土地收儲檔案全程電子化留痕管理的必要性

周惠珠

摘 要：隨著科技的進步和中國檔案管理水平的提高，土地收儲辦理過程中的資料經過電子化處理，錄入電子存儲系統，便于檔案日常管理，也提高查詢檔案的效率。但在實踐中傳統辦文模式仍占有較大比例，一些與土地收儲有關的次要資料不被重視、資料錄入不夠及時，不夠全面化和系統化，目前有的單位還未實現全程電子化留痕管理，降低了土地收儲檔案的完整性和真實性。本文就“全程電子化留痕管理必要性”做簡要分析，希望給檔案管理部門和管理人員提供參考。

關鍵詞：土地收儲；征地拆遷；電子檔案；留痕管理

痕跡化管理，是指在管理過程中，在時間上和管理內容上做全程化工作記錄，從主要事項到日常的交接班，留下文字、圖片等資料進行電子化處理后存檔，其應用于土地收儲檔案管理有廣泛的意義。

1 土地收儲檔案管理概述

傳統檔案管理機制是指各級檔案館 （室 ） 內各構成要素之間相互聯系和作用的關系及其功能[1]。應用到土地收儲檔案管理領域具有輔助城建管理的作用，檔案收集要求原始性、準確性、完整性，要及時、安全和系統。一般的城建檔案管理部門會根據國家的《檔案法》、《電子文件管理暫行辦法》和地方法規、規章而制定管理制度和操作流程，一般分為前期、中期和后期三個階段。

1.1 土地收儲檔案的歸檔范圍

土地收儲檔案的歸檔內容龐雜，涉及到相關的各方面的資料。主要可歸為6個重要類別：城市建設用地預審申請表和審查意見，建設用地請示和批復；城市建設用地報批文件；土塊收儲征地拆遷合同、協議等文件；土地收儲期間各項目工作發現的資料、明細匯總表；開發土地勘測、驗收資料；其他土地收儲征地拆遷有關資料，如政策補償標準等文書。另外，還有一些方案、圖紙、說明、登記表、價格表、調查表、照片、視頻等資料。

1.2土地收儲檔案的管理原則

同步性原則。在土地收儲檔案管理，通常需要堅持“四個同步”：一是省、市收儲單位向各區、縣收儲單位下發的收儲委托書，同時收儲檔案材料的歸檔也隨即開始。二是省、市里收儲單位在指導、協調各區縣收儲工作進展的情況，也會檢查有關檔案材料的收集、整理和歸檔情況。三是區縣收儲部門在項目結算時，應及時移交檔案材料。四是以紙質檔案為主，同時也有大量電子檔案，二者同步收集、整理、歸檔和保存。

專業性原則。土地收儲征地拆遷檔案在城建管理中有重要作用，因此是一項專業性較強的工作。一是專業的管理機制規范了管理內容和流程，保證了管理目的順利實現。二是檔案管理工作由專業人員實施，堅持管理的各項要素和原則，確保科學合理地管理土地收儲檔案資料。三是檔案管理已經形成幾類專業的模式，如各單位普遍采用的文檔集成多元管理體系，將檔案管理的行為前置到文件形成領域，在組織上初步形成了文件形成領域和檔案管理領域的集成[2]。隨著科技的發展，專業人員對管理方式不斷創新，提高了檔案管理和檔案利用的效率。

責任制原則。行政單位長期實行領導負責制和崗位責任制，在土地收儲檔案管理領域也有所應用。一是“一把手”負責制，大部分單位的檔案收集、整理、歸檔、移交等工作都有區縣征地單位領導負責或指派專人落實工作，領導通過文書、資料和信息掌握土地收儲過程中的動態，并且布置下一步工作指示。二是各科室不同崗位的人員負責已分配的各項工作內容，每一位工作人員分工合作完成整個檔案管理工作。

2. 土地收儲檔案存在的問題

檔案管理分為收集、存放、整理、歸檔和移交等環節，其中整理和歸檔環節工作量大，是檔案管理的重點和難點。

2.1 傳統檔案占比例大，利用率較低

當前電腦技術和互聯網技術發達，采取電子檔案的形式，將收集、整理的有價值文件、圖像、數據和信息錄入存儲系統，在空間和時間上有利于檔案信息的保存，也有利于檔案信息查詢和讀取。但是土地收儲檔案的內容龐大，其形式也多種多樣，錄入電子存儲系統需要花費大量的人力和時間，因此有的單位只將認為重要的資料錄入，一部分土地收儲中產生的資料依然以原貌的紙質形式保存，不利于檔案資料查找，其利用和應用率較低，有些細節方面存在問題不易被發現。

