淺析疾病預(yù)防控制中心傳統(tǒng)檔案與電子檔案的應(yīng)用隱患及對(duì)策

羅軍梅

摘要：疾病預(yù)防控制中心內(nèi)較為重要的數(shù)據(jù)信息為檔案，檔案是疾病預(yù)防控制中心各部門工作信息的承載體，也是維持及控制中心運(yùn)行的基本保障。因此需要加強(qiáng)檔案管理工作，不斷改進(jìn)和完善相應(yīng)的管理制度。電子信息技術(shù)的發(fā)展，在疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作也逐漸廣泛應(yīng)用，進(jìn)而促進(jìn)了傳統(tǒng)檔案管理工作的改革，逐漸向信息化、電子化發(fā)展，這就需要不斷提升檔案管理人員的專業(yè)能力，同時(shí)也要確保相關(guān)設(shè)備齊全，以提高電子檔案的安全性、科學(xué)性、合理性。本文主要對(duì)疾病預(yù)防控制中心的傳統(tǒng)檔案和電子檔案存在的隱患進(jìn)行了分析，并簡(jiǎn)析了相關(guān)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：疾病預(yù)防控制中心；傳統(tǒng)檔案；電子檔案

信息技術(shù)不斷改革和創(chuàng)新促進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，并且在疾病預(yù)防控制中心中被廣泛應(yīng)用，典型事例就包括傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)向電子檔案管理[1]?，F(xiàn)階段疾病預(yù)防控制中心檔案管理有待解決的問(wèn)題主要是促進(jìn)檔案管理質(zhì)量和效率，以及消除隱患問(wèn)題。本文將電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理隱患進(jìn)行了分析，同時(shí)針對(duì)問(wèn)題提出了相關(guān)解決策略，進(jìn)而更好的適應(yīng)電子檔案管理模式。

一、傳統(tǒng)檔案與電子檔案管理隱患

（一）傳統(tǒng)檔案管理模式存在的問(wèn)題

傳統(tǒng)檔案管理模式無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)今快節(jié)奏工作環(huán)境，由于疾病預(yù)防控制中心工作量較大，檔案資料不斷增加，檔案管理人員無(wú)法及時(shí)處理、分類以及擺放，進(jìn)而多種類型檔案混在一起，需要查閱時(shí)浪費(fèi)時(shí)間、浪費(fèi)精力，不適用現(xiàn)今疾病預(yù)防控制中心檔案信息管理工作[2]。而傳統(tǒng)檔案多為紙質(zhì)材料，會(huì)受到多種因素影響，如溫度、空氣、濕度、光照等因素，極易磨損嚴(yán)重減少保存壽命。同時(shí)傳統(tǒng)檔案在整理、分類過(guò)程中需要較多的人力，但是工作質(zhì)量和效果依然無(wú)法提升。傳統(tǒng)檔案通常只能一個(gè)查閱，無(wú)法和多個(gè)人共享，而地點(diǎn)和時(shí)間也受到限制，跨地域需要以郵寄等方式才可完成，存在泄密、丟失等隱患。隨著醫(yī)學(xué)界相關(guān)疾病研究項(xiàng)目增多，疾病預(yù)防控制中心必須實(shí)時(shí)了解本地區(qū)的疾病防控情況，這就需要對(duì)檔案資料不斷更新，這就增加了工作難度，同時(shí)更新質(zhì)量也較差。而傳統(tǒng)檔案管理管理方式所出現(xiàn)的問(wèn)題越來(lái)越多，也越來(lái)越嚴(yán)重。

（二）電子檔案管理模式存在的缺陷

計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，使辦公逐漸向自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，現(xiàn)階段互聯(lián)網(wǎng)是傳輸文件的主要途徑。電子檔案管理的工作人員大部分對(duì)計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)相關(guān)知識(shí)了解較少，即使計(jì)算機(jī)中存在問(wèn)題也無(wú)法察覺(jué)，進(jìn)而檔案的安全性大打折扣。經(jīng)相關(guān)計(jì)算機(jī)安全實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)顯示，在新創(chuàng)建局域網(wǎng)中大約有十分之一網(wǎng)絡(luò)經(jīng)受病毒入侵，使用三年后只有10%網(wǎng)絡(luò)未有受到病毒感染?，F(xiàn)今黑客技術(shù)水平不斷提高，計(jì)算機(jī)防火墻已無(wú)法阻擋，極易出現(xiàn)檔案資料泄露等風(fēng)險(xiǎn)；由于相關(guān)檔案管理人員缺乏計(jì)算機(jī)知識(shí)，在使用過(guò)程極易誤刪檔案或損壞文件，致使其無(wú)法恢復(fù)[3]。同時(shí)檔案管理人員在整理、過(guò)程中若遇到緊急停電或計(jì)算機(jī)故障等問(wèn)題，相關(guān)文件極易丟失無(wú)法找回；工作人員相關(guān)計(jì)算機(jī)水平和思想覺(jué)悟較弱，對(duì)電子檔案整理、分類方法不熟練，工作不認(rèn)真，缺乏責(zé)任意識(shí)，對(duì)于一些重要檔案無(wú)備份意識(shí)；各個(gè)部門、單位所用的輸入、保存軟件各不相同，最后歸檔時(shí)極易出現(xiàn)亂碼或文件打不開(kāi)現(xiàn)象[4]。

