基于大數據背景下企業檔案信息化管理建設的分析

林麗平

摘 要：隨著社會經濟的發展和信息科學技術水平的不斷提高，為企業檔案信息化管理建設工作的開展創造了更為便利的條件，對于企業的發展有著重要意義。本文從檔案信息化管理意識薄弱、缺乏相應的指導與規劃以及企業檔案管理者職業素養有待提升三個方面入手，對企業檔案信息化管理建設的現狀展開分析，同時對基于大數據背景下企業檔案信息化管理建設的有效路徑提出具體建議。

關鍵詞：大數據；檔案管理；信息化建設

企業檔案管理是企業管理工作的重要組成部分，不僅囊括了企業內部知識，也是企業信息資源的重要代表。檔案管理作為企業各項決策的理論依據。是企業中具有極高價值的隱形財產，對于企業的發展有著不可忽視的重要意義。但是隨著網絡信息技術的蓬勃發展，傳統的檔案管理已經不能滿足現代化企業發展的實際需求，基于大數據背景下實現檔案信息化管理成為企業發展需要面臨的首要問題。

1 企業檔案信息化管理建設的現狀

檔案管理在現代化企業管理中占據非常重要的地位，隨著社會經濟與信息科學技術的不斷發展，企業檔案的信息管理建設逐漸成為衡量企業綜合實力的標準之一。但是從企業檔案信息化管理建設的現狀來看，仍舊存在一些問題亟待完善，通過對企業檔案管理相關案例的分析和文獻資料的研究，筆者將企業檔案信息化管理建設中存在的主要問題進行了以下總結：

第一，檔案信息化管理意識薄弱。企業檔案信息化管理建設工作需要以企業內部不同管理部門之間的良好溝通作為基礎，通過對各類管理信息資源的分析和整合，實現對檔案信息資源的科學配置。在這一過程中，檔案信息管理意識的薄弱是制約企業檔案信息化管理水平提升的主要因素，主要體現在企業管理者對于檔案信息化管理的認識還不夠，沒有真實認識到大數據背景下企業檔案信息化管理建設的重要性，進而導致了企業檔案管理工作只能停留在簡單的信息歸納、整理以及保存等基礎層面上；

第二，缺乏相應的指導與規劃。企業在檔案信息化管理建設過程中缺乏相應的指導規劃，更多的會體現在私營企業的檔案管理工作中，企業管理者對于檔案信息化管理缺乏有效的宏觀指導和科學的統籌規劃。究其原因，私營企業在進行管理時不會受到上級行政部門的管理壓力，對于內部檔案管理建設工作大多采取被動的態度，使得企業檔案信息化管理建設始終流于形式。此外，一些企業為了追求經濟利益的最大化，往往會選擇在“并不重要”的檔案管理工作盡可能的縮減人力、物理、財力的投入，對于大數據背景下企業檔案信息化管理建設造成較大的影響；

第三，企業檔案管理者職業素養有待提升。長期受到傳統企業檔案管理模式的影響，不管是企業管理者還是檔案管理工作人員，都認為企業檔案管理工作是非常輕松且工作難度較低，導致了大部分檔案管理人員在實際的工作中只具備基礎的檔案分類管理能力，或者利用電腦進行簡單的信息錄入工作。但是在信息時代背景下，企業檔案管理工作不再是簡單的信息儲存，對于檔案管理人員的信息技術水平和檔案管理綜合能力提出了更高的要求。

2 基于大數據背景下企業檔案信息化管理建設的有效路徑

2.1 注重檔案包含的知識信息

在信息時代大數據背景之下，企業檔案信息化管理的本質就是對知識的管理，想要進一步提高企業檔案信息化管理效率，需要在脫離檔案本身管理的基礎上，提高對檔案內部包含知識信息的重視程度。從某種程度上講，企業檔案管理工作的實際作用和判定檔案管理是否取得良好的效果，應用將檔案中知識信息資源的獲取價值以及利用情況作為科學的評定標準[1]。比如：隨著網絡信息科學技術的不斷創新發展，知識管理已經逐漸成為現代企業檔案管理工作中的最大特征，如何在檔案信息化管理過程中對檔案信息資源進行合理的利用以及充分發揮出檔案信息資源的最大價值，是大數據背景下企業檔案信息化管理建設需要考慮的重點問題。只有結合企業發展的實際情況，科學制定企業檔案信息化管理目標，實現檔案管理與知識管理的相互融合，才能更好地促進企業檔案管理效率的提升。

