基層檔案館信息化建設存在的問題及解決措施

婁亞平

摘 要：信息化時代的到來，檔案的生成方式、管理技術和開發利用等諸多方面都發主了重大變化，檔案的數量急劇增加，不同形武的檔案不斷出現，然而，基層檔案館的條件比較落后，檔案管理面臨新的挑戰。文章針對信息化建設的問題，提出了一系列的解決方式。

關鍵詞：基層檔案館：信息化；存在問題；解決措施

隨著科學技術的迅猛發展，信息的管理技術和信息的開放利用已經成為衡量社會發達程度和科學技術水平的標志。檔案作為一種信息源，最大限度地發揮其效能，是檔案事業迎接信息時代挑戰的重大戰略問題。

1 檔案實現信息化是社會科學發展的必然結果

“提升檔案管理檔次，將檔案交給計算機系統管理”已成為一種必然趨勢。

1.1 檔案信息化是檔案生成形式轉變的客觀要求

當前，人們不再以單一的文字形式而是以文字、聲音、視像等多種形式來記錄人類活動的情況、傳遞信息，許多工作的開展也不再受時間、地點的限制，檔案生成的主客觀條件己發生很大變化，而且計算機和高速信息網的組合使檔案的生成方式也發生了很大的變化。這就要求檔案工作也要采用現代信息技術來代替某些傳統的管理手段和方法，實現信息化管理。

1.2 檔案信息化是檔案保管方法改變的客觀要求

不同的檔案需采取不同的保管方法，傳統的檔案大部分是紙質的，我們已經掌握了比較科學的保管方法，然而現今出現了很多非紙質的檔案，它們的保管就需要特定的科學方法。由于檔案數量龐人，種類繁多，所以，即使足紙質檔案也耍進行微機管理。

1.3 檔案信息化是檔案利用方式變化的客觀要求

社會信息化改變了人們工作、學習、生活的環境，使人們更注重信息的時效性。，希望更方便、更及時、更準確地獲得更多的信息。傳統的檔案利用方式，已不能滿足人們的需求，在信息化時代必然要發生根本性變化。

2 檔案信息化亟待解決的問題

檔案信息化建設面臨著許多亟待解決的問題。

2.1 檔案信息化建設觀念相對落后

雖然檔案的重要性逐漸被人們認可，但是我國仍有相當一部分人檔案意識淡薄，觀念陳舊，認為檔案無足輕重，沒有多大用途，這就造成了在檔案信息化建設過程中的非積極投入及非規范行為，這與檔案工作須加大投入，規范管理格格不入，從而導致檔案信息交流、傳遞受阻，檔案信息化建設進程延緩，最終影響檔案信息化建設目標的實現。

2.2 檔案管理體制存在的弊端

就目前的檔案管理體制而言，各個基層檔案館收藏檔案的范圍、內容等相對集中，它所提供的也只能是比較單一的、專門的檔案服務。同時，各個檔案部門之間基本上都是各自為政，沒有進行互相溝通和信息的綜合利用。如果人們需要較多的檔案信息時，就要去多個檔案部門查找，很繁瑣，這與講求效率的信息時代越來越不適應。

2.3 檔案管理手段不先進

傳統的檔案管理手段，應付日常的查檔、歸檔、裝訂整理工作比較多，使檔案人員忙碌于大量的繁瑣的手工操作工作環節。新科技的大量出現，檔案新型載體的不斷應用，傳統的檔案管理手段顯然已經不能滿足檔案處理需要。檔案整理、歸檔、保管、查閱等方面都必須改進，對不同類別的檔案，應采取不同的管理手段。

2.4 檔案管理標準存在滯后

檔案信息化建設的前提是檔案信息的規范化、標準化，即用共同的信息技術和信息語言組織檔案信息。自1979年以來，我國已頒布了不少檔案工作標準，但其中絕大多數是針對紙質、音像等檔案，針對數字化檔案、電子文檔和影視材料的寥寥無幾，而檔案信息化建設主要面對的是數字化的檔案信息、電子文檔和影視材料，這就需要從數字檔案信啟、的著錄、保護；電子文檔的制作、存貯、應用；影視材科錄制、復制、傳輸等方面著手，制定新的標準來規范工作實踐。

