新形勢(shì)下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理面臨的困境與突破

黃文藝

摘 要：檔案管理工作作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的重要組成部分，在單位的發(fā)展建設(shè)過程中發(fā)揮的作用越來越顯著，伴隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，各個(gè)行業(yè)都面臨著巨大的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作也是如此，本文從機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要意義出發(fā)，針對(duì)當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀提出幾點(diǎn)建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)；事業(yè)；單位；檔案；面臨；困境

1引言

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的各項(xiàng)工作都離不開檔案管理工作，檔案管理工作不僅有效的服務(wù)于其他各項(xiàng)工作，同時(shí)也是保障機(jī)關(guān)事業(yè)單位高效有序運(yùn)轉(zhuǎn)的重要基礎(chǔ)。伴隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作面臨著更多的新任務(wù)與新要求，伴隨著信息載體和形式的不斷變化，檔案管理內(nèi)容也越來越復(fù)雜，這就使得機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中的問題不斷暴露出來，在新形勢(shì)下如何加強(qiáng)檔案管理工作促進(jìn)單位更好更快發(fā)展成為機(jī)關(guān)事業(yè)單位亟待解決的問題。

2機(jī)關(guān)事業(yè)檔案的概述及管理意義

檔案管理工作是實(shí)現(xiàn)單位高效發(fā)展的重要一環(huán)，伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，機(jī)關(guān)事業(yè)檔案管理工作逐漸由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向信息化檔案轉(zhuǎn)變，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來使檔案信息資源呈現(xiàn)指數(shù)型遞增趨勢(shì)，以往的檔案信息化管理手段已經(jīng)難以滿足當(dāng)前單位的發(fā)展需求，對(duì)國家機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案進(jìn)行改革具有十分重要的理論和現(xiàn)實(shí)意義。首先，通過完善和優(yōu)化國家機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理，不僅能夠推進(jìn)國家機(jī)關(guān)事業(yè)檔案制度向公共檔案制度的轉(zhuǎn)變，同時(shí)還能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案管理工作的重構(gòu)，實(shí)行公共檔案管理。其次，完善機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作能夠提升檔案公共服務(wù)管理意識(shí)，削弱政治控制功能，提升公共檔案管理水平，進(jìn)一步強(qiáng)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位的服務(wù)功能。最后，健全機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作還可以維護(hù)工作人員的合法權(quán)益，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的淡漠化、神秘化以及政治化傾向，從而秉持檔案管理的公共服務(wù)、公共利益以及制度效益等先進(jìn)理念，逐步實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)事業(yè)檔案管理的公開化、信息化、規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，讓檔案管理工作公開在陽光下，接受廣大群眾的監(jiān)督，為提升檔案管理水平提供強(qiáng)有力的保障。

3機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理面臨的困境

現(xiàn)代化檔案管理主要是運(yùn)用現(xiàn)代化手段對(duì)檔案資源進(jìn)行分類，歸納與整理，直接或者間接的滿足人們對(duì)檔案信息需求的一種活動(dòng)。在湖北宜昌的行政事業(yè)單位都是從2016年開始采用的“宜昌市縣鄉(xiāng)村文檔一體化管理系統(tǒng)”。一是由于系統(tǒng)投入使用時(shí)間不長，系統(tǒng)本身存在不足，二是個(gè)單位的管理人員對(duì)系統(tǒng)的操作不熟，導(dǎo)致數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)安全、信息查閱、檔案檢索等檔案信息化存在短板。

3.1機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理難以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求

檔案管理意識(shí)薄弱，部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不夠了解，對(duì)于檔案信息管理平臺(tái)的建設(shè)缺乏重視，導(dǎo)致人事檔案管理出現(xiàn)資料丟失、遺漏以及存放雜亂無章的現(xiàn)象；另外行政事業(yè)單位的檔案員都是辦公室工作人員兼職，大部分不是專業(yè)技術(shù)人員，專業(yè)素質(zhì)較低，而且檔案崗位沒有保持相對(duì)穩(wěn)定，導(dǎo)致檔案管理工作在一定程度上影響了檔案資料的交接，破壞了檔案的完整與安全；另外檔案管理法制建設(shè)和制度建設(shè)沒有有效執(zhí)行，以上都限制了一個(gè)單位檔案工作的良好發(fā)展。

3.2雙軌制檔案管理模式存在的矛盾

雙軌制檔案管理是采取紙質(zhì)與電子檔案并存的檔案儲(chǔ)存管理辦法，從操作層面上來看，雙軌制意味著對(duì)紙質(zhì)檔案的管理逐步過渡到對(duì)信息資源以及數(shù)據(jù)的挖掘、融合與輸出上，是對(duì)信息洪流的一種疏導(dǎo)與規(guī)范。這種管理模式有助于進(jìn)一步推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理改革工作，將社會(huì)心理的承受程度與檔案管理制度有效的融合到一起，推進(jìn)單位以及社會(huì)的和諧發(fā)展。然而雙軌制模式在運(yùn)行中也存在一定的問題，一方面檔案管理制度還沒有進(jìn)入制度化和規(guī)范化，一些檔案沒有嚴(yán)格按照單位“三合一”制度執(zhí)行，嚴(yán)重影響了檔案的質(zhì)量；另一方面計(jì)算機(jī)硬件軟件配置較低，計(jì)算機(jī)使用過程中常常出現(xiàn)存儲(chǔ)受限、系統(tǒng)崩潰，防火墻等軟件的安全性較弱，易感染病毒，加大了重要檔案，如人事、機(jī)要、專業(yè)檔案信息資料的泄露風(fēng)險(xiǎn)。

