高校教務秘書專業化建設淺析

劉凱 鞠昀彤

摘 要 教學教務工作是高校重要工作之一，高素質的教務管理人員是高校教學質量的重要保障。本文以高校教務秘書為研究對象，首先參考了《高等學校教學管理要點》的內容，闡述了高校教務秘書的重要性，概述了高校教務秘書的工作內容和要求，分析了影響高校教務秘書工作質量的原因，最后為提高高校教務秘書隊伍的專業化提出建議。

關鍵詞 高等學校 教務秘書 提升能力

中圖分類號：G472 文獻標識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2018.08.006

Abstract Teaching and academic work is one of the important tasks of colleges and universities. High-quality teaching management personnel are an important guarantee for the quality of teaching in colleges and universities. This paper takes the teaching secretary of colleges and universities as the research object. Firstly， it refers to the contents of the "Key Points of Teaching Management in Colleges and Universities"， expounds the importance of the teaching secretary in colleges and universities， outlines the work content and requirements of the college secretary， and analyzes the quality of the work of the college secretary. The reason is finally to make suggestions for improving the professionalization of the teaching secretarial team in colleges and universities.

Keywords college； teaching secretary； improve the ability

在《高等學校教學管理要點》（以下簡稱“《要點》”）當中， 其對“教學管理任務”定義為：第一，與全校師生學習國家的政策、法令以及教育方針，第二，正確處理教育教學和學校其他工作的關系，落實學校以教育教學為核心的原則； 第三， 保證學校教學教務有關的規章制度實施， 建立有序的教育教學環境； 第四， 協調老師和學生的關系， 激發師生的創造性和積極性； 第五，科學合理利用現代教學設備，改善教學環境，為教學質量提升提供硬件條件，圓滿完成喧囂教育教學工作。

在《要點》中，還敘述了教育教學管理實際過程中需要完成的工作內容有： 第一，根據我國教學大綱以及教學計劃要求做好高校教學工作計劃的制定與實施；第二，做好教學管理信息系統地健全；第三，監督學生學習質量、教師教學質量；第四，在課堂一線對教學質量進行監督，組織全校教師對教育教學改革經驗進行分享，對教學當中對質量產生影響的問題進行解決；第五，擬定多種類、不同層次的教學質量評估指標，做好教育教學行政工作。[1]

教學管理只是教務管理的內容之一，教學管理的工作內容也是教務管理的工作內容，用教學管理的內容來劃定教務管理的任務是不夠完全的。[2]

1 高校教務秘書存在的必要性

（1）高等學校中教務秘書是教務管理中的紐帶。第一，學校教務秘書需向學生和教師傳達學校領導及教務處各項通知，將師生意見合理反饋給相關部門，保障學校教育教學工作開展，在老師、學生、學校領導間起到溝通作用；第二，教務秘書還需協調學院各教研室之間的課程和教學任務的安排，保證每學期課程的順利開展。

（2）高校教務秘書是教學管理內容的執行者。教務秘書在高校教學管理過程中有非常重要的作用，不僅要對學校教育教育教學事務進行具體執行，而且還需要對學生以及教師進行服務。[3]

2 高等學校教務秘書工作內容和要求

（1）及時、準確傳達學校教學方面指令。在學校中會由教務部門會出臺教育教學地規章制度、通知，這些文件就需要由教務秘書下發相關人員并且請老師和學生了解到學校的最新意見，支持教育教學工作有序進行。

（2）高校教務秘書是高校教學管理工作的落實人員。以高校學院老師和學生為工作對象，管理高校學院內的教育教學。教務秘書的主要工作內容為學期初教學計劃與執行、教師考試與成績、制定與調整學期初課表、學期初統計與征訂教材、整理教學計劃和教案、教師調代課等。

負責落實學校教育教學的通知和文件，完成領導的交辦的教育教學事務性工作，應對和處理教育教學突發事件；組織學院做好期中教學檢查、每年校院兩級教育教學改革工作，為學院在教育教學工作中提出合理化建議等。

教務秘書工作內容有幾個方面：第一，擬定學院教學教務文件；第二，協助各專業教研室安排新學期教學任務；第三，負責對本科生畢業論文和實習進行安排協調，收集整理材料；第四，考試前對試卷科學性進行抽查，考試后及時提醒教師成績錄入；第五，為教師收集教學信息。

（3）協調配合完成學院教務檢查工作。每學期開學初學院的教務秘書都要組織本學院開課的課程進行教學檢查，收集老師們的新學期的教學進度和計劃，在學期中旬需要協助進行期中教學檢查。教務秘書應有大局意識，公正客觀，保持頭腦清醒，妥善處理分歧，避免矛盾激化，盡力保障教學秩序正常。

（4）教學文件存管。二級學院均配備專用檔案柜，檔案柜內存放著學院重要文件，包含老師們近三年來的課程教案、課程計劃和進度書、學生教材統計表、教師教學工作量統計、學生評教結果、調代課申請表、教師教學科研成果統計表、教務處下發的通知等，都應該有詳細地校對、收集、分類、存管。其次，還有收集整理近三年來學生畢業論文（設計）、畢業實習全過程的材料。教務秘書應保證檔案材料的完整性，保證材料查閱方便。[4]