2.2 用知識信息引領生產實踐

通過上文可以明顯的看出大數據背景下企業檔案信息化管理建設中知識管理的重要性，由于檔案信息化管理工作與企業實際的生產經營管理存在較大的差異，為了進一步提高企業生產經營管理與檔案信息化管理建設兩者之間的聯系，可以通過用知識信息引領生產實踐的方式，將企業檔案信息化管理與生產經營管理進行有效結合，在切實保證企業生產經營管理效率的基礎上，將檔案信息化管理的作用發揮到最大化。比如：在實際的檔案信息化管理建設過程中，除了必要的信息化管理設備的投入之外，還要進一步實現檔案管理信息儲存電子化和資源利用的信息化。大數據背景下企業檔案信息化管理建設不單單針對的是檔案管理的某一個環節，而是在圍繞整個檔案管理工作的基礎上，通過對現代化技術的靈活運用，將檔案信息包含的知識信息作為企業生產實踐的思想指導，進而提高企業的經濟效益。

2.3 加大對檔案管理人員的培訓力度

加大對檔案管理人員的培訓力度是大數據背景下企業檔案信息化管理建設的有效措施之一，可以從以下兩個方面著手：第一，企業檔案信息化管理人員的塑造過程。企業檔案管理涵蓋了企業管理的顯性知識，想要充分發揮出知識管理的作用，取決于檔案管理人員自身對信息知識管理的把控能力。提高企業檔案管理人員的專業能力和建設一支專業的檔案管理隊伍，是現代企業檔案信息化管理建設長足發展的根本；第二，強化檔案管理人員的信息化管理意識。比如：可以通過建立健全檔案管理人員審核體系，使其直接受制于企業最高管理者，形成“統一指令、分級管理”的檔案管理模式，進而促進企業檔案信息化管理的統一化、標準化、規劃化發展。

2.4 合理規劃檔案信息化管理建設

在信息時代，檔案信息化管理建設對于企業發展有著重要作用。轉變企業管理者對于檔案管理的傳統管理，大力推動檔案信息化管理建設以及合理規劃檔案信息化管理建設方案，是大數據背景下研究檔案發展的新思路[2]。比如：在實際的檔案管理工作中，將實現信息化檔案管理作為檔案發展的核心理念，在保證企業檔案事業具有與時俱進特點的基礎上，推動企業檔案信息化管理建設方案的快速落實。與傳統的檔案管理相比，檔案的信息化管理建設更有利于企業檔案信息與生產經營狀況之間的緊密聯系，避免信息管理與生產經營相互脫節想象的出現。針對檔案信息化管理建設工作中可能出現的各種問題，應該在加大人力、物理、財力投資的基礎上，采取集思廣益的方式來保證檔案信息化管理建設工作的順利進行。

3 總結

綜上所述，在信息時代背景下，企業檔案信息化管理建設是企業發展道路上的必然選擇，對于提高企業檔案管理效率和信息傳輸效率有著重要作用。為了可以充分發揮出檔案信息化管理的實際作用和實現企業信息化管理改革，需要注重檔案包含的知識信息、用知識信息引領生產實踐、加大對檔案管理人員的培訓力度以及合理規劃檔案信息化管理建設。只有真正認識到信息化管理的重要性，才能實現企業的持續健康發展。

參考文獻

[1]孫敏.大數據時代高校檔案資源體系建設的分析[J].文教資料，2017（25）：129-130.

[2]李靜.大數據背景下企業檔案信息化管理建設的思考[J].管理觀察，2015（27）：117-118.