新形勢下企業(yè)檔案信息化建設(shè)思考

史林林

摘要：隨著科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息時(shí)代隨之到來，企業(yè)也逐步實(shí)現(xiàn)信息化管理和建設(shè)，而企業(yè)檔案的信息化是企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成部分，關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展。但當(dāng)前企業(yè)檔案在信息化過程中出現(xiàn)了不同層次的問題，阻礙了企業(yè)檔案信息化的管理與建設(shè)，致使檔案管理的效率低下。本文首先分析企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題，然后從樹立企業(yè)檔案信息化觀念、明確檔案信息化規(guī)劃細(xì)則、制定檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和加強(qiáng)信息化人才隊(duì)伍建設(shè)三個(gè)方面出發(fā)，探究新形勢下企業(yè)檔案信息化建設(shè)的有效舉措。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代 企業(yè)檔案 信息化建設(shè)

在企業(yè)日常檔案管理過程中，依據(jù)計(jì)算機(jī)等信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的數(shù)字化、智能化，提高檔案管理的效率和科學(xué)性，這就是企業(yè)檔案信息化。企業(yè)檔案信息化是企業(yè)信息化的重要組成部分，因此加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)不僅關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展，還是整個(gè)信息時(shí)代社會發(fā)展的必然趨勢。但是當(dāng)前的企業(yè)檔案信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)了信息化觀念落后、人才不足、缺乏檔案信息化的規(guī)劃與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等問題，阻礙著企業(yè)檔案信息化管理與建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展。由于企業(yè)的類型多樣，性質(zhì)多種，所以企業(yè)檔案信息化建設(shè)模式也會因此不同，筆者結(jié)合多年的工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，以生物制品企業(yè)為例來探討企業(yè)檔案信息化建設(shè)。

一、企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題

當(dāng)前，在我國的生物制品企業(yè)所進(jìn)行的檔案企業(yè)信息化管理和建設(shè)雖然取得了一定的成績，但也不可避免地出現(xiàn)了許多問題，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

第一，企業(yè)檔案管理觀念落后，缺乏重視。受傳統(tǒng)管理觀念和思維的影響，有許多的企業(yè)管理者只是將檔案管理看作一項(xiàng)普通的管理任務(wù)，認(rèn)為檔案信息化對企業(yè)發(fā)展并沒有多大作用。或者對紙質(zhì)檔案的依賴性強(qiáng)，認(rèn)為電子化的企業(yè)檔案缺乏安全性，并不能從心理上真正接受電子技術(shù)和信息技術(shù)在企業(yè)檔案的收集、歸檔和管理中的應(yīng)用，使企業(yè)檔案信息化建設(shè)流于形式，只是將檔案信息輸入電腦中或者建立信息化系統(tǒng)就算企業(yè)檔案信息化。

第二，缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃，盲目建設(shè)現(xiàn)象存在。企業(yè)的檔案信息化建設(shè)是一個(gè)科學(xué)的、系統(tǒng)的過程，但是目前有一些生物制品企業(yè)在建設(shè)過程中，只是為了完成上級布置的信息化建設(shè)任務(wù)，達(dá)成信息化建設(shè)目標(biāo)，并沒有從實(shí)際出發(fā)進(jìn)行自上而下的統(tǒng)籌規(guī)劃，造成了低水平重復(fù)建設(shè)、盲目建設(shè)現(xiàn)象的出現(xiàn)，浪費(fèi)了資源和時(shí)間。

第三，并未制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和有效安全保障。當(dāng)前的多數(shù)生物制品企業(yè)并未制定統(tǒng)一的信息化管理和建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，從而導(dǎo)致在檔案管理的工作中各個(gè)部門缺乏統(tǒng)一的協(xié)調(diào)，各自為政，無法實(shí)現(xiàn)部門工作之間的有效銜接。同時(shí)，生物制品企業(yè)沒有形成完整的檔案收集、歸檔和管理的企業(yè)檔案管理體系，影響著企業(yè)檔案信息化管理建設(shè)。同時(shí)缺乏必要的安全保障，導(dǎo)致一些企業(yè)信息與資源被破壞、丟失和被盜，嚴(yán)重影響著企業(yè)安全和發(fā)展。

