關于加強新形勢下人防檔案管理工作的思考

黃惠珠

摘要：人防檔案是指人民防空戰備建設和管理工作中形成的應當歸檔保存的文字、圖表、聲像等各種文件資料，它在為地方經濟發展和城市建設服務，以及為新形勢下融入城市地下空間開發、城市應急管理、數據城市建設等提供可靠的信息資源保障中，具有不可替代的作用。但是目前各地人防檔案管理工作與形勢要求脫機較為嚴重，存在領導重視不夠、制度不健全、人員不到位等問題，這些都需要從我國當前檔案管理的實際狀況，急需采取措施加以解決。

關鍵詞：新形勢 人防檔案 管理措施

人防檔案作為人防各項工作的真實記錄，是促進人防各項事業科學發展的重要依據，記錄了人防各個階段現實工作情況，又可以作為重要的歷史憑證，對推動人防事業的發展作用重要、意義深遠。為此，要在新形勢下有序推動人防檔案管理工作，就必須跟上時代的步伐，不斷促進人防檔案管理規范化的進程，有效提升人防檔案工作人員的綜合素質，切實加大人防檔案信息化等基礎設施的投入。本文擬就如何加強新形勢下的人防檔案管理工作，作些思考，談些看法。

一、人防檔案管理工作存在的問題

近年來，加強檔案管理工作已經列入了國家的重要議事日程，各級各有關部門包括人防部門也一定程度上加大了人防檔案管理工作的投入與建設，可以說與以前比人防檔案管理工作確實有一定程度的提升，但與人防檔案的實際管理需求，還有不少問題和差距。主要表現在：

（一）領導對人防檔案管理工作重視不夠到位。大家知道，人防檔案管理工作不像別的工作，由于它存在隱形性，從事管理檔案工作人員的成績難以體現，再加上領導重視不夠，人員的工作積極性勢必受到影響，人防檔案管理工作勢必難以順利開展。尤其是在一定時間內對人防檔案管理工作質量和完成情況，可以說和人防事業發展沒有直接必然的聯系，導致少數人防領導認為做不做好人防檔案管理工作不會影響其他人防工作的開展，從而忽視了檔案管理工作的重要性認識，沒有把人防檔案管理工作與其它工作同部署、同要求。

（二）人防檔案管理制度不夠健全。人防檔案管理工作需要嚴謹的工作制度和規范的工作流程，但是由于人防事業發展起步相對較晚，因此人防檔案管理工作也尚處于起步階段，很多人防單位的人防檔案管理工作都缺乏有效的制度作為支撐，這就導致在人防檔案管理過程中，管理人員無法按照規定的檔案范圍收集資料；無法依照有關程序將收集到的資料規范歸檔等等，檔案管理普遍存在管理內容不全、管理質量不高等問題，系統化、規范化的人防檔案管理制度、管理流程有待進一步建立與完善，從而導致檔案管理工作不理想、不全面、不深入，進而直接影響后期對人防檔案的有效利用。

（三）人防檔案管理人員素質不夠高。由于大部分人防部門編制偏少，加上領導重視不夠，因此人防檔案管理工作人員普遍為兼職干部，大部分管理人員沒接受過培訓，工作中專業性不強，主觀上也不會花太多精力去學習檔案專業知識，加上兼職干部不僅事多且繁雜，根本沒有時間與精力去做好管理檔案工作，資料遺漏時有發生，影響了檔案資料的完整性。特別是人防檔案管理工作受到很多限制，并且不被重視，常被誤認為是單位可有可無的崗位，導致工作人員積極性不高，工作態度散漫，人員流動頻繁，嚴重影響了檔案管理工作的持續性和管理效率。

（四）人防檔案管理信息化不夠完善。隨著現代化建設的不斷深入，人防文檔管理系統復雜且龐大，因此僅靠人力是很難進行高效而有序的管理，這勢必要求加強人防檔案管理的信息化建設水平。目前盡管信息化管理已經初步在人防檔案管理進行應用，但是問題依然突出。特別是沒有完備的信息化管理硬件設施，很難為人防檔案信息化管理提供有效的基礎條件，加上不健全的軟件設施檔案管理功能及復雜的軟件程序等問題也制約著檔案管理的規制度化建設，從而影響檔案管理規范化的進程。

（五）人防檔案現代化管理意識不夠強。大多數的人防檔案管理工作人員，由于受到長期的傳統人防檔案管理思想的影響，一時之間接受不了新思想、新觀念，總認為人防檔案現代化建設不重要或者說不是那么急迫，甚至可有可無，特別是加強檔案現代化建設勢必要求將現存的檔案通過各種方法轉換為數字信息進行存儲，這個轉換過程會必將大大增加檔案管理工作人員的工作量，從而對推進檔案管理現代化形成了抵觸。一些上級領導對檔案現代化管理意識同樣缺乏，有的甚至認為檔案管理現代化并不能夠帶來明顯的經濟和社會效益，反而還需要花費大量的資金進行建設，加上人防資金原本就不足，因此也在消極的對待加強人防檔案管理現代化建設。

