數字化城市管理實踐中對電子檔案管理工作的探討

田超

摘 要：電子檔案一直是城市管理工作中的重要內容，隨著數字化城市管理的不斷推進，電子檔案的管理工作也逐漸的得到了優化，本文主要對數字化城市管理實踐中電子檔案的管理工作進行了深入的探討，并就具體的管理工作的提出了幾點實施策略，旨在推進我國數字化城市管理的進程。

關鍵詞：數字化城市管理；電子檔案；管理策略

隨著信息科學技術的不斷優化，數字化管理在我國城市管理工作中的占比越來越大，對我國城市化管理工作的開展產生了重要的影響，電子檔案作為我國城市管理工作中的重要內容，在數字化城市管理中應該怎樣實施，是一個重要的問題，下文在分析電子檔案特點的基礎上，就電子檔案在數字化城市管理中的具體管理方法做一番探討。

1 電子檔案管理分析

電子檔案的出現以及實施為我國檔案管理工作增添了濃墨重彩的一筆，也極大的推進了城市管理工作的發展。較之原有的檔案管理，電子檔案所登記的各項信息更加明確，在檔案的編排方面也更加的合理科學，通過計算機的歸檔以及整理，極大的縮短了工作的時間，總之，電子檔案較之傳統的檔案管理的方式，有諸多的特點以及優勢，下面我們就電子檔案管理的特點進行詳細的分析。

一是電子檔案的提出背景以及條件，是基于當代先進的計算機信息技術，檔案中各項信息的重要表現形式是數據，通過將各項需要管理的信息進行編排與整理，歸納到數據庫，能夠有效避免傳統的直至檔案遺失信息，或是信息不清楚等的問題，在檔案的管理工作中通過對計算機信息技術的巧妙利用，實現數字、圖像、聲音的有機統一，不僅會豐富檔案的管理形式不說，也讓電子檔案的管理更加的開放化，一改傳統檔案管理的沉悶氣息，更加的凸顯出電子檔案管理的技術性以及先進性。

二是電子檔案在日常的檔案信息的調用或是更改等方面也更加的靈活方便，與傳統的檔案管理方式相比，電子檔案省去了許多的人力的操作，例如應具體方面的需要，要對一些檔案信息做刪除處理，計算機便可以直接從檔案數據庫中調出具體的內容進行刪除，然后保存即可，但若是應用人力進行刪除，就需要工作人員查找大量的檔案信息，在刪除后還需要將檔案重新歸檔整理，使得簡單的工作變得繁瑣復雜，并且精準度還不能得到保證，而電子檔案管理便能有效的規避這些不利之處，極大的提高檔案管理的效率與管理質量。

三是電子檔案的最大的特點就是通過計算機信息技術，能夠極大的解放檔案管理的人力，因為只利用計算技進行檢索歸檔便可以對檔案信息進行有效的管理，檔案的管理工作量大為減少，因此在管理人員在檔案管理工作中所花費的時間也就大大的減少，檔案管理人員也就有更多的時間學習一些先進的管理技能或是做一些職業素養方面的提升，可以說，電子檔案的管理，對于提升工作效率，提升工作人員的工作能力等方面均有著積極的意義。

2 數字化城市管理中開展電子檔案管理的策略

數字化城市管理是當前我國重要的一項城市管理的方式，也是城市管理的一大趨勢，通過數字技術科學規劃與分析城市中的各項管理信息，最終實現對城市信息的統一與全面的管理，通過數字化的管理能夠優化城市各領域的管理工作。電子檔案作為城市管理工作中的重要內容，在數字化城市管理的背景下應該怎樣開展是一個重要的問題， 從大的層面講，數字化城市管理與電子檔案管理兩者之間應該是相輔相成、互惠共生的關系，對于數字化城市管理中開展電子檔案管理的具體方法，相關的管理人員可以借鑒以下的管理策略。

2.1 使管理人員具備電子檔案管理的能力

不論是數字化的城市管理還是電子檔案的管理，都是建立在先進的計算機信息技術的基礎之上，這也就意味著電子檔案管理人員的管理技能必須與社會的先進的計算機信息技術共同進步，共同發展，只有電子檔案管理人員的管理技能提升 ，才能使電子檔案的管理工作收到成效，為此，相關的檔案管理部門可以進行開展以下工作：一是樹立起電子檔案管理人員的檔案信息的安全意識，計算技技術在提高城市電子檔案管理效率的同時，也使得檔案信息的安全遭到了更大的威脅，許多黑客或是不法網站盜取檔案信息的事情時有發生，因此一定要樹立起檔案管理人員的信息安全意識。二是邀請專業的技術人員對檔案管理人員進行技能培訓，確保檔案管理人員熟練掌握電子檔案管理的各項技術技能，讓電子檔案的管理工作取得實效。

2.2 實現紙質檔案與電子檔案的雙向管理

雖然電子檔案與傳統的紙質檔案相比有諸多的優勢，但是在城市的管理工作中，也不能完全的摒棄紙質檔案的管理工作，一定要有一個全面的檔案意識，從各方面做好檔案的管理，尤其檔案信息的完整性與備份問題，因為在電子檔案的管理工作中也不可避免的會發生因為計算機設備或是信息技術系統的運行故障造成檔案信息的丟失等問題，為防止這類問題造成城市檔案信息的缺失，可以采取電子檔案信息與紙質信息雙向管理的方式，在進行電子檔案的管理中，也將重要的信息打印成紙質版進行管理，做好雙向管理，以保證電子檔案信息的完整性。

另外，為有效的防止突發狀況造成檔案信息的遺失，還可以將檔案信息進行多次的備份，備份出一套信息進行壓密的保存，不做日常的調取使用，刻錄到移動硬盤進行封存，做好信息的全面管理。為保證信息的真實性與有效性，還需要對工作人員的管理行為進行監督，通過工作人員的規范管理，有效避免檔案信息不真實的情況。

3 結語

總之，電子檔案管理是數字化城市管理工作中的重要內容，必須做到有效管理，全面預防，確保檔案的完整性與真實性，通過對電子檔案的有效管理，促進數字化城市管理工作的發展。

參考文獻

[1]王志梅.數字化城市管理實踐中對電子檔案管理工作的體會[J].城建檔案，2017（08）：16-17.

[2]范超. 基于物聯網技術的合肥市數字化城市管理系統應用[D].南京郵電大學，2014.

[3]王賓娃.數字化城市管理中電子文件的歸檔與管理[J].陜西檔案，2014（01）：32.

[4]劉靖. 數字化城市管理系統方案設計及實踐[D].北京郵電大學，2012.