第四，缺乏優(yōu)秀技術(shù)型人才的支持。隨著生物制品企業(yè)檔案的信息化建設(shè)，在檔案的收集、整理、歸檔和保管過程中對計(jì)算機(jī)等信息技術(shù)應(yīng)用的越來越多，這都對檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)和個(gè)人能力提出了更高的要求。但是在當(dāng)前的生物制品企業(yè)中卻缺乏相應(yīng)的優(yōu)秀技術(shù)型人才，造成企業(yè)檔案的信息化管理并不科學(xué)和完善。

二、信息時(shí)代下優(yōu)化企業(yè)檔案信息化建設(shè)有效舉措

（一）樹立企業(yè)檔案信息化觀念

企業(yè)檔案是企業(yè)的重要信息資源，在企業(yè)的發(fā)展和管理中起到不可估量的重要作用。企業(yè)檔案的信息化建設(shè)更是推進(jìn)企業(yè)信息化建設(shè)的“利器”。所以說生物制品企業(yè)的管理者和檔案管理人員首先應(yīng)充分認(rèn)識到企業(yè)檔案信息化管理的重要性，樹立企業(yè)檔案信息化觀念，將檔案管理提升到戰(zhàn)略層面。然后加大資金、設(shè)備、技術(shù)等方面的投入和支持，積極推進(jìn)企業(yè)檔案的信息資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)，提高生物制品企業(yè)檔案的信息化水平，優(yōu)化檔案信息服務(wù)質(zhì)量。

（二）明確檔案信息化規(guī)劃細(xì)則

企業(yè)檔案信息化的管理和建設(shè)是一個(gè)長期且復(fù)雜的過程，不可能一蹴而就，需要一個(gè)客觀具體的總體規(guī)劃和詳細(xì)的實(shí)施細(xì)則為指導(dǎo)，才能實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化的穩(wěn)步發(fā)展。因此，生物制品企業(yè)的管理者需要同檔案管理領(lǐng)導(dǎo)協(xié)作，基于國家相關(guān)部門頒布的企業(yè)檔案管理?xiàng)l例和企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃與實(shí)際工作，制定相應(yīng)的企業(yè)檔案管理信息化政策和體系，并從宏觀的頂層設(shè)計(jì)和微觀的應(yīng)用細(xì)節(jié)方面出發(fā)，進(jìn)行檔案信息化實(shí)施細(xì)則的規(guī)定，包括目標(biāo)、步驟、措施、要求、發(fā)展計(jì)劃等，從而扎扎實(shí)實(shí)推進(jìn)生物制品企業(yè)檔案信息化建設(shè)。例如，生物制品的研發(fā)周期一般長達(dá)10年，而且通過率較低，這就需要生物制品企業(yè)擁有超高的專業(yè)知識及領(lǐng)先的技術(shù)手段，當(dāng)企業(yè)耗費(fèi)大量的資源、經(jīng)濟(jì)、時(shí)間后取得成功時(shí)，企業(yè)就要對這歷史性的時(shí)刻及過程進(jìn)行詳細(xì)的記錄，明確檔案信息化規(guī)劃細(xì)則可以根據(jù)生物制品產(chǎn)業(yè)鏈的三個(gè)階段進(jìn)行記錄，三個(gè)階段分別是：研發(fā)、測試、銷售。所以，生物制品企業(yè)在對檔案信息進(jìn)行規(guī)劃時(shí)，從這三個(gè)方面進(jìn)行細(xì)化，使企業(yè)文化完整的保存下來。

（三）制定檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是企業(yè)檔案信息化建設(shè)與管理的基礎(chǔ)與重要條件，更是保障檔案信息資源安全性的重要途徑。基于此生物制品企業(yè)的檔案管理人員要制定企業(yè)檔案信息化建設(shè)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，建立健全檔案信息化工作規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，并完善檔案的監(jiān)管制度，明確工作人員各自的職責(zé)，實(shí)現(xiàn)責(zé)任到人，以便提高檔案管理的效率。另一方面，檔案管理人員也應(yīng)該明確檔案信息化的弊端，從法律、法規(guī)、技術(shù)等方面考慮，建立檔案信息安全保障體系，包括防火墻、殺毒軟件、電子加密技術(shù)等來保障企業(yè)檔案信息的完整性和安全性，防止企業(yè)重要信息資源的泄露。

