檔案信息化管理模式下收集工作分析

劉鈺波

摘 要：互聯網自上個世紀誕生以來便得到了廣泛關注，隨著科學技術水平的不斷提高，網絡信息技術走入了大眾視野。更是因為其所具有的便捷性、時效性和開放性等特點，在各個領域得到了廣泛使用。在檔案管理中應用信息化技術，有利于檔案管理工作難度的降低，減少了人力、物力和財力，并且在一定程度上有利于檔案信息的長時間保存。而在檔案的信息化管理模式下，收集工作的開展變得十分重要。本文分析了電子信息化管理模式的介紹，檔案收集工作中存在的部分問題，以及相應的解決措施。

關鍵詞：信息化管理；存在問題；解決措施

一、電子信息化管理模式的概括

1.電子信息化管理模式的概念

隨著科學技術的提高以及國民經濟的提高，信息化時代已經到來，在網絡信息化和技術科技化的影響下，促進了電子信息管理模式的形成。電子信息化的管理模式即是指在實際的檔案管理工作中通過硬盤、電腦磁盤、U盤等帶有化學磁性的材料實現檔案資料的儲存的一種管理方式。檔案的內容通常為圖片、圖表、信件、文字等內容。此種管理模式具有較低的面積要求和較高的環境要求的特點。

2.電子信息化管理模式的特點

基于計算機技術和相關的軟件技術的發展，使電子信息管理模式形成了自己的特點。而如今的電子信息管理模式使 經過變革后所形成的一種全新的檔案管理模式。此種管理模式必須依托于計算機和軟件技術才能完成，且檔案的生成、儲存、歸檔、查閱等只能以機讀的方式進行。

檔案信息的收集和儲存需要具有一定的真實性與準確性，從而使檔案信息的價值得以發揮，這就給電子信息管理模式提出了更高的要求。而電子信息管理模式能夠取其優點去其缺點，從而實現更加科學和更加嚴謹的檔案管理。

將以往的檔案管理模式與先進的計算機網絡信息技術相結合，并進行完善和創興，從而形成了具有開放性與共享性的電子信息管理模式。對以往的檔案管理工作的不足進行了相應的補充，并實現了檔案管理的工作效率和工作質量的不斷提高。并使傳統的檔案管理模式所具有的封閉性與不規范性等問題得以解決。

二、檔案收集工作中存在的問題

1.檔案收集內容較單一

雖然我國已形成了檔案資源體系的雛形，隨著社會的進步和發展，以及信息化技術的出現，使得檔案信息的需求也向多元化發展，用戶逐漸提高了檔案意識，使得館藏的檔案資源和種類顯得過于單一且無法滿足用戶的答案信息需求。使檔案資源的不足逐漸顯露出來，如檔案內容多為反應社會集體的而稍有反應個人的等。過于單一的檔案內容無法更好的滿足用戶的實際需求，且在電子信息管理模式下，更具有開放性和共享性，使得檔案內容的匱乏更加被凸顯。

2.缺乏對檔案收集的重視

部分領導人員和檔案的管理人員缺乏對檔案收集的重視度或對檔案的收集工作存在一定的誤解。部分檔案的管理人員認為檔案工作就是對檔案信息的保管和整理，部分領導人員為個人利益而將檔案私自留下，致使檔案的管理人員無法按時將檔案歸檔甚至永遠無法進行該檔案的歸檔工作，致使大量檔案的缺失。

3.檔案收集工作的新要求

（1）時間上要求連續性

檔案收集工作在時間上的連續性即是指應長時間且連續不間斷的進行檔案的收集工作，在時間上形成一定的關聯，不能出現斷裂和空白。對于各個時間段出現的具有保存意義的檔案都應進行收集和保存。對于當前的具有價值的檔案要進行收集，對過去的歷史檔案也應加大力度進行收集。

（2）空間上要求多樣性

所謂空間上要求多樣性，是指檔案收集的領域要足夠寬，收集的種類足夠多，收集的檔案要形成空間上完整的紐帶體系，不能出現空間范疇有空白，對各個階段產生的各種形式的檔案都力求納入收集范疇。在現代社會，檔案門類的多樣性非常重要，缺乏檔案門類的多樣性，可能會導致檔案作用的效力，甚至是某一方面檔案內容的殘缺。尤其是新型行業或產業的出現和計算機技術的廣泛應用，對于新的檔案種類和新載體檔案要建立完善收集方法。

三、收集檔案的應對措施

1.檔案要盡可能地收集全面

不僅是分門別類的收集齊全，還應包括什么材料何時歸檔，怎么立卷，保管期限多長等等，管理人員都要心里有數，對于遺缺不全的要積極采取不同的措施給予補齊、歸檔及時催辦等。真實性是全面性的保證，全面性又為真實性提供必要的條件。只有做到全面性與真實性的統一，才能發揮檔案的有效性。在各方面各種檔案收集齊全的前提下，我們要把好檔案的質量關，收集來的檔案一定要具有保存價值，尤其是反映重大活動、重要事件、重點工程的檔案必須要全部收集，每個細節都不能放過。

2.檔案收集內容要豐富

檔案內容豐富不僅是對檔案內容完整性的要求，還是對檔案內容表現形式多樣性的要求。在收集所有形成檔案齊全的基礎上，對反映同一內容不同形式或載體的檔案也應收集齊全，尤其是在當今這個技術快速發展的社會更為重要。現在社會對檔案的利用需求，更注重能夠提供檔案門類的多樣化。

3.檔案收集工作要注意方式多樣化

一是收集途徑多樣化。除了傳統的接收、征集、移交等手段，還可以利用現代網絡、傳真、復制等手段收集。二是收集設備現代化。除了以紙質、實物等載體形式收集，還可以利用現代科技設施設備收集電子、音像等形式的檔案。三是收集工作應提前介入。主要是掌握文件材料在形成過程中的各個環節，及時做好平時歸檔。關注重大活動，把好收集督導關，及時督導重大活動資料的移交歸檔。

四、結語

在檔案信息化的管理模式下，更具有開放性與共享性。因此，相關的檔案管理工作人員和部分領導應加強對檔案收集工作的重視，只有在思想上重視了，才能使相關措施在實際中切實有效的落實。并且要收集具有豐富內容的檔案，避免檔案的單調性與單一性。在時間上要主要連續性，避免出現空白。對于具有重要價值的答案要積極進行收集，對以往缺失的檔案也應加強收集力度。從而在檔案信息化的管理模式下，使檔案的收集可以更好的滿足用戶的實際需求，促進我國檔案事業的發展。

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