞：行政檔案管理；信息化技術；應用分析

隨著科學技術的日新月異，我國的管理職能部門都如火如荼的展開了變革，想要在競爭激烈的市場上，不被時代發展的腳步拋棄，成為引領潮流浪尖上的精英團隊，就必然要了解信息化技術，并懂得應用信息化技術，將技術手段滲透到管理的各個環節當中，尤其是對于檔案管理這樣的復雜性、系統性問題，更加需要利用信息化技術梳理檔案，分門別類的構建檔案系統，使得檔案管理更加趨于人性化，以云空間的大量存儲記錄檔案，保留原始的檔案數據，通過檔案的對比與整合， 凸顯出管理中的種種問題，實現信息化技術支撐下的行政檔案管理高速推進。

1 行政檔案管理中信息化技術的應用步驟

1.1 收集整理

傳統的信息收集，是采取人工干預的方式，通過手動的收集形式，將資料整合、記錄、存儲，然而在收錄的過程中，往往存在文字信息填補不標準，填補內容不完整，長期的存儲中也存在文字模糊、字跡難以辨認的問題，信息化技術的處理模式下，可利用電子化的收集手段，如若出現以上的問題，可通過網絡傳輸的形式將信息后續補充，這就需要檔案管理人員與時俱進，充分的了解檔案信息收集的技術優勢，揚長避短在收集整理中，結合不同的檔案類型做好歸納，統一化制定資料的填補電子指引，規范信息內容，同時便于保存與信息的收納，以自動化的排序形式使得檔案管理井然有序。

1.2 歸納和分類

傳統的信息歸納方式，需要通過一份份的資料整理，將其提取出不同的信息資源條件，從而利用龐大的人力進行分類與整理，分類中還由于人員工作的疏忽，容易造成歸類錯誤，對后續的查閱帶來較大的困難，信息化技術歸納手段可一次性篩選信息，通過關鍵字的查找，建立不同的文件夾格式，以時間、種類、應用等不同的形式重復歸納，例如某一部分檔案本身的用途要歸于A類，但屬于近期新型填充并隨時會查閱到的B類內容，那么就可以分別在兩個文件中，重復安排并做好說明，這樣的層次化管理使得信息有條不紊，輸入的有序化將會縮減后續的管理成本，避免產生不必要的認知誤差。

1.3 查詢和提取

信息化技術可通過便捷的查詢形式，調取有關的信息，且這種信息的提取可以是一個，也可以是多個，通過信息代碼的設定，準確的將信息提純，以免受到同類信息的干擾，造成查閱的雜亂，且信息的查詢可進行遠途傳輸，避免工作人員來回走動，利用互聯網傳輸信息，傳閱資料，極大的縮減了紙質版的收集空間，也避免在查閱中出現不經意的損壞。

2 行政檔案管理應用信息化技術的應用優勢

2.1 提高檔案案卷質量

信息化可將各類信息以統一化、標準化的格式進行歸納，由于信息的采集是多渠道的最終整合，經過電子化的步驟指引，以模板的形式將信息以整潔、完善的形式搜集起來，網絡中可設計字體字樣，排版清晰，檔案管理更加一目了然。

2.2 提升工作效率，節約人力資源

工作效率從幾個層面來分析，從時間的視角出發，信息化的一鍵式處理能夠縮減大量的信息整理時間，且縮減人力物理帶來的資源浪費，從管理的效果出發，更是為后續很多的檔案問題排除了困擾，能夠針對人員問題分工明確，避免在檔案管理出現問題后互相推諉。

2.3 時間和地域的優勢

信息手段能夠打破時間與空間的限制，消除空間的隔膜，并在虛擬的空間中，構建檔案的存儲份額，可網絡預約檔案處理，提前做好檔案的整理與選擇，構建一體化的管理模式，可將文件無限復制備份，這在傳統的檔案管理中，無疑又加大了檔案的管理難度，電子版檔案無需增添人力資源，既可以輕松的實現信息的互通。

3 檔案管理應用信息化技術需要注意的問題

3.1 把實體管理變為信息管理

信息化技術下的檔案管理除了傳統的紙質文字類信息外，還可以填充圖片、視頻等形式使得檔案內容更加豐富，借助錄音錄像等內容進行驗證， 加大了檔案的可信度，檔案的管理應采取系統化的軟件，使得各個類型的信息都能夠傳輸與存儲在檔案空間中，拓展檔案的管理平臺，結合目前檔案管理存在的弊病，采取數據庫資料調取的形式，參考其他的檔案存放規律，使得檔案管理有章可循，當然傳統的實體管理也不能放下，應在電子化的管理層面上，將一些重要的文件以紙質版留存，此時應注意信息化技術的導入并不能全部的代替傳統管理模式，可兩相結合，并以信息化的技術優化管理問題，以為檔案管理提供更加優質的服務。

3.2 建立有效的信息系統

檔案的管理是一項長期的工程，應構建系統的信息管理系統，應針對檔案問題采取信息統籌的處理模式，建立整體的檔案管理內部管理模式，并關注電子檔案的安全性與真實性，雖然電子檔案為信息管理帶來了很多的優勢，但仍舊存在安全隱患，電子檔案在歸檔的過程中，可能受到操作的不當影響，造成一個數據帶動的整體數據紊亂，同時要注意留存空間，避免運行不暢帶來的信息管理制約，對于已經固化的信息，暫時不會進行調整與查閱的內容，可進行加密處理，設置僅閱讀模式，避免檔案在翻閱的過程中，出現信息鏈的分離。

3.3 提高檔案工作者的專業素質

信息化的數據時代，應當構建一批信息化的隊伍，有關的檔案管理人員應改變守舊的思想，從根本上認識到新技術的未來趨勢，進行定期的培訓，使得檔案管理人員能夠按部就班的推進技術的變革，計算機的軟件在持續化的更新，那么相對的專業人員的素質與能力也應不斷的提高與強化，應建立有序的檔案管理目錄與搜索引擎，使得排版清晰明確，便于檔案信息的咨詢與調取，此時有關的管理領導，應關注對員工的培訓問題，在電子化的檔案模式下，更加需要員工具備較高的專業素養，能夠秉持高度的自持能力，避免通過網絡途徑泄露信息。

4 結束語

綜上所述，行政檔案管理中導入信息化的處理模式，即是一種新型的技術，也是一種新型的管理辦法，應結合現階段的技術措施，采取科學的監控體系，構建電子化的信息平臺，使得檔案管理全程都以信息化模式加密，并提高管理的工作效率，以更短的工作時間實現高效益，提供優質的檔案服務，使得檔案管理在信息化技術的支撐下更好的發展。

參考文獻

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