2.5 檔案提供利用方式的局限性

傳統的檔案服務一般必須在檔案人員的許可或幫助下進行，檔案利用者無法.隨時獲得自己所需要的檔案信息。在社會信息化程度和人們生活節奏日漸加快的現代，傳統的檔案利用方式的局限性越來越明顯，已無法完全滿足人們方便、及時、準確獲得檔案信息的需要。

2.6 檔案人員素質還不能完全適應檔案信息化管理的要求

隨著計算機技術的成熟和普及、數據標準化工作的完善以及辦公自動化設備的廣泛運用，新載體形態方式的公文將大幅度增加，機讀型、縮微型、視聽型檔案將人量涌現。這些變化深刻地影響著檔案工作隊伍結構及檔案人員知識結構的變化，對檔案人員的素質提出了更高的要求。而當前檔案工作者的年齡偏大，計算機應用能力不強，具備計算機和檔案管理專業知識的復合型人才短缺。

3 基層檔案館檔案信息化建設與對策

1）轉變傳統觀念，樹立現代檔案意識各級領導要充分認識信息化的重要性，認識檔案資源信息化對檔案習千業創新與發展的重要性，切實把檔案資源信息化提到戰略高度來思考，這是檔案事業生存與發展的問題，也是創新與改革的方向。同時，檔案工作者應認清面臨的挑戰和機遇，加強工作責任感，樹立現代管理理念，努力用現代化管理于段去管理檔案，適應時代發肥的要求。

2）檔案包應依法制定檔案信息化建設的標準和制度。結合實際情況，制定相關標準和制度，建立和完善檔案管理標準體系。（1）電子檔案的鑒定和原始屬性的確認及電子文件的形成、保管、利用都應制定相應的標準和辦法。（2）修訂檔案信息管理工作標準、格式，以健全檔案信息管理體制。（3）必須采用成熟、通用的技術及產品，以保證信息資源建設和利用的可靠性。（4）強化檔案管理科學化的激勵約束機制，保障檔案信息化的推行和相關制度的落實，促進檔案工作的制度化、程序化、規范化。

3）創新檔案管理的模式創新利用新技術和新手段管理檔案是檔案事業發展的必然趨勢，檔案部門要堅持檔案信息化建設的發展方向，立足當前，著眼未來，增加人、財、物的投入，積極創造條件，極大限度地采用計算機、縮微、光盤等先進技術與手段，積極探索信息時代檔案管理的新途徑和新方法，加快檔案信息化建設進程。

4）建設信息網絡。實現信息資源必須打破檔案部門各自為政的局面，建立一個統一著錄格式、統一編排的檔案信息網絡，實現資源共享，使利用者很方便地獲得更多的、更廣泛的檔案信息。同時.需要政府宏觀控制，大力加強橫向聯合，共同進行檔案信息化建設過程中涉及到的相關標準研究、制訂、實施。

5）深層次開展檔案信息服務。處于信息化社會的今天，檔案人員不再單純是檔案保管員，還應該是檔案信息財富的擁有者和提供者檔案信息的開放和開發，要樹立服務意識和產業意識，面向經濟建設主戰場主動出擊。如開發市場信息，為企業提供營銷機會：開發法律信息，為企業維護合法權益服務；開發房地產信息，為城市改造和建設服務等。

6）普及信息技術，提高檔案工作者的整體素質。信息技術、網絡技術在檔案領域的廣泛應用以及電子文件、電子檔案的安全問題等等都對檔案管理人員提出了更高的要求。一方面，檔案工作者應具有較高的政治素質，良好的職業道德和崇高的敬業精神。另一方面，檔案工作者應熟悉檔案管理業務知識，具有較強的計算機應用能力，還要學習利掌握現代管理技術，并有機地與檔案工作結合起來，邊學習邊實踐。

4 結束語

基層檔案案館信息化建設，是檔案事業發展中的新事物。它在建沒中必然要吸納采用大量新技術、新成果：在工作中也難免會遇到新情況、新問題要加強調查研究，要善于總結經驗教訓，主動爭取相關技術部門的支持，妥善處理好檔案信息化建設中的新情況，新問題。使基層檔案館信息化建設健康發展，讓檔案信息廣泛地服務于社會。

參考文獻

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