3 影響教務秘書工作成效的主要因素

（1）工作職責不清。在高校的常規教學管理中，現在很多高校將教務秘書工作和辦公室人員的工作混在一起。教務秘書工作量大，工作目標不明確。其原因之一是教務秘書沒有得到強而有力的激勵，教務秘書的不僅工作量多并且沒有得到相應的激勵，還受到了批評，就會造成教務秘書工作消極，妨礙學院教學工作開展，制約教務秘書作用。

（2）教務秘書缺乏系統性學習機會。教務秘書是教育教學管理人員，其學歷和業務能力要能夠滿足學生和教師的需求。其次，較大比例的教務秘書是非“科班”畢業，且沒有受到教育教學管理方面的培訓，對于教學管理的能力和經驗不足，短時間里又不能夠達到教務秘書隊伍高標準的要求。因此，就需要教務秘書時刻學習最新的教學管理知識，并要結合學校發展實際情況對自身的業務能力進行更新。

學校目前提供很多面向專任教師的進修學習，但這些學習機會教務秘書很難得到，在進入工作崗位后未得到學習的機會，這就使教務秘書在管理工作中沒有新的教育教學管理理念地支撐，工作中只會重復舊的內容，運用舊的工作方法處理問題，最終學校的教學教務管理工作會時常出現問題，同時也導致了教務秘書本人的業務素質徘徊不前。

4 建立健全高校教務秘書隊伍

（1）明確高校教務秘書崗位職責。建立教務秘書崗位職責制度，明確分工。教務秘書處于教育教學基礎性地位，既要整理出學校師生對學院教育教學意見和建議，又要保障學院教育教學進行，還要成為決策者的智囊。[5]

（2）積極開展高校教學秘書交流和培訓。多元化的知識結構，過硬的專業素質，豐富的教管經驗是高校教務秘書教育教學管理工作的基礎性保證。學校應重視教務秘書隊伍的建設，提升教務秘書高學歷比例和職稱職位，選聘德才兼備人員為學院教務秘書，優化教務秘書的知識架構。[6]

建立全面的培養體制，組織定期的教務秘書學習班，系統學習專業的教學管理知識，形成與其崗位相匹配的知識架構。鼓勵教務秘書與兄弟高校的教務管理人員溝通、學習，參加省際、校際教育教學聯盟的組織的管理培訓。

教學管理中時常出現亟待解決的問題，這時高校應支持教務秘書開展對這些問題和教學管理進行研究，將解決問題的方式方法提升到教育教學管理理論的高度上來，才可以因地制宜地拓展教學管理新思維，教學管理的創新和改革才能得以持續，最終的目的就是為了專業化建設教務管理人員。

高校應適當將深造機會給予工作優秀的教務秘書，有利于教務秘書對管理方面的知識的深入學習，這樣不僅能夠幫助他們接受新的教學理念，開拓視野，在學習結束后能夠將所領悟的理論運用在未來高校教學管理中，是高校提高教學管理水平的重要途徑之一。

（3）建立健全教務秘書的管理體制和激勵機制。首先要保證高校教務秘書的工作質量，就要激發其工作熱情，創建一套完整的教務秘書工作的績效考核體制。高校要實事求是，結合教務秘書的工作內容，切實將教務秘書的自身發展與高校發展有機地結合起來，聽取教務秘書自身發展過程中遇到的困難，切實在其選聘、考核、評優、職稱和職務晉升等制度中給予教務秘書合理的要求和空間，讓教務秘書切身體會到發展的前景、提升的空間、奮斗的目標。目前高校具有高素質的教師隊伍，急需配備一支業務強的教學教務管理隊伍，學校應重視和尊重教務秘書的工作，將教務秘書提升到和教師同等重要的位置，配備和教師隊伍一致的教務秘書隊伍提升計劃，創建一支戰斗力強的教務秘書隊伍。

（4）實行計算機規范化教務管理。高校應利用計算機和系統等信息技術工具規范教務管理工作，實行教學教務通過計算機等規范化，利用信息化的特點，就需要學校有一套安全、好用、智能的教務管理系統，促進教學教務管理工作得以安全、高效、便捷、準確的開展。教務管理涉及工作繁多細致，這樣有利于減輕工作壓力。

隨著現代信息技術的日新月異，同時要求教務秘書必須熟練運用信息化、電子化的管理手段，采取科學的管理方式，促進教務管理水平的不斷提升。

參考文獻

[1] 周德學.高等學校教務管理要素探析[J].知識經濟，2018（3）：177-179.

[2] 劉建清.高等學校教務管理要素探析[J].中國大學教學，2011（6）：9-13.

[3] 劉玉潔.淺析新時期高校教務秘書在教學管理工作中的現狀及重要性[J].教育教學論壇，2016（49）：31-32.

[4] 肖中俊，劉星萍.高校二級學院教學秘書隊伍運行與培養機制[J].教育教學論壇，2017（43）：14-15.

[5] 黃新銀.高校教務管理人員的素質培養[J].湖北函授大學學報，2018.31（2）：28-29.

[6] 陳丹.淺談高校教學秘書隊伍的專業化建設[J].科教文匯，2017（2）：17-18.