信息化背景下檔案管理改革初探

于匯升

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速增長，互聯(lián)網(wǎng)時代到來，促進(jìn)檔案管理的信息化。隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，檔案管理工作也逐步進(jìn)入了信息化時代。傳統(tǒng)管理技術(shù)已經(jīng)無法滿足現(xiàn)有工作要求，利用計算機(jī)技術(shù)實現(xiàn)檔案管理工作的信息化這一任務(wù)刻不容緩。同時傳統(tǒng)檔案管理工作繁瑣，日后不方便查閱，造成許多不必要的麻煩。通過本文對信息化背景下檔案管理工作的改革原因與改革方向的探析提出建議，希望能促進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理工作的發(fā)展，提高工作效率與工作質(zhì)量，進(jìn)而更好地為大眾服務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)；檔案管理；思考

檔案資料的管理，是為了更好的發(fā)揮檔案的價值作用。在檔案管理是存儲信息、整理信息、查詢信息的重要方式，因此需要積極對檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)改革，革新檔案管理措施。

1信息化背景下檔案管理工作改革的意義和必要性

隨著我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)生活是當(dāng)下大部分群眾的選擇，因此檔案管理工作改革順應(yīng)了時代發(fā)展進(jìn)程。《關(guān)于加強(qiáng)國家檔案管理工作的決定》中提出：“檔案工作的任務(wù)就是要統(tǒng)一管理國家檔案的原則下建立國家檔案制度，科學(xué)地管理這些檔案，以便于國家機(jī)關(guān)工作和科學(xué)研究工作的利用。”從中我們可以明顯意識到，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足日益增長的檔案管理工作量的需要，只有適應(yīng)新形勢的社會需求，立足當(dāng)下管理形式，不斷提高管理能力，才能滿足社會需求，增進(jìn)檔案工作者熱情，實現(xiàn)檔案管理的價值，為社會發(fā)展與前進(jìn)作出貢獻(xiàn)。檔案記錄了一段時期重要事件，在經(jīng)濟(jì)、文化不斷發(fā)展的今天，我們應(yīng)牢記“四個自信”的主要內(nèi)容，做好檔案管理工作，注重對檔案的保護(hù)，順應(yīng)時代的發(fā)展，充分發(fā)揮檔案管理工作的優(yōu)勢。

檔案管理信息化建設(shè)與檔案管理的必要性（1）做好電子政務(wù)。在現(xiàn)實生活中，作為承擔(dān)公共管理的職責(zé)的政府部門，日常工作中，會形成大量的電子化的信息資料，包括圖片、文字、音視頻、動漫等資料，政府公務(wù)平臺上也會形成大量的政府與民眾互動的信息資料，政府部門也會將發(fā)布的公文、法律法規(guī)等文本公布在網(wǎng)絡(luò)信息平臺之上，從而在網(wǎng)絡(luò)上形成了越來越多的電子黨政文件資料。（2）促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字化發(fā)展?，F(xiàn)實中，還有相當(dāng)數(shù)量的檔案管理部門工作仍舊停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件資料的管理模式當(dāng)中，面對著突入齊來的大量黨政電子文檔資料的現(xiàn)狀有些無從著手。（3）開發(fā)檔案管理的價值。檔案資料的管理，是為了更好的發(fā)揮檔案的價值作用。在平時的工作中，檔案管理工作者要努力探究，做好檔案資料在收集、整理、使用、管理等環(huán)節(jié)的改進(jìn)工作，如何更好的提高工作的效率，充分發(fā)揮檔案資料信息在提供公共服務(wù)職能方面的重要作用，借助現(xiàn)代計算機(jī)信息技術(shù)，開發(fā)提供服務(wù)平臺，更加便利公眾對于信息的獲取，挖掘檔案管理的深層次價值。（4）促進(jìn)檔案館發(fā)展。檔案館的建設(shè)要緊跟時代發(fā)展的步伐。提供優(yōu)質(zhì)、高效的信息化服務(wù)，離不開現(xiàn)代高科技含量的檔案館的建設(shè)。、

2當(dāng)前檔案管理工作存在的主要問題

2.1管理不重視，方法單一

在現(xiàn)實生活中，有些單位部門因?qū)n案管理不重視與法治建設(shè)理念薄弱造成檔案系統(tǒng)的不完整，基本信息缺失；還有的地方檔案管理劃分紊亂，信息儲存不完整，查找交接存在嚴(yán)重困難，影響檔案管理質(zhì)量與辦事效率。檔案管理方式單一、收集資料形式單調(diào)落后、檔案管理者工作經(jīng)驗的欠缺導(dǎo)致傳統(tǒng)的檔案管理方式遭淘汰。

2.2缺乏現(xiàn)代化管理體系

在檔案管理工作實踐中，一般精力都在主營業(yè)務(wù)上，不管在工作統(tǒng)籌還是資源調(diào)配方面，對檔案管理工作都缺乏足夠的重視，一般也很難建立起有效的管理體系，在人力和財力資源的配備上，也缺乏足夠的專業(yè)性和實效性，如何構(gòu)建現(xiàn)代、信息化檔案管理體系，也直接關(guān)系到整個管理工作的水平。在這樣的背景下，如何優(yōu)化提升檔案管理綜合效能，也是檔案管理人員關(guān)注的焦點，將檔案管理工作納入到現(xiàn)代信息化管理體系中，是推進(jìn)我國檔案管理的重要改進(jìn)方向。

