探究企業檔案信息化建設中存在的問題及其對策

何程

摘 要：現代化水平的不斷提升，很大程度上是依靠信息技術與計算機技術為主要推動力的，信息時代下的各行各業都在進行著信息化建設的嘗試，其中檔案管理在信息化建設過程中逐漸暴露了一定的不足。本文基于這一前提，就企業檔案信息化建設過程中存在的缺陷與不足進行分析，進而有針對性地就這些問題提出相應的解決策略。

關鍵詞：檔案管理；信息化建設；信息安全

現代企業的信息化建設包括檔案信息化管理與辦公自動化建設，而在這個過程中，其技術的應用核心就是信息技術與計算機技術。在檔案管理方面，企業可以通過信息技術的應用來進一步提高其檔案管理效率與管理水平，減少需要消耗在檔案方面的成本與投入，為企業的檔案信息服務提供更加便捷與高效的模式，同時可以通過行之有效的檔案信息化建設來提高檔案管理的安全性。

1 企業檔案信息化建設中存在的問題

1.1 對于檔案信息化建設的認識存在誤區

就當前而言，許多企業在檔案管理的信息化建設方面存在一定的局限與不足，而產生這種情況的主要原因在于企業對于檔案信息化建設認知水平的嚴重不足。許多企業認為檔案管理的信息化建設是一種檔案電子化的轉換過程，只是一種信息存儲方式的轉換。在實際的工作中能夠認可檔案管理信息化建設的便捷性，僅僅將檔案資料的信息化管理措施作為一種輔助性管理措施，利用信息化檔案管理的便于錄入與傳輸的優勢，但依舊將紙質檔案管理作為主流方式，不僅沒有減少紙質檔案管理中的不必要投入，還降低了檔案管理的質量與效率。另外，當前的企業在開展檔案管理信息化建設的過程中，還存在檔案管理隊伍專業性不足的現象，檔案管理人員的整體素質較低，影響檔案管理工作的順利開展。

1.2 檔案管理信息化建設的規范性標準匱乏

部分企業在實際的檔案管理工作中，并沒有及時轉變工作模式與管理理念，僅僅是將檔案管理工作著眼于電子檔案的收集與管理方面，缺少專門的檔案管理信息化系統，影響檔案管理質量與效果，將檔案管理的信息化建設，僅僅看做一種電子文檔處理方法、檔案管理工作流程來看待，并沒有將檔案信息化建設作為一種系統性的工程來加以考量。就目前而言，我國大力提倡檔案管理的信息化建設，并且出臺了相應的管理辦法與政策法規，但在實際的應用中，這些政策法規還存在一定的局限性，對于企業的檔案管理信息化建設而言，缺少實踐價值。主要問題體現在：其一，檔案信息化管理模式的應用缺少規范化與系統化的標準；其二，現有的管理辦法與法律法規的應用無法適應時代的高速發展，沒有根據不同的產業行業與企業運行模式制定差異化的標準規范。

2 企業檔案管理信息化建設的重要策略

2.1 轉變對于檔案管理信息化建設的錯誤理念

針對當前企業檔案信息化管理機制的建設，要積極轉變傳統的檔案管理理念與管理模式，看清當前的企業建設與發展形勢，明確企業管理的實際需求，采用信息化手段來有效提高檔案管理信息化建設水平[1]。在這個過程中，企業領導者與檔案管理部門要做好自身定位工作，明確企業發展的實際需求與實際考量，明確檔案管理信息化建設的重要性，積極謀求建立專業的、獨立的企業檔案管理信息系統，通過該檔案管理信息系統有效加強企業檔案管理信息化建設的專門性與專業性。同時，企業需要加強對于時事政治與時代主流的關注與了解，明確社會發展的主要方向，積極學習先進的管理理念，以信息技術為支撐，推動企業檔案管理信息化水平的提升，并且通過進一步提高信息技術與信息化設備的投入，減少消耗在紙質檔案管理中的物資成本、時間成本、空間成本投入，進一步提高檔案管理質量與效率。

