電子信息化在辦公室檔案管理中的作用

摘 要：辦公室檔案管理工作對完善企事業單位其它工作有著積極的輔助作用，在新的發展形勢下，電子信息化技術在辦公室檔案管理中有所體現，提升了工作的效率與質量，使辦公室檔案管理工作的進行更加順利，而這也促進了檔案管理工作的變革。為此，應認清電子信息化在辦公室檔案管理中的作用，做好充足的準備，制定合理的檔案管理措施。

關鍵詞：電子信息化；辦公檔案管理；作用

現階段，電子信息化技術在各個行業、各個領域中的滲透提升了社會的信息化發展水平，而各企事業單位也利用電子信息化技術突破了傳統檔案管理模式的限制，實現了辦公室檔案管理的變革，利用計算機以及現代化辦公軟件實現網絡閱讀、網絡信息傳遞等，提升了整體的工作效率。文章通過分析電子信息化在辦公室檔案管理中的作用，使企事業單位能夠正確認識電子信息化在檔案管理中的應用，并深入開發其功能，實現信息化辦公室檔案管理。

1 電子信息化在辦公室檔案管理中的具體作用分析

電子信息化辦公室檔案管理模式逐漸取代了傳統管理模式，這種模式將傳統檔案管理中記錄在紙張上的文字、數據，匯成的報表、文件加載到現代化辦公軟件上，通過網絡對文字進行記錄、對文件進行傳送，實現了文件的實時傳送，打破了時間以及空間的限制，使辦公室檔案管理工作更加便捷；而且現代化辦公軟件具有可共享性、可修改性、快速存儲性等優勢，提升了辦公檔案管理工作的智能化、信息化、自動化以及現代化水平[1]。其具體作用有以下幾方面的體現：

首先，提升了辦公室檔案管理的效率與效果，電子信息化管理方式可以自動化按照管理流程進行檔案內容管理與處理，省去了繁瑣的人工操作環節，有效的提升了管理工作效率；并且降低了人工造成的檔案內容誤差，也有效的提升了管理工作的效果。

其次，方便信息共享與資源傳遞。利用電子信息化技術支持的現代化辦公軟件，可以直接構建符合單位檔案管理工作內容的管理系統，在系統內部可以實現從檔案內容搜集、整合、處理、分類、歸檔到查詢的一體化操作，使檔案管理與查閱可以同步進行，這樣工作人員在整理與應用辦公檔案時更加便利，為企業提供了更為完善的檔案服務[2]。

再次，辦公檔案管理工作內容具有系統性與復雜性的特征，其內容涉及到單位運營、技術、科技、物資等多個方面，檔案管理需要對信息資料進行精準歸檔，傳統的管理模式由于完全依靠人工操作，檔案查閱與檢索時間較長。而電子信息化管理可以直接通過文件名、日期、關鍵詞等進行檔案查閱與檢索，大大的提升了檔案管理的效率與精準性。尤其是在事業單位中，類別多樣的檔案在查詢過程中需要耗費大量的人力與實踐，這種精準的信息化管理模式，使辦公檔案管理工作的操作更加便捷與高效。

最后，在電子信息化技術的支持下，辦公室檔案可以實現永久保存。大多數辦公室檔案都涉及到單位內部的機要信息，所以檔案保存也是檔案管理工作的重要內容。但紙質的檔案經長時間的保存會出現變質、信息模糊等問題，從而造成檔案失真，而且不可避免因存放地點變動出現丟失、缺失等問題。而利用信息化技術進行辦公室檔案存儲，可以永久的將其存儲在計算機的硬盤當中，方便隨時查閱，而且不會出現變質、丟失等問題，保障了辦公室檔案的安全[3]。

2 電子信息化在辦公室檔案管理各階段的作用分析

通常情況下，單位開展辦公室檔案管理工作都是依照其流程按階段進行的，而且很多單位的檔案內容涉及到技術、科學技術等多個方面，所以要求必須做好保密以及資料鑒定等工作。為此，應探究在各管理階段電子信息化的作用，電子信息化在辦公室檔案管理各階段的作用如下：

一是，在辦公室檔案內容搜集階段，通過網絡系統可以自動在網絡上進行檔案內容搜集，從而集中到電子檔案中，形成資源全面并可共享的數據庫；

二是，在辦公室檔案處理上，利用電子信息化技術在計算機上建立電子檔案，可以將傳遞的信息內容直接在電子檔案中進行有序化的處理，電子檔案會自動生成邏輯目錄；

三是，檔案管理環節中，首先要做好檔案保密工作，為了避免外界不安全因素以及黑客的入侵，防止單位核心機密被盜取，并分級別進行檔案保密密碼設施，并設置多道安全防護屏障，工作人員必須具備權限，確定權限后才可對檔案內容進行訪問；

四是，在檔案內容檢定上，通過電子信息模式具備的生產條件，即可對檔案內容進行可取性檢定；

五是，在檔案利用上，在網路化管理模式下，通過搜索關鍵詞、日期等即可對檔案進行檢索與查閱，而且閱讀方式多樣，還可以進行信息格式轉化，使檔案服務更加完善；

六是，在辦公室檔案管理系統操作上，其系統以人性化為主，根據檔案管理工作內容設置其功能，提高了整體的操作效率，保障工作人員能夠精準的獲取到查詢檔案。

3 結束語

綜上所述，在新的形式下，辦公室檔案管理工作有了更高的要求，實現信息化、智能化、自動化辦公室檔案管理模式是辦公室檔案管理發展的必然趨勢，因此，各單位必須清楚、正確的認識到電子信息化在辦公室檔案管理工作中應用的作用，合理的進行應用，為單位的發展提供更完善的檔案服務。

參考文獻

[1]陳忠琴.事業單位辦公室檔案管理在助力主營業開展的措施探究[J].魅力中國，2017，23（2）：106-106.

[2]金喜來，劉圓圓，陸旭.國家水資源監控能力建設項目辦公室檔案管理[J].水利信息化，2016，30（2）：7-11.

[3]蘇蘭.高校辦公室行政人員檔案信息化安全管理策略[J].中小企業管理與科技，2015，27（8）：70-70.

作者簡介

孫彥雷（1981-），男，漢族，山東滕州人，本科，濟寧市皮膚病防治院辦公室主任；助理館員，研究方向：辦公室檔案信息化管理。