基于信息化時代下綜合檔案管理工作的思考

王瑛

摘 要：對于每個人來說，檔案都是非常重要額資料。檔案在人員招聘上市工作考察的重要資料，也是決定招收策略的重要依據。社會發展的步伐加快，檔案整理工作出現了新的方式，在新時期檔案的管理工作中，出現了現代化信息管理檔案方式。這種方式科學高效，變革傳統檔案管理方式。使得檔案管理高效和方便。這就使得我們要基于信息化時代下對綜合管理檔案的工作進行思考。

關鍵詞：信息化時代；綜合檔案管理；思考

1 信息化時代下檔案管理工作的意義

檔案追隨人的一生，就像是一部人生攝像機一樣記錄下你的一生。計算機的迅速發展，改變了檔案的存檔方式，傳統的檔案管理工作不再滿足檔案管理的需求了。在互聯網時代的大背景下，計算機技術的普遍應用，利于檔案的輸入、利用和輸出。在互聯網時代下，信息技術使得每一個人的檔案都將最快的進行網絡共享。這極大的提高了我們社會工作的效率。相比于傳統時代紙質檔案的特點，信息時代的數字化檔案，可以讓每一個人的信息得到更安全的保存，每個人都有自己的檔案調取也十分的方便。在這樣的背景下，全社會各個組織和個人，都開始利用信息化檔案。在如今，信息化檔案已經普及到社會的每一個角落，每一個人的信息都將以數字化的方式保存在網絡中。這開拓了信息化時代下的檔案管理工作的方式，為企業和個人帶來更有效的效益。

2 信息化時代下綜合檔案管理工作中的問題

雖然檔案的信息化管理給我們的社會帶來了極大的便利，提高了我們的工作效率，可是在實際工作的過程中，仍然會存在一些問題。社會的發展需要一個過程，從傳統的紙質檔案到現代化的信息檔案之間有一個很大的距離。因此無論從工作方式人員管理，還是人們對于檔案的認知和意識等方面，我們都需要有各方面的提高。而在全社會都普及了這種，對于信息化檔案的使用和認知的概念之前，我們的信息化檔案管理工作還是存在著一些問題的。

2.1 對檔案信息化管理意識淡薄，部門無人問津

社會工作許許多多，檔案管理又是一項極其特殊的工作。因為沒有標準的規范來制約，所以很難彰顯出管理人員管理檔案的高低。而檔案信息化管理工作不是很顯眼，長期以來，領導和工作人員可能會忽略檔案信息化管理的重要性。更有調查的數據表明，將近半成以上的機關檔案人員認為：領導對檔案信息化管理工作的不重視導致現在有些檔案管理部門人煙稀少，甚至成為了冷宮。嚴重凸顯出中國各大機關單位在檔案信息化管理工作的意識淡薄。

2.2 對檔案信息化管理投入欠缺，設施基礎不全

想要做好檔案信息化管理工作，首先需要一個能夠裝下數以萬計信息的檔案資料庫。這些資料庫必須以高性能的硬件設施和軟件設施作為其重要的基礎保障。但是許多機關單位在檔案信息化管理的設施上投入欠缺，檔案管理的基礎設施不全。導致硬件數量不足，在維修、升級方面又不及時去管理。信息化管理系統的空間小，軟件功能的不完善，甚至出現檔案管理系統與網絡脫軌，經獨立在啊系統中存在，不能與外部系統實現有效的鏈接。

2.3 對檔案信息化管理人員不佳，加速人才流失

這些年來，某些機關單位對檔案信息化管理人員的待遇實在太差，幾乎沒有人愿意去管理該機關單位的檔案工作。有些單位待遇到是不錯，可是公司為了減低檔案管理成本，在內部進行很大幅度的裁員工作，導致不少檔案管理人員失業。曾經的鞍山鋼鐵集團，它曾經設有246個檔案管理機構，機構下的檔案管理人員更是達到了589人。而現在，經過幾輪殘酷的人員裁決，鞍山鋼鐵集團檔案管理人員只剩下190人。那些被公司淘汰的檔案管理人員大多數不得不放棄自己原來專業的工作，轉向他們不擅長的工作，造成專業人員的嚴重流失，而且那些留下來的檔案管理人員，也幾乎身兼多職，除了檔案管理的本職工作，還要承擔起秘書、外宣等工作。而與其它工作相比，他們的待遇差距懸殊，這給檔案管理人員心理造成極大的不平衡。影響了檔案管理人員的職業榮譽感和工作積極性。工作辛苦而待遇不高，管理人員無法專心工作，不僅人才流失嚴重，也給信息化檔案管理工作的發展帶來重大危機。這樣發展下去檔案信息化管理水平會逐漸走低，令人擔憂。