2.2 建立規范化的信息化檔案管理標準

企業在開展檔案管理的信息化建設的過程中，還需要建立行之有效的檔案管理信息化標準規范體系，建立科學合理的檔案管理系統。就目前而言，我國國家檔案局已經發布了檔案行業標準《歸檔文件整理規則》，對企業檔案管理通過提出了規范化的整理規則，但相較于主要發達國家而言，還未能形成健全而完善的標準規范體系。為此，企業在開展檔案管理的信息化建設的過程中，就需要企業根據自身發展的實際需求，結合企業未來發展建立相應的檔案管理信息化規范標準體系。為此，企業在開展檔案管理的信息化建設的過程中，就需要對于國家的相關制度規范與行業標準有明確的了解，以此基礎開展行之有效的檔案管理信息化建設。在這個過程中，企業還可以充分參考發達國家與大型企業內部檔案管理信息化建設經驗與模式，積極引進先進的管理理念與管理技術，推動企業檔案管理的信息化建設水平的有效提升。

2.3 加強企業檔案信息化管理的人才隊伍建設

企業在開展檔案管理信息化建設的過程中，需要明確檔案管理信息化建設的主要局限與限制，就目前而言，人才的局限是影響企業檔案信息化管理的重要因素，為此就需要加強企業檔案信息化管理人才隊伍的建設。信息時代，企業的檔案信息化管理不僅要求把檔案信息保存好，還要實現對信息技術的有效應用，通過信息化檔案管理來減少企業消耗在檔案管理與資源配置方面的成本，進一步提高企業檔案管理的經濟性。為此，企業需要積極引進在專業技術與專業能力方面更加突出的人才，通過引進專業技術人才來進一步加強企業檔案管理信息系統的建設與完善。

企業還需要對當前的檔案管理人員進行行之有效的專業培訓，加強檔案管理人員與大型企業之間的溝通與交流，積極謀求與大型企業之間的合作，定期派員進行相互交流與溝通，以考察先進的檔案管理信息化建設模式。另外，還需要加強對于檔案管理人員的信息化水平與專業技術的考核與培訓，建立良好的考核機制，制定合理的考核指標，對于檔案管理信息化建設過程中的人員表現進行考核與評價，就其中表現較好的人員給予一定的獎勵，對于表現較差的人員采取一定的懲處措施。

2.4 加強對于企業檔案信息化建設中的安全性管理

就企業檔案管理的信息化建設來說，盡管在很大程度上可以提高其檔案管理效率與管理質量，但同時也會帶來一定的信息安全威脅，基于此，企業在開展檔案管理的信息化建設的過程中，需要注重檔案管理的安全性。一般來說，在企業初步開展企業檔案信息化建設時，需要留存相應的紙質檔案，制定相應的雙軌并行制，通過紙質檔案與電子檔案的并行管理來有效減少檔案資料的遺漏與丟失。而這個過程并不等同于上文所述的對于檔案管理信息化缺少信心的情況，而是在考慮到自身在技術應用與信息化建設水平方面的不足，將紙質檔案的管理作為一種保障措施。另外，在實際的信息化建設的過程中，要加強信息技術的安全應用，通過自動化的數據備份與病毒防護措施，結合嚴格限制的檔案信息訪問權限，以實現對于檔案資料的安全管理[2]。

3 結語

在信息時代下，要想進一步推動企業的向好發展，推動企業信息化水平的提升，就需要制定行之有效的檔案管理辦法，大力推動企業檔案管理信息化建設水平的提升，就需要轉變對于檔案管理信息化建設的錯誤理念，建立規范化的信息化檔案管理標準，加強企業檔案信息化管理的人才隊伍建設，加強對于企業檔案信息化建設中的安全性管理。

參考文獻

[1]張華.企業檔案信息化建設存在的問題與對策探析[J].中國高新區，2018（09）：221.

[2]靳秀華.關于企業檔案管理信息化建設的思考[J].蘭臺世界，2014（S1）：72-73.