2.2 重視文書檔案，易忽略其他檔案

政府公文、合同、協議、數據等重要資料是檔案管理的重點，業務資料、財務資料、建設資料和各類圖片、表格、次要數據等不太受重視。有研究者認為“在機關文件歸檔前，對文件能否轉化為檔案進行資格審定，確定其是否屬于歸檔的范圍，同時剔除沒有保存價值的文件材料。[3]”這一觀點歸屬于傳統檔案管理方式，應用在現代檔案管理上有一定的偏差。美國信息管理專家霍頓提出信息生命周期管理理論，傳統檔案有特定的生命周期，而經過數據化處理的資料超越了傳統文件生命周期的界限，管理活動沿著文件運動向更前端（即規劃設計）、更后端（即評估維護 ）延伸。有一些資料和信息當時看上去價值較小，卻有可能有長遠價值。因此，不完整、不系統的檔案管理正是目前土地收儲中征地拆遷檔案管理存在的主要問題之一。

2.3 電子檔案錄入不及時，分批錄入

當前，有些發達城市在土地收儲檔案管理采用痕跡化管理方式，即按照時間和管理內容全面錄入電子存儲系統，基本上保存了開發項目全程的完整資料。由于在資料收集環節運行效率不高，如有一些相關單位不按時上傳資料，導致資料不能及時錄入存儲系統，檔案管理人員在事后補錄，在一定程度上嚴重影響檔案的時效價值。此外，有些單位由于管理人員編制有限，而土地收儲檔案具有形成主體多、收集內容廣、審查程序多、人員不固定等特點，工作人員面對大量資料和信息不能快速整理出來，也是客觀存在的現象。

3.采取全程電子化留痕管理的必要性

3.1 保存完整資料，增強檔案真實性、完整性

痕跡化管理比文檔集成多元管理更能保持檔案的原貌。土地收儲全程的資料和信息及時錄入電子存儲系統，增強了檔案的真實性、完整行。并且在當前互聯網時代，大數據、云計算和人工智能等技術已經比較成熟，按照時間檢索或按照關鍵詞檢索都具可行性，有利于檔案查詢。

3.2 健全檔案管理機制，提高管理效率

無論是電子文件管理還是傳統檔案管理，都需要有效的機制來推動與保障。檔案管理注重的是一種推動、指導、引導等工作軟環境的建立。一方面是技術帶來的變革，即采用數據化手段對紙質檔案進行處理。另一方面是管理帶來的變革，即健全檔案管理機制，避免在管理過程出現遺漏和死角。兩方面的變革都提高了檔案管理的效率。

3.3增強檔案留痕管理，促反腐倡廉

“數據鐵籠”是利用大數據和互聯網技術把政府各部門的行政審批、執法行為、權力運行通過全程電子化處理，然后聯網上傳，讓權力處處留痕并利于核查，以促進權力規范、透明和高效運行。電子檔案可通過互聯網異地查詢，消除傳統檔案只能在檔案室查找的弊端。全面的電子檔案及相關數據，保持較高的可信度，提升利用效率，方便反腐倡廉部門核查各個工程項目的合法性和合規性，能夠發現土地收儲中有無“錢權交易”行為，也能通過核對財務數據發現有無貪墨行為。

4 結語

土地收儲檔案全程電子化留痕管理要抓好事前培訓、事中指導、檔案審查接收三個環節工作。在項目開展前培訓環節強調全面錄入資料和信息的重要性，在項目開展中環節指導工作人員及時錄入和認真操作，在檔案審查接收環節采用先進軟件，便于查詢利用和上級部門核查。

參考文獻

[1]羅灤，傅榮校.電子文件管理機制與傳統檔案管理機制比較研究[J].浙江檔案，2012年9期；

[2]劉越男.融合之路：中國電子文件管理的體制和機制[J].檔案學通訊，2009（5）；

[3]佚名.何為檔案歸檔范圍[J].檔案天地，2014年第2期；