3 信息化時代下檔案管理工作的管理方法

3.1 強化信息化檔案管理人員的建設意識

綜合信息化檔案管理工作中，管理人員的管理思想對管理工作影響極為關鍵。機關單位需要一個具有建設思想的人來為信息化檔案管理工作帶路。這時，檔案管理人員也要自我強化自身的信息化意識。不再像傳統的人工存檔那樣，管理檔案思想也從“封閉式”轉為“開放式”。因此管理者一定要強化自身意識，加強工作的宣傳力度。讓各級領導和檔案管理人眼的工作熱情高漲，積極參加檔案信息化管理的建設。

不可否認的是，雖然我們已經進入了信息化時代，可是我們的工作方式并不完全是全自動的，每一個信息平臺操作的終端都需要有相應的工作人員來進行手動操作和完成。因此，強化信息化檔案管理人員的工作意識，是能夠提高整個社會信息化檔案工作效率的最好方法。讓每一個終端的管理人員和操作人員都認識到自己工作的重要性，并且，完全接受現代化的工作方式，轉變自己的工作意識和工作態度，這才能從根本上來提高我們的檔案管理工作的水平和效率。

3.2 加大信息化檔案設施建設力度

在人員的主觀意識方面進行了相關的技能培訓和提高以后，我們還要關注硬件上的支持。信息化時代最大的特點就是技術更新的速度極快，這一方面給我們帶來了很大的便利，而另一方面也造成了我們在硬件使用上的困難。面對著信息化時代這樣的特點，我們有必要跟上時代的腳步，隨時準備更新自身的設備。

想要進行信息化檔案管理，最基本的就要有基礎設施的支持。要加快信息化檔案管理工作必須加大對設施的資金投入。首先，就是要建設一個具有空間大、功能性可靠的檔案管理系統，優化檔案信息化管理環境。緊接著，要為信息化檔案管理工作提供可靠的硬件設施設備，就如現在的計算機電腦、電子掃描儀、儲存硬盤等必要的工具。為了保證設備能夠發揮其最大優勢，還需要相應的軟件。硬件和軟件的基礎設施保障了，才能有效的實行信息化檔案管理。

3.3 注重培養信息化檔案管理人員

信息化檔案的管理人員是直接面對信息化檔案工作的一線工作人員。在任何社會組織中想要提高工作效率，優化工作質量，走向現代化的工作模式，都必須有一個現代化的管理制度。對人的管理是這樣，對于信息化檔案的管理也是如此。只有真正培養出優秀的信息化檔案管理人員，我們才能夠讓信息化檔案的日常管理，走向正規化現代化的道路。

在信息化檔案管理工作中，管理人員起主導作用。日前，大多數機關單位的信息化管理團隊隊伍散漫，整體專業技術不高。因此，為高效的管理信息化檔案，需要建設一支能夠適應信息化檔案管理工作的高素質人才。為應對社會信息化帶來的各種沖擊，各機關單位需要注重檔案管理人員的培訓教育，做到定期的組織管理人員出去學習活動。增強管理人員的專業知識和操作水平。以此來做好信息化檔案管理工作。

4 結語

在信息化時代，想要做好檔案管理工作，就要跟隨時代潮流。傳統的管理方法已經顯得疲勞而低效。信息化管理檔案才是高效而便捷的方法。檔案管理工作的信息化也是檔案管理和信息化時代發展的需求，是未來檔案管理的必然趨勢。跟隨時代的趨勢，我們才能夠，不斷的向前進步，為每一個人都建立完備的信息化檔案，投入現代化的管理設備，培養現代化的信息化檔案管理人才，是我們在當今社會面對信息快速發展時必須要做的一項工作。構建出現代化的信息化檔案管理體系，是構建我們整個現代社會的一塊重要基石。

參考文獻

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