二、改善問(wèn)題的有效對(duì)策

（一）通過(guò)信息管理創(chuàng)建專線傳輸路徑

通過(guò)有效的網(wǎng)絡(luò)化管理可加強(qiáng)疾控中心檔案?jìng)鬏敽凸蚕戆踩?。由于電子文件和?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)存在的特點(diǎn)，若只應(yīng)用普通的網(wǎng)絡(luò)傳輸路徑，會(huì)出現(xiàn)更多問(wèn)題，因此，就需要?jiǎng)?chuàng)建計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)?？梢栽诩膊☆A(yù)防控制中心各個(gè)科室和檔案管理部門創(chuàng)建電子檔案專用傳輸通道，使各個(gè)科室可隨時(shí)查閱和傳遞相關(guān)資料，以提高電子檔案資料利用率。為了保證歸檔的電子檔案的有效性和完整性，在電子文件編輯錄入過(guò)程中，就需要加強(qiáng)管理；定期將整理好的電子文件發(fā)送至檔案管理專用計(jì)算機(jī)和硬盤中儲(chǔ)存。同時(shí)要注意存儲(chǔ)電子檔的計(jì)算機(jī)必須要做好安全防護(hù)策略，嚴(yán)禁工作人員通過(guò)該計(jì)算機(jī)使用開(kāi)放網(wǎng)絡(luò)，而涉密電子文檔嚴(yán)禁通過(guò)開(kāi)放網(wǎng)絡(luò)傳輸[5]。這樣即保證了檔案的安全性，防止重要信息外泄或被盜取，又提高了信息資料的利用率。

（二）制定相關(guān)電子檔案管理制度

大部分疾病預(yù)防控制中心對(duì)檔案管理工作重視程度較弱，沒(méi)有完整規(guī)范的管理制度，致使檔案管理過(guò)程中缺乏約束性和規(guī)范性。疾病預(yù)防控制中心的相關(guān)管理部門可根據(jù)國(guó)內(nèi)制定的《電子文件歸檔及電子檔案管理規(guī)范》以及《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理》具體內(nèi)容來(lái)制定管理制度，重點(diǎn)突出電子檔案的錄入、整理、分類以及保存和備份等相關(guān)內(nèi)容[6]。使檔案管理人員在工作過(guò)程中做到有據(jù)可依。

（三）改進(jìn)和完善電子檔案管理模式

為了確保檔案管理工作的質(zhì)量和規(guī)范性，還需要不斷改進(jìn)和完善電子檔案管理模式，進(jìn)而促進(jìn)疾病預(yù)防控制中心持續(xù)發(fā)展。在疾病預(yù)防控制中心中檔案數(shù)量較多，且更新速度較快，管理人員較多，電子檔案生成過(guò)程較繁瑣，因此在將其全部完整收集難度較大。工作人員除了要做好檔案管理工作，還需要積極主動(dòng)配合其它各個(gè)部門完成電子文件管理工作，進(jìn)而為日后檔案管理工作提參考信息資料。所以要?jiǎng)?chuàng)建相應(yīng)的檔案管理體系，主體為疾病預(yù)防控制中心綜合檔案管理室，按照疾病預(yù)防控制中心發(fā)展對(duì)電子檔案管理工作進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，利用好制定的相關(guān)管理制度，以加強(qiáng)管理工作質(zhì)量；在疾病預(yù)防控制中心各個(gè)部門中強(qiáng)調(diào)使用軟件和保存文件的統(tǒng)一性，并由檔案管理室制定檔案管理文件電子模版，相同類型的資料要用同一種模版和文件格式；由疾病預(yù)防控制中心相關(guān)管理人員定期組織電子檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，根據(jù)其工作性質(zhì)和工作能力進(jìn)行針對(duì)性指導(dǎo)。定期可對(duì)其進(jìn)行計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)培訓(xùn)?？捎行У奶岣吖ぷ魅藛T的專業(yè)水平和工作效率。

（四）增加基礎(chǔ)設(shè)施的投入

由于大部分疾病預(yù)防控制中心忽視檔案管理工作的重要性，一些硬件和軟件設(shè)備較為落后，缺少一些必要的先進(jìn)的配套設(shè)備，進(jìn)而需要加大對(duì)相關(guān)設(shè)施資金的投入。比如購(gòu)置內(nèi)存較大的硬盤、刻錄儀、配置較的電腦、性能較高的軟件等。以確保檔案管理工作的效率。

（五）確保電子檔案的真實(shí)性

電子文件可被隨意更改、更換承載體，這就影響了相關(guān)資料的真實(shí)性，因此為了確保檔案的真實(shí)性，需采取針對(duì)性措施，比如，在電子文件中置入電子簽名、印章，做簽發(fā)操作，對(duì)傳輸、更改、保存等信息記錄，為文件加設(shè)密碼，同時(shí)對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行防刪改措施，進(jìn)而減少電子檔案被隨意更改現(xiàn)象。

（六）特殊檔案進(jìn)行“雙套制”處理

一些存有去簽署和印章的檔案需通過(guò)“雙套制”處理，主要是一些法律生效文件和憑證性文件以電子形式存儲(chǔ)會(huì)有被篡改危險(xiǎn)，同時(shí)計(jì)算機(jī)的不穩(wěn)定因素也會(huì)致使文件出現(xiàn)損壞現(xiàn)象，這就可以進(jìn)行“雙套制”處理，也就是同一檔案以不同形式存儲(chǔ)，電子和紙質(zhì)檔案共存。紙質(zhì)檔案起到法律、憑證作用，而電子檔案則可隨時(shí)被查詢并能夠具有快速傳輸優(yōu)點(diǎn)。

三、結(jié)束語(yǔ)

衛(wèi)生事業(yè)的改革致使疾病預(yù)防控制中心傳統(tǒng)檔案管理工作需向信息化轉(zhuǎn)變，而通過(guò)合理的、科學(xué)的電子檔案管理模式可促進(jìn)其工作的自動(dòng)化，進(jìn)而不斷提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，以促進(jìn)疾控中心穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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