處理好辦公室工作和檔案管理工作的幾個關系

王運德

【摘要】基層很多企事業單位的檔案管理工作由兼職檔案管理人員承擔，其中，又有很大一部分兼職檔案管理人員同時從事辦公室工作。如何處理辦公室工作和檔案管理工作的關系，就成了這部分人員面臨的一個問題。

【關鍵詞】辦公室工作；檔案管理工作；關系

實際工作中，除了專門的檔案機構和一些大的機關、企事業單位配備專職檔案管理人員之外，很大一部分單位的檔案管理工作由兼職檔案管理人員承擔，這其中，又有很大一部分兼職檔案管理人員同時從事辦公室工作。如何處理辦公室工作和檔案管理工作的關系，就成了這部分人員面臨的一個問題。下面，筆者結合工作體會談幾點認識。

一、辦公室人員從事檔案管理工作的優勢

辦公室工作職責和辦公室人員工作的具體內容，從一定意義上說都有利于兼職從事檔案管理工作。

（一）辦公室部門職責，有利于做好檔案工作。辦公室作為機關運轉的中樞和核心機構，其主要職責可以分為三個方面：管理、協調、服務。管理，包括對辦公室自身的管理和對整個單位的管理；協調，主要協調各個部門（處室），形成工作合力，更好地完成整個單位的工作任務；服務，就是做好后勤服務工作，為整個單位的正常運轉提供保障。在履行這些職責的過程中，與各個部門形成了很好的合作和配合關系，特別是在協調工作過程中，對整個單位和各個部門的工作都有所了解，對各個部門在什么時間節點一般能夠產生哪些材料，這些材料中哪些需要歸檔等情況比較熟悉，可以在協調工作的過程中，及時督促各個部門做好檔案收集工作。同時，檔案工作本身受辦公室的領導， 督促和指導做好檔案工作，也是名正言順的，更容易指導和協調檔案工作。

（二）工作內容交叉，有利于檔案收集。檔案收集工作是檔案館、檔案室取得和積累檔案的一種手段，它為檔案工作提供了實際的物質對象，是檔案業務工作的起點。檔案收集工作質量的高低，會直接影響到檔案業務工作的其它環節的工作質量。在一般的機關和企事業單位，檔案工作的主要內容是整理和保存上級來文和本單位的文件、資料。對于上級來文，收文、傳閱、催辦都由辦公室文書負責，在文件辦理完畢后，對需要存檔的文件資料就可以及時收集，以備歸檔。本級單位產生的檔案，主要以黨群工作類、行政管理工作類、經營管理類、生產管理類四大類文書檔案為主。其中的黨群和行政管理工作，比如，黨務工作、組織工作、宣傳工作、紀檢工作、工會工作、人事勞資、教育工作、醫療衛生、后勤福利等，大多由辦公室負責。工作中所形成的各種方案、記錄、總結、各種報表等，大多出自辦公室人員之手，在日常工作中，及時對工作中形成的各類資料、材料進行收集、整理，等文件、材料辦理完畢，就可以在辦公室對檔案進行收集、分類整理，以備歸檔，可以保證檔案收集的及時性和完整性。同時，大多數單位由辦公室文書從事檔案管理工作，更為檔案收集工作提供了便利。

二、從事辦公室工作和檔案工作需處理好的關系

辦公室工作頭緒繁多、事務繁雜，需要理得清、理得順、做得勤、做得整。而檔案管理工作需要掌握一定的檔案知識，工作心細，品行端正，原則性強，這兩項工作有互相促進也有矛盾之處，就需要在工作中處理好下面幾個關系。

（一）處理好學習的關系。學無止境，信息時代的到來，知識更迭的速度也越來越快，每個人除了具有豐富的綜合性知識外，還要具備豐富的專業知識，才能在激烈的競爭中立于不敗。這就要求每個人要不斷學習，作為從事辦公室工作又從事檔案管理的人員，除了參加政治理論和與單位有關的業務知識的學習之外，還要學習檔案知識。初任檔案管理工作，可能覺得沒有頭緒，覺得要學習的東西很多，然而，檔案管理也是一門學問，內容豐富，不可能一下子全掌握。這就要“實用主義”，即先學習檔案管理基礎知識，然后根據單位特點和工作需要，學習文書檔案、財務檔案、人事檔案管理的要求和規范，先使自己能夠開展檔案管理工作。最后，全面系統地學習檔案管理知識，使自己成為一名兼職且專業的檔案管理人員。

（二）處理好工作的關系。檔案集中整理工作一般在年底或年初進行，而這時候，正是辦公室進行各種工作總結、迎接各種檢查、考核，或是制定工作計劃、對全年工作進行安排部署最繁忙的階段，往往需要準備各種材料、會議等。這就需要統籌處理好辦公室工作和檔案管理工作的關系，對這段時間的工作進行梳理，安排出時間表，分清主次、明確時限，避免因為工作多而產生遺漏或者工作紕漏，影響工作進展。同時，要抓住年底工作總結的時機，對各種資料進行整理、歸檔，查漏補缺，及時將該歸檔的歸檔，能歸檔的歸檔。從這個意義上說，處理好這兩項工作的關系，有相互促進的作用。

（三）處理好人際關系。領導的重視是推動各項工作的有效途徑之一，檔案管理工作也不例外。實際工作中，不同程度存在領導重視不夠和重辦公室工作輕檔案管理工作的現象。作為從事兩項工作的人員，要多向主要領導和分管領導匯報，使他們充分認識檔案管理工作的重要性，爭取他們在硬件、工作分工、人員調配等方面的支持，為順利開展檔案管理工作打下良好的基礎。還要處理好與辦公室主任的關系，辦公室主任作為辦公室工作和檔案管理工作的直接指揮者，一是要爭取他對檔案管理工作的重視和支持，還要通過他積極協調、安排有關部門和科室重視檔案管理工作，及時將有關材料進行整理、歸檔。最后，要處理好與同事的關系，對辦公室內部工作人員，要做到分工不分家，團結協作，積極贏得同事的幫助和支持。對其他部門的同事，要經常交流，在職責和制度允許的范圍內，積極為他們提供便利，取得他們對檔案工作的理解，能夠按時完成檔案收集、整理等工作任務。