2.3檔案管理智能化水平不足

只有提升我國檔案管理水平，才能夠更好的助力檔案工作發(fā)展。這就說明我國檔案管理工作離不開現(xiàn)代信息技術(shù)的支撐，在開展檔案管理的實踐中，由于缺乏科學(xué)的管理手段，很多單位檔案管理模式和手段較為落后，智能化水平較低，制約了檔案管理效能的提升。在檔案管理實踐中，涉及到大量的數(shù)據(jù)，如果不能引進(jìn)有效的信息管理系統(tǒng)，容易出現(xiàn)檔案管理漏洞和管理風(fēng)險，同時也難免存在管理效率低下的問題，基于此，探尋有效的信息化管理模式，對于提升檔案管理綜合水平，助力檔案管理發(fā)展具有重要的意義。

3加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的對策

3.1制定完善的檔案管理工作體系

積極完善檔案管理工作體系，結(jié)合檔案管理的實際要求為基礎(chǔ)，明確檔案管理的主要目標(biāo)，針對檔案管理的具體活動進(jìn)行詳細(xì)管理，結(jié)合綜合評價的方式對檔案管理質(zhì)量進(jìn)行評價，完善相關(guān)規(guī)章制度內(nèi)容，引導(dǎo)檔案信息化管理快速進(jìn)入到工作狀態(tài)。

3.2根據(jù)檔案館職能的變化進(jìn)行機(jī)構(gòu)改革

檔案館的職能隨著社會的發(fā)展也在不斷的調(diào)整和變化之中，需要相關(guān)的管理人員根據(jù)時代發(fā)展的變化和要求，及時的調(diào)整機(jī)構(gòu)設(shè)置和確立新的功能定位。圍繞為公眾提供在收集、查詢、制作、閱讀、整理、機(jī)構(gòu)管理等方面的提供的服務(wù)，創(chuàng)新改革部門機(jī)構(gòu)的設(shè)置和做相應(yīng)的人員的調(diào)整，為檔案館工作人員提供一個更加良好的工作平臺，從而有利于更好的促進(jìn)檔案館的工作，更好的滿足社會大眾。

3.3明確檔案信息化體系建設(shè)目標(biāo)

檔案管理工作具有較強(qiáng)的體系性，在信息化管理體系建設(shè)過程中，普遍存在工作標(biāo)準(zhǔn)與目標(biāo)不明確的穩(wěn)定，很多工作處于無序狀態(tài)，基于此，造成了檔案管理資源的大量浪費(fèi)，也制約了檔案管理綜合效能的提升。在實踐中，要不斷明確檔案管理信息化工作標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理，對于檔案管理流程和運(yùn)作機(jī)制，都出臺明確的標(biāo)準(zhǔn)，讓檔案管理工作有章可循，提升綜合管理水平。一方面要根據(jù)相應(yīng)的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)制定準(zhǔn)則，另一方面則要根據(jù)檔案管理進(jìn)度及實踐情況，及時進(jìn)行調(diào)整，提升檔案管理工作的靈活性，適應(yīng)當(dāng)代檔案工作發(fā)展需求。

3.4提高工作人員管理能力與信息技術(shù)應(yīng)用能力

優(yōu)化傳統(tǒng)工作方式，提升管理水平，構(gòu)建更縝密、更先進(jìn)、更專業(yè)的工作隊伍。不僅要對檔案管理專業(yè)知識運(yùn)用自如，而且掌握一定的計算機(jī)辦公技術(shù)，有上進(jìn)心和對新事物的探索與學(xué)習(xí)能力，工作人員的責(zé)任感強(qiáng)弱是辦事效率質(zhì)量高低的關(guān)鍵。牢記檔案工作的基本原則：統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理，從質(zhì)量上維護(hù)檔案的完整性，保證檔案安全，避免天災(zāi)人禍的損害，便于社會各方面的利用。

3.5提高檔案管理技術(shù)支持與資金保證

信息化建設(shè)下，對檔案管理技術(shù)提出更嚴(yán)格的要求，積極完善檔案管理中的技術(shù)支持，為其提供更充足的檔案管理信息化建設(shè)資源，確保檔案管理建設(shè)系統(tǒng)的穩(wěn)定發(fā)展。同時增強(qiáng)檔案管理信息技術(shù)基礎(chǔ)，強(qiáng)化檔案管理中訪問權(quán)限的設(shè)置，提高檔案管理信息的安全。完善檔案信息化管理中基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，建立檔案信息化專項預(yù)算并對建設(shè)資金進(jìn)行科學(xué)管理。

4 結(jié)語

綜上所述，隨著現(xiàn)代檔案管理工作的發(fā)展，信息化建設(shè)工作的重要性不斷凸顯，通過對傳統(tǒng)檔案管理工作與社會信息化的探析，對于提升檔案管理效率、保障檔案安全都具有積極意義。在開展檔案管理信息化建設(shè)過程中，要找準(zhǔn)工作節(jié)點，不斷優(yōu)化工作體系和流程，及時發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，提升檔案管理綜合水平。

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