角色理論在辦公室秘書工作中的應用

靳晉

摘要：角色理論屬于心理學的范疇，強調社會關系對于人的行為的影響。市場經濟中，角色理論逐漸進入各行各業中。基于此，本文謹就辦公室秘書工作中角色理論的應用加以闡述，希望通過辦公室秘書的角色認知、角色定位與素質提升來提高辦公室秘書工作能力與工作質量，充分發揮辦公室秘書的重要作用。

關鍵詞：角色理論；辦公室秘書；角色定位

在角色理論中，社會關系決定的人的角色，角色定位影響了人的的行為，人所扮演的角色不同，其所要承擔的工作內容與工作要求也就不同。因此，實際上，人們需要對自己所扮演的角色有正確的認知，明確自身在不同工作場合中的角色定位，具備足夠的角色認同，并能夠基于該角色要求探索提高自身素質與工作能力的方法。

一、辦公室秘書的角色認知

以角色理論為基礎開展辦公室秘書工作，首先就需要明確辦公室秘書的角色定位，以此強化辦公室秘書對于自身工作的認知與體驗，如果辦公室秘書缺乏對于自身角色定位的足夠認知，則在實際的工作中，會出現工作效率低下、工作責任意識匱乏、工作缺乏主動性等情況，影響工作效率與質量。為此在自我角色定位方面，本文提出以下措施：

其一，對于角色的認知。辦公室秘書是單位行政工作的重要環節，也是單位內部上傳下達的重要樞紐，辦公室秘書可以起到協調領導及下屬部門的重要作用。為此，辦公室秘書需要在充分了解自身工作內容的前提下，了解當前的工作狀態，將自身定位在配角、輔助與襯托的角色定位上來，基于現實情況，秉承從實際出發的做事原則，做好上傳下達、協調關系與輔助領導工作的重要任務。

其二，對于角色的扮演。基于自身對于角色的正確認知，結合工作內容與工作要求，合理扮演自身角色。同時，作為領導的重要下屬，以及單位重要的行政人員，辦公室秘書所面臨的工作環境及人際關系十分復雜，需要辦公室秘書能夠靈活游轉于辦公室的工作環境當中，協調各種關系的同時，及時捕捉其中所包含的信息，以便于更加有的放矢地開展工作。

其三，對于崗位的認知。辦公室秘書必須明確自身工作崗位的具體要求與需要承擔的職責，形成相應的責任意識，能夠基于自身對于角色及崗位的具體認知，在工作中主動承擔相應責任，積極探索提高辦公效率與工作質量的方法，從而保障辦公室工作的開展。

二、辦公室秘書的角色定位

辦公室秘書要強化對于自身角色的規劃建設，可以將自己定位為領導的“管家”“士兵”“幕僚”“勤務兵”“保密員”等角色當中，并且對于每一個角色的規劃與定位都有自身的理解。比如，辦公室秘書作為領導的“管家”，要有處理日常事務與工作安排的能力，可以將一系列工作都安排好，包括領導出差時的食宿條件、交通方式、會議時間、會議通知、會議材料、會議概要等具體內容，需要辦公室秘書對自己高標準、嚴要求，時刻謹慎，不能有絲毫懈怠[1]。

又比如，辦公室秘書作為領導的“士兵”，需要具備服從性與忠誠性，能夠以領導為主，在接到工作任務之后立即著手開展工作，以保證工作效率，避免耽誤工作。尤其嚴禁工作中的互相推諉，可以靈活采用各種工作方式，但要在規則的限定范圍之內。辦公室秘書中作為領導的“保密員”，在日常工作中要具備保密意識。領導所處理的工作，許多資料、文件、合同等，都是涉密材料，作為領導的秘書難免需要幫助領導處理這些材料，在工作中，辦公室秘書就必須時刻警醒，樹立保密意識，對于不屬于自己工作范圍中的內容不聽、不看、不說，嚴格避免機密的無意識泄露。

三、辦公室秘書的素質要求

辦公室秘書是領導的重要下屬，作為行政部門的樞紐角色之一，辦公室秘書對于素質與能力要求極高，需要辦公室秘書具備足夠的專業能力與知識儲備，以確保在面臨專業工作時能夠加以高效地處理與解決。同時，辦公室工作涉及龐雜，辦公室秘書是領導的重要助手，需要具備綜合素質與全面的工作能力，為領導的決策、管理、監督、交際等活動提供足夠的智力支持，承擔一部分的“智囊”的職能。辦公室秘書需要明確自身角色定位之間的差異，不斷強化自身的素質提升，能夠在工作中熟練轉換自己的工作職能與角色定位，為領導工作的開展提供助力。

辦公室秘書需要承擔上傳下達與協調各方關系的重要職能，因此還必須具備管理能力、交際能力、協調能力，擁有一定的社會學與心理學專業知識，對于行業現狀、法律法規、競品信息、市場信息、客戶需求等都有一定的了解，以便于為領導的決策提供信息支撐。如果是科研單位的辦公室秘書，還需要具備足夠的專業知識，包括技術原理、工藝流程、技術缺陷、科研問題、市場發展、國外研究、前沿理論、技術走向等方面的信息加以了解，為領導的決策提供幫助。

辦公室秘書需要具備一定的創新能力與創新意識，能夠在日常的工作與生活中多多觀察、多多學習、多多吸收與多多總結，具備足夠的問題應對與解決能力，能夠從客觀、公正的角度看待問題，并敢于嘗試，在不斷的工作與實踐當中提高自己的工作能力與應變能力[2]。

四、結語

辦公室工作中，辦公室秘書是其中極為重要的角色，會起到聯系內外、上傳下達、機要保密等工作，在角色理論下，辦公室秘書要明確自己的角色認知與角色定位，并且基于自身所扮演的角色不斷豐富自身的專業能力與工作素質，在日常生活與實踐中通過觀察、學習、練習與嘗試來不斷強化自身的角色建設，做好辦公室秘書這一重要工作。

參考文獻：

[1]許擁旺，陳維澤.角色理論視角下高校辦公室秘書的能力提升[J].求知導刊，2015 （3）：108-108.

[2]古麗米拉·艾尼.高校辦公室秘書的角色意識及實踐策略[J].辦公室業務，2015 （12）.