例如，企業(yè)主管部門應(yīng)該為企業(yè)建立專門負(fù)責(zé)企業(yè)檔案信息管理的部門，加強(qiáng)對企業(yè)檔案信息化建設(shè)的宏觀管理和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，如，我公司屬于生物制品行業(yè)，主要從事獸用疫苗的生產(chǎn)、研發(fā)，公司發(fā)展規(guī)模及運(yùn)營都較龐大，在對企業(yè)檔案信息管理中，公司的主管部門便十分重視該過程，所以專門制定了企業(yè)檔案信息化管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，使企業(yè)檔案信息化建設(shè)有了一套標(biāo)準(zhǔn)的參照體系。無論是對企業(yè)的發(fā)展或者企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大都有著十分重要的影響，在廠家與企業(yè)合作中，廠家會十分看重企業(yè)的背景檔案，通過企業(yè)檔案來了解企業(yè)背景文化，如，在生物制品企業(yè)中是否具備先進(jìn)的實(shí)驗(yàn)儀器、領(lǐng)先的技術(shù)工藝等，在生物制品行業(yè)興起過程中，都有哪些研發(fā)成果及主打產(chǎn)品，讓廠家具體了解企業(yè)文化。那么如何制定檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范呢？下面筆者給大家提一些個(gè)人建議，首先，制定檔案保密制度，確保企業(yè)檔案的保密，防止企業(yè)檔案及重要資料泄露，造成不可估計(jì)的損失，其次，再結(jié)合公司自身的檔案管理需求，對檔案的登記制度進(jìn)行制定，確保檔案的全面性、嚴(yán)謹(jǐn)性，方便企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行查閱審讀，除此之外，還可以對電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行升級完善，能夠?qū)n案進(jìn)行分類整理，提高檔案管理的效率。

（四）加強(qiáng)信息化人才隊(duì)伍建設(shè)

優(yōu)秀的檔案信息技術(shù)人才是保證檔案信息管理和建設(shè)的核心與關(guān)鍵，因此必須培養(yǎng)高素養(yǎng)的信息化檔案管理人才，建設(shè)一支高水平的信息化人才隊(duì)伍。首先檔案管理人員要具有強(qiáng)烈的企業(yè)效益觀和保密觀，并樹立終身學(xué)習(xí)的觀念，加強(qiáng)對信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)操作、外語等現(xiàn)代化操作技能的學(xué)習(xí)，提升自身的信息技術(shù)水平和素養(yǎng)，以適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需求；其次，生物制品企業(yè)應(yīng)從長遠(yuǎn)角度出發(fā)，不斷引進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的技術(shù)型人才。并逐步建立以管理型人才為基礎(chǔ)，技術(shù)型人才為重點(diǎn)的信息化人才隊(duì)伍。例如，強(qiáng)化企業(yè)檔案信息化管理必須要對信息化管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)知識與技能，并讓企業(yè)檔案信息管理者熟悉企業(yè)的文化背景及企業(yè)與市場的格局關(guān)系，這樣才能確保企業(yè)檔案信息的有效性。在對企業(yè)檔案信息管理中，首先強(qiáng)化管理人員的安全保密教育，更新技術(shù)措施，提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)，使企業(yè)檔案信息化管理技術(shù)緊跟時(shí)代步伐。

三、結(jié)語

總而言之，信息時(shí)代的到來對于企業(yè)檔案管理工作來說既是機(jī)遇，又是挑戰(zhàn)。要在新形勢下實(shí)現(xiàn)以企業(yè)檔案信息化來促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，就必須要思考如何把握好機(jī)遇，克服挑戰(zhàn)。所以無論是生物制品企業(yè)的管理者還是檔案管理人員都要充分重視企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要性，充分認(rèn)識到現(xiàn)今檔案信息化建設(shè)中的不足，并通過樹立檔案信息化觀念、明確檔案信息化規(guī)劃細(xì)則、制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和加強(qiáng)信息化人才隊(duì)伍建設(shè)等途徑，切實(shí)優(yōu)化新形勢下的生物制藥企業(yè)檔案信息化管理與建設(shè)，讓生物制品企業(yè)檔案更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，從而使企業(yè)獲得更好的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

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（作者單位：哈爾濱維科生物技術(shù)開發(fā)公司）