淺談新形勢下醫院檔案管理的改進措施

狄亞霞

摘 要：隨著醫院的不斷深入，醫院面臨著新的發展機遇和挑戰，醫院檔案管理在確保醫院正常有序運行中發揮著重要的作用，針對目前檔案管理中存在的問題，醫院檔案管理需與時俱進，運用大數據平臺等加強精細化和規范化管理，提高檔案安全和利用水平。

關鍵詞：醫院檔案；新形勢；措施

隨著新醫改的深入推進，特別是現代醫院管理制度的逐步推廣建設，醫院發展面臨著新的機遇和挑戰，醫院管理由外部擴張型轉向內部精益管理時期，醫院檔案管理在促進和規范醫院管理中將發揮越來越重要的作用，高效與規范的檔案管理工作是推進醫院各項順利實施的重要保障，為醫院發展和運行提供決策依據和支撐。本文將重點分析當前醫院管理工作存在的不足，淺談在新形勢下醫院檔案管理的幾點改進措施。

1 當前醫院檔案管理的基本現狀

我國醫院檔案管理工作現階段存在的問題有：其一，醫院檔案種類繁多，檔案管理分布在各部門，統一管理難度較大；其二，醫院檔案相關管理制度不夠嚴謹與完善，檔案管理需進一步規范；其三，管理檔案人員水平參差不齊，檔案管理專職人員缺乏；其四，檔案管理工作沒有得到醫院的高度重視；其五，防火墻安全和網絡入侵檢測能力等急需加強。其六，醫院檔案利用能力需進一步增強。這些問題的存在不利于促進醫院的長遠發展，為其發展和建設帶來了潛在的隱患，科學合理的醫院檔案管理工作是保證醫院長遠發展和健康發展的重要保證。

2 新形勢下醫院檔案管理改進措施

2.1 高度重視新形勢下加強醫院檔案管理的重要性和必要性

在新時期，檔案管理得到了各方面的高度重視，醫院檔案的重要性也被提升到前所未有的高度。《國務院辦公廳關于建立現代醫院管理制度的指導意見>（國辦發〔2017〕67號）提出，加快醫療服務供給側結構性改革，實現醫院治理體系和管理能力現代化，推動各級各類醫院管理規范化、精細化、科學化，基本建立權責清晰、管理科學、治理完善、運行高效、監督有力的現代醫院管理制度。一方面現代醫院各方面制度的完善和修訂都是依賴和建立在醫院檔案資料的基礎上。另一方面，隨著內部監督和外部監督體制的不斷建立和加強，醫院檔案資料為醫院規范管理，法治建設提供了重要的依據，特別是在反腐倡廉工作中提供了重要的憑證資料。

2.2 充分利用醫院信息化建設促進醫院檔案管理提升

進入“十三五”時期，醫院信息化建設飛速發展，“互聯網+醫療”為醫院發展帶來了顛覆性的改革，借助信息化手段，醫院管理越來越精細化和規范化。醫院檔案包含了醫療、人力資源、基建、科研、財務、醫德醫風等多方面的檔案，各類檔案一般都分布在各部門，通過院辦或綜合檔案科對醫院所有檔案進行綜合管理和指導，一般沒有統一的平臺管理全院所有檔案。隨著大數據平臺中心在醫院的建設，醫院的醫療各信息系統的軟件數據能納入平臺統一管理，但是檔案管理在各部門的運用參差不齊，有些部門的檔案，如醫德醫風檔案可能還停留在紙制檔案收集中，人力資源檔案已經逐步信息化了。建議醫院充分利用信息化建設的大平臺，將各方面的檔案運用信息化技術進行綜合管理，促進醫院檔案管理水平提升。

2.3 進一步規范檔案管理，增加檔案管理的覆蓋面

醫院依據《中華人民共和國檔案法》《檔案法實施辦法》《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期先規定》《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》《歸檔文件整理規則》《會計檔案管理辦法》《醫藥衛生檔案管理暫行辦法》等相關文件的要求，完善醫院各方面的檔案管理，在醫院實際檔案管理工作中，醫院總是根據自己的需求來收集管理醫療衛生檔案，具有較大的盲目性和隨意性。如對內發文和外收文的等文書檔案的管理比較規范，但其他檔案的管理相對比較薄弱，如小型工程項目管理、醫院“三重一大”事項從決策到執行和落實情況等，目前對資料的整理和收集還比較零散，沒有進行統一完整管理。建議從領導層面加強對醫院檔案管理工作的重視，將醫院檔案管理納入醫院發展規劃，列入對各職能部門的考核范圍，加大經費支出，強化醫院管理人才隊伍建設，進一步提高全院檔案管理的意識和能力，注重加強檔案資料完整性和區塊管理，擴大檔案管理的覆蓋面。

2.4 提高檔案安全管理，加強檔案開發利用

信息化的發展不僅為醫院檔案帶來了巨大的便利，也為安全管理埋下了隱患，在新的形勢下，醫院檔案安全面臨著新的考驗。檔案管理不僅需要做好人防、物防、技防相結合的“三位一體”綜合防范體系，為檔案室配備消防、安保、溫濕度控制、檔案消毒、掃描、數碼攝錄等必要的檔案安全保管設施，還需要通過注冊檢查、加密技術、身份驗證、防火墻、權限檢查、系統日志、數據備份等方式，加強數據及系統安全性，以抵擋病毒、黑客、木馬等問題。

隨著檔案工作服務理念的轉變，為利用檔案著提供更加便捷的服務是檔案工作者的一項重要職責。醫院檔案管理要以檔案的開發利用為重點，積極發揮醫院檔案自身的作用和價值，為醫院制定規劃、政策、制度提供參考，為廣大醫護工作者提供服務。要充分整合各信息資源，在保證數據安全保密的前提下實現統一管理、資源共享，在整合信息資源的基礎上構建一個檔案信息查詢平臺特別是云端技術的發展，將使醫院檔案管理更加方便快捷、準確。

新時代，對醫院檔案管理工作提出了新的要求，做好醫院檔案管理，關系著醫院的整體管理服務能力和水平的提高，也是確保醫院安全有序運行的重要抓手。在新的形勢下，醫院要充分結合醫院發展目標和規劃，科學制定醫院管理制度，培養管理人才，進一步推動醫院檔案的高效、現代化管理，真正發揮醫院檔案的積極作用。

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