企業產品檔案管理現狀、問題及建議

陳永明

摘 要：隨著時代的進步，企業產品檔案工作的改革也日益加深。面對各種信息量越來越復雜龐大的今天，企業產品檔案管理工作的改革顯得尤為迫切。目前的企業產品檔案管理工作存在著一些問題，針對這些問題，企業要強化產品檔案管理意識，嚴格產品檔案管理程序并健全產品檔案管理制度，使產品檔案管理工作有章可循，規范操作，本文對產品檔案管理相關問題進行了簡要分析，以供參考。

關鍵詞：企業檔案；產品檔案；現狀；建議

1 企業產品檔案管理的重要性分析

企業產品檔案是其各項信息的重要載體，是企業的主要信息源，因此，產品檔案管理工作具有較強的專業性、政策性和機密性。企業的管理部門要充分意識到產品檔案管理工作的重要意義，切實做到管好產品檔案，用好產品檔案。

2 企業產品檔案管理現狀分析

2.1對企業產品檔案管理的認識不到位

大多數企業受限于傳統的思維觀念而對產品檔案管理的工作認識不夠，從而導致了對其重視程度偏低。造成這一現象的主要原因之一就是他們覺得產品檔案管理工作對企業經濟效益沒有多大的影響。因此在企業中，產品檔案部門工作人員的工作積極性往往不高，甚至出現十分嚴重的掛名現象，相關工作人員不能切實擔負起責任。

2.2管理人員專業知識儲備不足

企業產品檔案管理工作多數有職工兼職，沒有專職的產品檔案管理人員。其一，兼職人員缺乏必要的產品檔案管理知識，從而對企業產品檔案管理工作的效率與質量造成很大的影響。其二是由于兼職人員本身有其他的工作要做以及人員調動十分頻繁，從而造成了企業產品檔案管理工作的滯后。

2.3企業產品檔案管理信息化程度較低

由于企業產品檔案并不能直接為企業創造可觀的經濟效益，大多數企業對產品檔案部門投入的資金技術資源不足，仍然以人工的方式進行產品檔案管理造成了較多的失誤，為日后產品檔案的利用造成了阻礙。也有少數企業開始運用計算機進行產品檔案管理，也僅僅用于檢索與統計本單位的產品檔案信息，產品檔案信息的共享程度較低。

2.4企業產品檔案管理配套設施建設不到位

受企業對產品檔案部門的資金投入限制，產品檔案保管硬件條件較差，產品檔案柜陳舊老化，防蟲、防霉等安全管理措施不到位，很多歷史產品檔案文獻因發生霉變或遭蟲害而毀壞，甚至部分產品檔案因為占用空間較大而被清除出產品檔案室。部分企業甚至沒有專門的產品檔案室，嚴重影響了企業產品檔案的保管質量。

3 提高企業產品檔案管理水平的措施

3.1提高企業對產品檔案管理工作的認識

企業的相關人員需要真正的認識到產品檔案管理工作的重要性和其對企業長期發展所發揮的意義。我國相關部門也應提高對產品檔案管理的重視，加強對產品檔案管理工作的宣傳力度，使產品檔案管理工作能充分被人們認識和了解，尤其是企業的和產品檔案管理有關的領導和工作人員。在了解了企業產品檔案管理工作的重要性之后，企業中的相關領導也應時刻強調企業產品檔案管理工作對企業運行的重要性，以此來加強相關工作人員的責任意識，改善工作態度，提高工作質量。

3.2對產品檔案管理工作的制度完善

建設一套完善的產品檔案管理制度系統，對于公司的良好運行和產品檔案管理工作的順利實施具有重要意義。當管理工作應在實際操作中不斷探索和改進。產品檔案管理主要包括，企業文件的收集，整理，歸檔與保存，它是在企業資產管理的基礎上，在具有同一標準和制度的情況下，對產品檔案工作進行統一的領導與整理。企業應以相關的法律，法規為基礎在確保符合國家相關規定的情況下來對現有的產品檔案管理制度進行完善和修改，從而建設一套完善的產品檔案管理制度系統。不同企業的產品檔案管理制度也存在差異，各企業應根據本公司的現狀來制定科學的契合于自身的運行和發展產品檔案管理制度。在產品檔案管理相關制度擬定以后，可以在公司內部各部門之間進行討論，并起草最終的企業產品檔案管理辦法，以此來保證相關制度的科學性，有效性與可行性。另外，需要格外注意的是部分產品檔案的保密工作，所以，有關企業可以采取分開放置的辦法來確保機密文件的安全。企業需要嚴格控制產品檔案管理工作中的每一個程序，尤其是產品檔案的借閱與復印。因為這對產品檔案的安全具有重要的意義。

3.3加強對相應人才的培養

提高產品檔案管理工作人員的產品檔案管理意識和專業工作水平是各企業能夠做好產品檔案管理工作的前提。相關產品檔案管理人員一般所存在的問題主要有兩個方面，一個是管理意識需要加強，另一方面是他們的專業工作水平還需要提高。因此，為保證企業產品檔案管理工作的科學，標準與規范，企業應定期對產品檔案管理工作人員進行一定的培訓和學習。我國相關行政單位也應加強對產品檔案管理工作人員的培養，與各企業聯手，一起打造一批一流的、專業的、高素質的產品檔案管理工作團隊。

3.4加大企業對產品檔案管理工作資金的投入

各企業不能只關注于眼前的經濟利益，要把目光放長遠，能夠看到產品檔案管理對企業未來發展的重要意義和作用，加大對產品檔案管理工的資金投入，完善企業內產品檔案管理工作的基礎設施。比如，建立產品檔案管理所必需的產品檔案室或產品檔案庫房，完善產品檔案管理工作人員的相關工作設備包括電腦，辦公室等。

4 結語

綜上所述，為促進企業產品檔案管理的有效進行，使產品檔案管理更具有規范性和有效性，企業應積極規范檔案收集和歸檔工作，加強制度建設、規范檔案利用，提高檔案管理人員的整體素質，從多方面提高企業產品檔案管理的效率和質量，為企業產品檔案管理的科學發展奠定良好基礎。

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