從信息孤島到資源平臺

董志梅

摘 要：檔案作為一種信息資源，企業生產、技術、科研和經營等活動的真實記錄和基礎性工作，同時作為與企業同步發展的無形資產，在企業管理等各方面發揮著應有的重要作用。本文以某企業為例，對XX企業檔案管理現狀進行分析研究，提出了構建檔案資源平臺等優化檔案工作的新思路。

關鍵詞：檔案管理；現狀分析；優化策略

隨著知識經濟時代的到來，知識的價值日益凸顯，知識管理正在以一種全新的管理方法和管理思想形式進入現代企業管理的舞臺。何為知識管理？就是對知識、知識創造過程和知識的應用進行規劃和管理的活動。利用知識管理人們可以共享信息，可以通過不同的方式把這些知識應用在業務活動當中，最終提高工作效率和業績。

隨著知識管理的引入，企業檔案資源逐漸成為了企業發展的重要信息支撐，現企業檔案管理模式已不適應新的發展要求，航天企業檔案工作面臨著嚴峻的挑戰。

1 目前企業檔案管理的現狀

1.1 組織觀念陳舊，重保管，輕利用

現在企業中，大多數單位采用傳統實體檔案與信息檔案并存的管理模式。傳統實體管理模式著重于對企業內部檔案實體的保管，采取手工管理方式完成檔案整理、鑒定、提供利用等。這種方式費時費力，效率低下，企業檔案信息加工和信息開發水平十分有限，檔案管理工作無法為企業業務活動提供有力的信息支撐。檔案信息管理模式利用計算機管理檔案，其重點不再局限于保管檔案實體而開始放在對檔案資源的開發和利用上。希望通過這種方式使企業檔案資源中獲取有價值的信息。

通過對某企業的調查可得，全部單位都已使用檔案信息管理系統，實現了文件目錄級的管理。所屬單位18%采用信息化管理模式，82%采用實體管理模式與信息管理模式并存方式。信息資源開發利用程度低，“重藏輕用”現象普遍。

1.2 檔案資源相互獨立，缺乏系統性

隨著檔案信息化進程的不斷推進，計算機應用“遍地開花”。由于各單位在資源建設上沒有一個統一的規劃和標準，管理職能、內容、方式等不同的業務需求造成各自為政的局面。不同的業務、不同的系統、不同的應用、不同的技術平臺，造成檔案信息不流通不共享，無法正常的信息交流，形成一個個“信息孤島”。

以某所為例，各管理部門都有各自獨立運行的計算機應用軟件或模塊。單位內多套信息管理系統并存，最多時達到10余個。如數字化協同系統、自動化辦公系統、經營合同管理系統、標準查詢系統、檔案管理系統、財務管理系統、人力資源管理系統等。各部門產生的文件都在自己的系統里運行，各系統之間的數據標準、結構等不盡相同，互不兼容，很難做到信息和知識資源的自動交換，互聯互通。企業倡導一體化管理，但沒有實質進展。雖成立信息中心，但只是停留在機構合并的層次上，不能滿足信息共享需求，信息孤島出現。

2 企業檔案管理工作中存在的問題：

2.1 管理思想落后，檔案價值未被充分體現

檔案部門一直處于科研生產業務鏈的末端，產生不了直接的經濟效益，在企業發展中不斷被弱化。撤并檔案管理機構、壓縮管理經費，頻繁調整檔案人員配置現象時有發生，完全忽視檔案工作在提高企業經濟效益中的作用，造成了企業無形資產的流失。

2.2 管理手段原始，手工管理與信息管理方式沖突

目前，企業檔案管理大部分單位仍采用傳統檔案與信息化管理模式并存的方式。手工作業方式勞動量大，階段性強，耗時多，交接環節繁瑣，兩種方式并存的單位雖實現了計算機管理，但單位將工作停留在文件級的目錄編制、統計與檢索等基礎工作上，缺乏綜合處理技術能力。兩種方式長期并存，問題也會逐漸突顯，電子文件與傳統紙質文件在管理標準、處理方法、保管方式等方面矛盾逐步突顯。

2.3 管理缺少規劃，企業信息資源整合度低

目前，一些企業部分檔案仍然分散在各個部門或機構，檔案信息無法實現與其它應用系統的共享和有效整合。企業還通過不斷增添新的應用系統來加速企業信息化進程。沒有全面考慮應用系統都需要運行和維護。由于多個系統的存在，在獲取信息時，多口采集，效率低下，造成資源浪費。企業缺乏統一規劃、組織和協調，造成檔案信息資源仍分散在各個部門的應用系統中，無法實現企業范圍內檔案資源的一體化管理。

3 提升企業檔案工作的優化策略

3.1 創新檔案管理方式

信息時代的快速發展，使得電子文件數量越來越龐大，種類越來越繁多，而實體文件將逐漸退出歷史的舞臺，電子文件將成為主角。電子文件的管理需要加強前端控制和全生命周期的管理。并在電子文件的每個階段都要進行控制，確保電子文件的真實性，完整性。要轉變傳統的“末位”觀念，樹立“先行”意識。同時，為了使這些檔案發揮最大的效能，對電子文件進行系統化整合，將企業檔案作為知識資產進行管理，實施檔案知識管理流程，實現知識共享，提高企業科研生產能力。

3.2 實現數據資源整合

數據資源整合是將企業電子文件信息資源諸要素有機地連接成為一個整體的動態過程，對各種電子文件信息的重新組織。資源整合中，首先建立統一的數據集成框架，支持各種異構數據之間的交換；從基礎的業務應用系統聚集管理數據；在財務、人事、檔案、經營、標準等管理系統之間建立統一兼容的數據接口；實現企業管理部門之間的數據資源的全面融合及充分共享。

3.3 構建檔案資源平臺

要解決企業業務活動中產生的有價值的文件和信息進行收集、歸檔、整理、保存和利用這些問題，檔案管理就要向知識資源管理方向發展，整合現有管理系統。大多數企業已經擁有功能比較全面的檔案信息系統。因此，在構建檔案資源平臺時可以以原檔案管理系統為基礎，增加“檔案知識資源庫”“檔案知識資源整合系統”“檔案知識資源服務系統”等模塊，并將這些模塊與企業現有應用系統相關聯，實現系統間的無縫鏈接，由獨立的“信息孤島”整合成由“檔案知識資源庫”“檔案知識資源整合系統”“檔案知識資源服務系統”三位一體的“檔案知識資源管理平臺”。“檔案知識資源庫”主要集中存儲企業各種信息和知識；“檔案知識資源整合系統”則主要用全面收集企業內各子系統產生的電子文件，并對其進行加工處理，轉化為統一格式的數據，存入到檔案知識資源庫中；“檔案知識資源服務系統”主要是為利用者提供一個檢索和服務的窗口。為決策層提供戰略性的決策服務，為科技人員提供系統的科研檔案知識。

綜上所述，檔案知識資源管理是檔案發展的必然趨勢，檔案工作在對傳統管理模式進行揚棄的基礎上，引入知識管理理念，構建企業檔案知識資源管理平臺，企業檔案管理工作才有更為廣闊的發展空間，才能在企業活動中發揮更為重要的作用。如果說知識成就未來，那么檔案知識資源也必將助力事業發展。

參考文獻

[1]黃曉艷 探析檔案信息管理與知識管理之融合 圖書檔案.2014

[2]談志興 檔案與文化強國建設 中國文史出版社 2014

[3]楊冬權 怎樣引領檔案工作新常態 《中國檔案報》 2015.11