新時期事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理

李靜輝

摘 要：隨著經(jīng)濟的迅速發(fā)展以及科技水平的顯著提高，現(xiàn)階段人們的生活方式和工作方式也受到了強烈的影響，并逐漸向數(shù)字化發(fā)展。作為一項任務龐大、信息存量較多的工作，事業(yè)單位的檔案管理也實現(xiàn)了數(shù)字化，這不僅提高了檔案的使用效率，而且為事業(yè)單位管理工作的順利進行提供了保證。本文將圍繞事業(yè)單位檔案資料數(shù)字化管理的必要性以及具體的系統(tǒng)完善措施做出分析和探討。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；數(shù)字化

事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理是一種將計算機信息技術作為基礎，通過數(shù)字化檔案管理方式將檔案和文件內(nèi)的各項信息進行數(shù)字化篩選，最后根據(jù)篩選結果進行分類，這一過程中還能夠利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術對檔案內(nèi)的信息進行監(jiān)督管理。這種數(shù)字化管理方式彌補了傳統(tǒng)的人工管理方式的不足，具有方便快捷的特點，因此值得各事業(yè)單位引入使用。

1 新時期事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的必要性

事業(yè)單位的檔案資料主要包括文書檔案、基建檔案、人事檔案三大部分，這些檔案的內(nèi)容對于單位的決策者和管理者來說都是十分重要的，因此要求檔案資料管理系統(tǒng)能夠具備提供充足信息、方便快捷查詢等特點。然而，就傳統(tǒng)的人工管理方式而言，不能完美的達到這兩項要求。因此，為了改善這一狀況，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案資料的數(shù)字化管理顯得十分必要。具體而言可以從以下三個方面展開分析：其一，檔案管理數(shù)字化有利于提高事業(yè)單位的經(jīng)濟效益。隨著經(jīng)濟的迅速發(fā)展，當前各事業(yè)單位中檔案資料的信息量越來越龐大。在傳統(tǒng)的人工管理方式下，事業(yè)單位只能通過增加辦公人員和辦公費用來解決這一問題，這就導致事業(yè)單位的成本大幅增加。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)完美的解決了這一問題，由此減少了事業(yè)單位的成本支出，因此也就意味著提高了其經(jīng)濟效益；其二，檔案管理數(shù)字化有利于提高辦公效率。在傳統(tǒng)的人工管理方式下，檔案資料只有在歸檔后才能夠進行查詢。然而，大部分事業(yè)單位的工作都是連續(xù)不斷進行的，且其中涉及到的檔案資料數(shù)量繁多，這就導致在很多情況下部門的工作遇到不能查閱資料的阻斷，進而對辦公效率產(chǎn)生影響。檔案資料的數(shù)字化管理能夠快速對檔案資料進行歸集整理，且其中有關資料的查詢是十分方便快捷的，因此在很大程度上彌補了傳統(tǒng)管理方式的不足，提高了辦公效率；其三，檔案管理數(shù)字化提高了檔案的利用率。在檔案資料數(shù)字化管理系統(tǒng)下，檔案資料能夠保存的時間更久，用戶也可以更加便捷的查詢到所需檔案，因此大大提高了檔案的利用效率。

2 新時期事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的具體措施

2.1 建立事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)

事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理需要借助計算機網(wǎng)絡將其內(nèi)部的各項檔案進行歸集整理，其中包括將以前的檔案資料以數(shù)字化形式儲存到數(shù)據(jù)庫中，最新最近的數(shù)據(jù)則通過歸集分類保存到計算機內(nèi)，這一檔案管理方式實現(xiàn)了事業(yè)單位檔案管理的整體有序，保證了工作人員及其他相關人員調取資料時的方便快捷。為了實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的數(shù)字化，首先需要通過計算機建立完備的檔案管理系統(tǒng)，且這一系統(tǒng)的建立需要事業(yè)單位從自身管理的情況及其他需求情況出發(fā)，并由此確定相應的設備設施。在這一過程中，最基本的步驟就是在事業(yè)單位內(nèi)部建立完善的局域網(wǎng)，這樣才能建立起一個聯(lián)網(wǎng)性質的檔案儲存數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)事業(yè)單位大規(guī)模檔案的統(tǒng)一儲存和管理。

2.2 劃分事業(yè)單位檔案管理工作的責任

在事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理工作中，會專門設置檔案管理人員來負責檔案數(shù)據(jù)信息的收取、整理、分類及保存。在這一過程中，雖然檔案管理人員的工作量較大，但是其中的責任是十分明確的。隨著事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理逐漸深入，單位高層必須針對檔案管理方面的轉變做出相應的調整措施，包括對管理人員工作崗位、工作責任的劃分和調整。然而，鑒于事業(yè)單位內(nèi)部的各項工作是連續(xù)不斷運轉的，且檔案資料增加的速度十分之快，這就加重了調整工作的復雜性。為了解決這一問題，實現(xiàn)檔案管理工作的責任劃分，事業(yè)單位需要按照數(shù)字化系統(tǒng)的運行要求在每一步驟設立相應的責任崗位，并要求每一步驟的工作人員能夠快速完成各自部分的工作并及時向下一步驟的工作人員交接。這一方式不僅明確了各自的責任，而且在很大程度上提高了事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的工作效率，因此具有顯著的優(yōu)勢。

2.3 完善事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)章制度

盡管事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理與傳統(tǒng)的人工管理方式相比更加方面快捷，但是其中仍然涵蓋了繁多且復雜的工作內(nèi)容。具體而言，其中主要涉及到的內(nèi)容包括事業(yè)單位現(xiàn)有檔案資料的掃描、檔案資料統(tǒng)計表格的制作、會計部門檔案資料的記錄、單位會議內(nèi)容與發(fā)展規(guī)劃的記錄等，且這些檔案資料需要一一進行歸集、分類和保存。

2.4 加強事業(yè)單位檔案資料的安全管理

作為數(shù)字化檔案管理工作的一項重要內(nèi)容，檔案資料的安全管理值得各事業(yè)單位給予更多的重視程度。針對檔案系統(tǒng)安全管理的有效完善措施，主要可以分為以下方面：第一，事業(yè)單位在為檔案資料建立數(shù)據(jù)庫的時候，一定要對各生產(chǎn)廠家和供應商做出仔細認真的篩選，并根據(jù)自身的管理特點以及設計標準選擇合適的、有安全保證的設備，這樣才能使建立出來的檔案資料數(shù)據(jù)庫很好的為自身服務；第二，事業(yè)單位應該時刻關注設備的使用情況，及時添置數(shù)字化檔案管理軟件設施，為后續(xù)的功能升級做好充分的準備，這樣才能保證這一數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的與時俱進；第三，事業(yè)單位需要根據(jù)檔案資料的重要程度設置不同級別的保護設施，防止不法分子打入事業(yè)單位內(nèi)部竊取機密信息。

3 小結

綜上所述，檔案管理的數(shù)字化系統(tǒng)能夠充分利用計算機技術的優(yōu)勢，為事業(yè)單位檔案資料管理工作的有序進行提供了保證，為事業(yè)單位經(jīng)濟利益的提升也做出了一定的貢獻?；诖?，事業(yè)單位應該通過不斷的探索完善這一系統(tǒng)的運行，推動其在檔案管理中的作用充分發(fā)揮。

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