3.3檔案管理缺乏公開性、服務(wù)性、人本性

檔案管理缺乏公開性、服務(wù)性和人本性。目前止，機(jī)關(guān)事業(yè)檔案管理制度的架構(gòu)，依然是以組織對(duì)于個(gè)人的絕對(duì)權(quán)力作為主線和核心，對(duì)于檔案相對(duì)人而言，人事檔案不是公開透明的，而是絕對(duì)封閉的。從機(jī)關(guān)事業(yè)單位的運(yùn)行機(jī)制方面來看，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案很容易成為單位干部謀求私利的工具與手段，用機(jī)關(guān)事業(yè)檔案阻擋干部進(jìn)步的現(xiàn)象也是屢見不鮮。

4完善機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的具體措施

4.1轉(zhuǎn)變機(jī)關(guān)事業(yè)檔案管理的理念與功能

大數(shù)據(jù)時(shí)代不僅實(shí)現(xiàn)了信息收集與管理手段的轉(zhuǎn)變，同時(shí)也推動(dòng)了檔案管理的理念與功能的更新，讓信息成為一種價(jià)值資源被人們所重視。一方面機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)以“人本性、公共性、服務(wù)性”為基礎(chǔ)，樹立服務(wù)型檔案管理的理念，積極開展現(xiàn)場(chǎng)查閱、來電來函代查、出具檔案證明、專題查詢等多種形式的檔案利用服務(wù)工作。另一方面，編寫并及時(shí)補(bǔ)充完善單位全宗介紹、組織沿革、大事記、單位主要業(yè)務(wù)工作基礎(chǔ)數(shù)字匯編、文號(hào)文件匯編、專題文件匯編、專業(yè)資料匯編，做到規(guī)范并具有連續(xù)性。將公共性服務(wù)性、人本性理念落實(shí)到檔案管理當(dāng)中來，并成為事業(yè)單位檔案管理的最終目標(biāo)。

4.2完善機(jī)關(guān)事業(yè)單位的相關(guān)制度建設(shè)

首先，加強(qiáng)法制建設(shè)，積極推進(jìn)依法治檔，認(rèn)真學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹《中華人民共和國檔案法》、以及各省的《檔案管理?xiàng)l例》等法律法規(guī)，組織各級(jí)檔案員培訓(xùn)，對(duì)檔案法及條例爛熟于心。其次，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在完善檔案管理的過程中要結(jié)合實(shí)際，實(shí)事求是，根據(jù)上級(jí)主管單位及行業(yè)主管部門對(duì)于檔案管理工作要求制定科學(xué)本單位檔案分類方案、歸檔范圍、保管期限表（俗稱“三合一”制度），讓管理人員在實(shí)際工作中按照“三合一”制度進(jìn)行管理，使工作人員做到有法可依有章可循；最后，建立完善的績(jī)效考核制度，將大數(shù)據(jù)資料的收集與管理工作與薪酬績(jī)效相掛鉤，有效的監(jiān)管管理人員的行為，做到賞罰分明，激發(fā)工作人員的工作熱情。

4.3加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作的機(jī)構(gòu)人員建設(shè)

任何一項(xiàng)工作的完成靠的是認(rèn)人的勞動(dòng)，檔案工作本身就是一個(gè)很艱巨、專業(yè)技術(shù)很強(qiáng)的工作。它需要有硬件建設(shè)提供庫房、陳列室、閱文室等工作場(chǎng)所，需配齊所有的設(shè)施設(shè)備，空調(diào)、除濕機(jī)、防磁柜、刻錄機(jī)、掃描儀、相機(jī)等檔案工作所需裝備。更重要的是具有專業(yè)知識(shí)的檔案員，這就需要各級(jí)部門一是聘用檔案的專業(yè)技術(shù)人員從事這項(xiàng)工作，其次是加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，使檔案員掌握先進(jìn)的檔案收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、移交、和信息化的全文數(shù)據(jù)庫的相關(guān)知識(shí)，從而更好的開展本單位的檔案管理工作，使檔案利用服務(wù)工作成績(jī)突出、效果顯著。

5結(jié)語

總而言之，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在深化內(nèi)部管理建設(shè)的過程中，應(yīng)強(qiáng)化檔案管理工作的制度化，注重人才的培養(yǎng)，健全數(shù)字化信息化的新技術(shù)應(yīng)用，使單位的檔案管理工作為地方經(jīng)濟(jì)及單位自身的發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。

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