二、加強人防檔案管理工作的對策和措施

目前，人防檔案管理工作存在的以上問題，必將嚴重影響了人防檔案功能的發揮，必將嚴重制約了人防事業發展。為此，在新形勢下，我們務必要采取有力的措施，切實加強人防檔案管理工作，切實把人防檔案智能作用發揮起來，從而更好地適應人防事業的發展，并著力做好以下幾項工作。

（一）切實加強人防檔案管理工作的領導。加強人防檔案管理工作，領導重視是關鍵。如果領導不重視，人防檔案諸多工作開展就會困難重重，手腳放不開。因為領導對人防檔案工作的價值和認識程度，決定著他們對人防檔案管理工作的態度，也決定著人防檔案管理工作人員的地位，因此，各級人防部門特別是領導干部要加強對人防檔案管理工作的重要性和緊迫性的認識，切實把人防檔案管理工作列入單位的重要議事日程，將其與人防工程建設、指揮通信擺在同等重要位置進行考核，把人防檔案管理工作作為一項常規性、基礎性工作進行定期檢查和定期分析，并采取措施，充分調動檔案管理人員的主動性和積極性，確保人防檔案工作有人管、有人抓、有人落實。

（二）著力建立健全人防檔案管理制度。制度本身就是一種規范，在人防檔案管理制度中要結合人防工作的特點，健全完善人防檔案的歸檔制度、保管制度、保密制度、借閱制度等制度，把每一個工作規范化、制度化，把相關人員的工作職責和定位明確清楚、落實到位，確保人防檔案管理工作按制度開展。同時，必須根據人防檔案管理工作的實際情況和現實要求，制定各類文件檔案的形成、收集、立卷、編目、整理、檢索、運轉、安全保管等一系列基礎性工作的規章制度，統一標準規范整理，確保做到有章可循、有據可依，從而真正實現人防檔案管理各環節的標準化、規范化、制度化。

（三）突出強化人防檔案管理信息化工作。當今社會已步入了信息化時代，信息社會化和社會信息化已成為社會發展的主流。人防檔案的信息化管理，就是應用電子計算機技術管理檔案，它是人防部門工作的重要內容，也是維護人防歷史真實面貌的一項基礎工作。因此，加強人防檔案管理的信息化工作，是衡量人防機關工作業績與管理水平的重要指標，更是實現人防檔案管理科學化、信息化、規范化的必然要求。為此，各級人防部門要加大電腦、掃描儀、照相機等檔案信息化相關的硬件設備和軟件方面的投入，積極推進檔案信息化建設，逐步實現檔案數字化管理。要適應人防事業發展的需求，逐步改變過去用手寫描圖、裝訂成冊、放箱入柜的檔案管理方式，最終讓檔案人員徹底從手工方式中解放出來。

（四）更加重視人防檔案管理隊伍建設。人防檔案管理工作業務性強、要求高，特別是在當前國際國內不斷變化的形勢下，尤其要求人防檔案管理人員既要有豐富的檔案管理業務知識和較強的檔案管理業務技能，還需要工作人員能夠熟悉互聯網、計算機等各種相關軟件的應用和操作。因此，要求在聘用人防檔案管理工作人員時，要考慮專業性和獨立性，盡可能設立專職人防檔案管理崗位，配備相對熟悉檔案管理的檔案人員。要加強對在職人防檔案工作人員的業務培訓，定時選送他們參加檔案部門組織的檔案管理人員崗位培學習訓班，增強他們的做好檔案管理工作責任感和事業心及專業技術水平。同時，要把檔案工作與別的工作一樣對待，特別是要關心檔案管理人員的工作、學習和生活，要把他們的職稱、評先、提拔等待遇問題放在重要位置，使這些人感到做檔案，事業有奔頭、前途有希望。

（五）注重強化現代化管理意識。由于人防檔案管理的工作環境相對封閉，以及人防檔案管理工作成效不容易顯現，導致檔案管理工作人員的工作視野、工作思維和工作思路比較容易受到影響和制約。特別是目前人防檔案具有形式多樣、門類較多、數量增加迅速、工程檔案比重加大等特點，要強化人防檔案管理工作，僅靠以前的管理知識、管理技能和管理經驗是無法適應人防現代檔案管理工作的需要，加上人防檔案管理從保管到利用，都離不開現代化的技術和設備。因此，人防檔案管理工作人員必須要與時俱進適應人防建設的發展要求，解放思想意識，大膽改革創新，深化服務意識，拓展服務領域，著力通過服務促管理工作，通過加強管理提升服務。

總之，人防檔案管理工作是促進人防事業發展不可或缺的手段，是新時期下融入城市地下空間開發、城市應急管理、數據城市建設等提供可靠的信息資源保障。人防部門一定要高度重視，并采取多種行之有效的措施，切實把人防檔案管理工作做實、做細、做出成效。

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（作者單位：三明市人防指揮信息保障中心）