檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

吳志萍

摘 要：隨著互聯網技術的迅猛發展，信息傳播越來越快速便捷，人們的個人檔案信息的保密措施以及其安全性在一定程度上受到了威脅，尤其是近幾年，無論是國外還是國內經常會出現公眾信息檔案泄露的傳聞。由此看來，檔案的信息化建設以及檔案管理水平的提高必須受到政府相關部門和相關機構的足夠重視。當前的網絡信息化儼然已經稱為了檔案信息建設的發展手段之一。基于此本文將對檔案的信息化建設和檔案管理進行探討研究，并提出建議和措施。

關鍵詞：檔案信息化建設；檔案管理；思考；建議措施

在當今網絡時代，檔案管理工作中的檔案信息化管理已經受到了管理部門的普遍關注，并且儼然成為了檔案管理發展中的一種手段和趨勢。隨著信息技術的不斷發展，以及互聯網技術的不斷深化，為當前的檔案信息化建設提供了技術保障和發展經驗，并且在一定程度上改變了傳統檔案管理的管理模式，使檔案管理的觀念和工作模式得到了發展和完善。

1 檔案信息化建設介紹

當前的檔案信息化建設分為三個方面：檔案信息資源建設、檔案基礎設施建設以及檔案的標準化建設。檔案信息資源建設主要包括檔案全文數據庫以及多媒體數據庫的建設。在當前的檔案信息資源建設中，一般會對電子檔案進行規范化，并對傳統檔案實施數字化管理的模式，這種檔案管理模式可以大大提高檔案信息的利用率以及檔案信息的質量。檔案基礎設施建設一般為管理設備的建設工作，包括檔案軟件系統的建設和管理，以及信息設備等硬件設施的建設，有利于提高檔案管理的水平和工作效率。檔案標準化建設主要是指對檔案管理建立科學合理的工作流程，和管理體系，實現科學化、規范化管理。

2 檔案信息化建設中的局限性

2.1 檔案信息高度的分散性

檔案信息資料具有高度分散性，大多分散在各個單位、部門中，所需要的信息資料很難有效整合。檔案信息的管理部門經常要面對龐大的信息量，因此，對檔案信息的有效應用和管理，并且能夠做到對檔案信息高效率的篩選以及對信息的進行深度挖掘加工等，是當前檔案信息化建設中的重要難題。由此看來，檔案信息實體得到良好的保存，對檔案本身的價值有重大意義。一般情況下。在對檔案信息的價值判斷時往往會忽略掉個人主觀意識，并且這種判斷方式和判斷結果也只是不斷轉化和相互協調的表現。

2.2 電子文件鑒定的矛盾

隨著綜合國力的不斷發展和壯大，社會環境也不斷變化，電子文件鑒定的問題也會以各種不同的形式出現。尤其是在當前信息技術迅猛發展的互聯網時代，電子文件的鑒定也隨之變化了表現形式，尤其是電子文件的發展和完善，給融入悖論意義的檔案價值的鑒定活動帶來了非常大的解決的難度。在網絡技術發展的環境下，需要文件在轉化成檔案前對其進行鑒定，在一定程度上將鑒定階段向前提。因此對鑒定對象提前鑒定。由此看來，電子文件的鑒定也需如此，在電子文件形成前利用電腦系統對該文件進行提前鑒定，在一定程度上加大對文件的控制力度和保護力度，讓檔案信息管理者對檔案進行更有效的管理，從而保證檔案信息的安全性和真實性，避免了不良情況的發生。

3 檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

3.1 優化檔案信息化的工作系統

檔案信息化管理的工作系統的建立是至關重要的，它是檔案信息化管理規范化、科學化的重要保障。 優化檔案信息化的工作系統可以分為兩個方面。第一，明確檔案信息管理制度，保證檔案信息管理系統的正常運行。完善電子檔案的管理制度，使其科學化規范化。并且政府相關部門要做好檔案信息管理工作，合理構建一個和諧合作系統，運用科學合理的方法對檔案信息化的應用加強，使檔案信息化建設有序進行。第二，需要政府相關部門對檔案信息化建設制定相關的法律法規，并對現有的法律法規進一步完善。

例如，檔案信息化建設的負責人員可以對工作進行策劃，明確工作目標以及職責目標，用優化績效評價的方式對相關的工作內容進行確定，以使檔案信息化建設工作穩步推進。

3.2 加強檔案管理的數字化建設

加強檔案管理的數字化建設主要是為了實現檔案資源和共享檔案信息化，對于檔案信息化來說，檔案資源的建設工作尤為重要。隨著互聯網時代的到來，檔案管理信息化要及時跟上時代的發展，數字化檔案管理系統的建設是檔案管理信息化建設的重要體現。加強檔案管理的數字化建設首先要做的就是使檔案管理的數字化程度得以提高，并且根據相關的實際工作方案和工作原則，對檔案數字化建設進行監督。在這個前提下，根據人們對檔案信息日常實際應用情況，對檔案目錄進行數字化優化，加大投入力度。另一方面則需要對電子檔案和紙質檔案的管理制度進行進一步的完善。其次，對檔案信息資源的共享功能要進一步提高，根據相關法律法規進一步完善檔案信息化管理系統。使檔案管理系統和日常辦公體系逐漸融合以幫助檔案信息的生成、分類、歸檔。通過互聯網技術提高檔案資料的實時性，優化檔案信息化建設的文件目錄。

3.3 提高檔案管理工作重要性的認識

檔案信息化建設的順利進行，還需要各個單位的領導和負責人對檔案管理相關人員進行嚴格的要求，努力提升工作人員對檔案管理工作的正確認知水平。使檔案管理人員充分認識到檔案管理的重要性以及檔案管理的重要作用，并且加大對檔案管理日常工作中的監督力度。各個單位的領導自身應該起好帶頭作用，用自身的行動影響他人，為相關工作人員樹立榜樣。

另外，由于檔案管理工作任務繁重、事物繁雜，各個單位的工作人員應該時刻提高自身的專業水平和綜合素質，使自己的工作態度和工作能力得到良好的提升。并且檔案管理人員還應該樹立與時俱進的學習理念，掌握更多的檔案管理知識和相關技術。

4 結語

綜上所述，檔案管理工作是一項比較繁重并且事物繁雜的工作，檔案管理信息化建設可以在一定型程度上減少工作人員的工作量，并且有利于檔案管理更加科學化、規范化，有效的提升了當前檔案管理的水平。

參考文獻

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