精細化管理形勢下公立醫院人事檔案管理的思考

陶源

[摘 要]當前公立醫院精細化管理形勢下，對人事檔案管理提出了新的更高要求。文章闡述了公立醫院精細化管理中人事檔案管理工作的作用，分析了當前形勢下公立醫院人事檔案管理中存在的問題，并提出了相應的解決思路，以致力于提升公立醫院人事檔案管理工作的重要性和規范性，促進人事檔案管理工作的信息化和智庫化。

[關鍵詞]公立醫院；人事檔案管理；精細化管理

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2018.30.111

近年來，隨著經濟社會的發展，國家醫療衛生體制改革進程不斷深入推進，醫改進入深水區，在醫改有效促進醫院各項管理精細化的條件下，作為衡量醫院管理水平的重要指標之一的醫院人事檔案管理，當前人事檔案管理工作已經不能適應新形勢下醫院的發展需求，為適應新形勢必須進行相應的改革和創新，以提高醫院的精細化管理水平，增強醫院核心競爭力，增加醫院經濟效益，以使醫院能順應時代的發展。

1 公立醫院精細化管理中人事檔案管理工作的作用

（1）人事檔案管理的風向標作用。

人事檔案管理在醫院的管理工作中有著非常重要的作用，人才是醫院持續良好發展的基石，人事檔案客觀全面地反映了醫院人才的主要信息和綜合素質，幫助醫院全面掌握各類人才的基本情況，優化醫院人力資源配置，對醫院日常管理工作有著風向標的作用。醫院需要對全院人員進行考核和評價，人事管理部門將每一位干職員工的教育經歷、工作經歷、職稱情況等基本信息完整地記錄，并對檔案管理進行分類，促進醫院人才庫的建立，是醫院考核評估人才、培養使用人才的重要依據，做到人盡其才，為醫院的可持續發展奠定良好的基礎。

（2）人事檔案管理的橋梁作用。

人事檔案管理一方面是醫院選人用人的重要渠道；另一方面也是增強醫院干職員工歸屬感的一種方式。人事檔案一般記錄了個人的一些重要信息，而這樣重要的信息能放在一個讓人安心的地方，可以增強干職員工對醫院的信任感，保障員工的積極性，促進醫院的發展更加穩定，使得醫院的日常管理得以順利實施。

（3）人事檔案管理的考核決策作用。

醫院人事檔案一般記錄著行政職能、后勤、醫務人員的專業結構、技術水平、醫德醫風等評價，客觀反映了各類人員的綜合素質、技術水平、工作能力等，對個人而言，是個人升職、發展的一種歷史性憑據。對醫院而言，是職稱評定、評優競聘等的考核依據，通過對人事檔案的考察，可以客觀地比較篩選出潛在的培養對象，也可以對職稱申報人員有一個初步準確的評價，從而促進員工努力工作積極作為，對醫院的發展有著重要的作用。

2 公立醫院現行人事檔案管理存在的問題

（1）管理重要性認識不足。

在一般人的思想認識中，醫院是為人提供醫療護理服務的醫療機構，其核心工作是提高醫療服務質量，因此錯誤地認為人事檔案管理工作僅僅是某一個部門的事情，與自身的工作沒有多大的關聯，甚至使得醫院領導既沒有充分認識人事檔案管理的重要性，也沒有充分利用人事檔案，這樣導致人事檔案管理流于形式，資料不完整，而這種狀況又進一步導致人事檔案利用率下降。

（2）管理機制化建設不全。

檔案的管理應實現科學性和有效性，而人事檔案管理中，資料的收集是難點和重點。現行公立醫院人事檔案管理中，資料收集不全，完整性不足，檔案數據更新不及時，書寫內容不規范，考核評語千篇一律等，這樣導致干職員工的特性沒有真正體現，也缺少對干職員工綜合素質考評和描述的全面性，最終會使得人事檔案管理實際使用價值低，重要性逐漸喪失。

（3）管理信息化程度不高。

目前公立醫院人事檔案管理方式相當一部分還處在傳統的人工操作階段，雖然從硬軟件方面來看，有不少相關解決方案，但這些方案與實際需求仍有一定差距，另外人事資料的種類和承載介質雜，存在數字化難題。這些使得人事檔案存在信息缺失、細節不全、規格不一、質量不高等問題，檢索和使用起來費時費力、效率低下。而在保存方面，大部分為紙質版，記錄的形式單一，同時使用時間長容易破損，信息不夠準確，也失去了檔案本身的客觀性和歷史性。

3 公立醫院人事檔案管理改革的對策

（1）與考核考評相結合，提升人事檔案管理的重要性。

人事檔案管理的重要性得不到重視，一方面與人們對醫院的定位有關；另一方面和與相關人員利益關系無不緊密有關。目前，包括公立醫院在內的眾多事業單位正在進行新一輪的人事制度改革，其中考核考評是其中一個重點。以人事檔案的信息為準，對醫護和其他工作人員進行考核，強調人事檔案的權威性，可以有效提升人事檔案管理工作的重要性。此舉亦可有效增強人事檔案管理工作中資料收集過程的參與度。

（2）與日常管理相結合，提升人事檔案管理的規范性。

目前，大部分醫院均加強了現場管理的規范性，例如實行“6S管理”（即整理、整頓、清掃、清潔、素養、安全），這些規范化的管理提升了醫院管理水平。規范同樣是人事檔案收集和使用效率的基礎，因此有必要加強人事檔案管理工作的規范性。目前，為解決檔案資料的缺失、難以數字化采集、數據時效性差等問題，可以從兩方面著手：①制定人事檔案材料采集標準，使人事檔案管理對象明確檔案資料采集種類、采集標準、采集流程，以確保資料信息的規范；②制定人事檔案材料采集工作制度，將人事檔案資料采集納入日常辦公規范建設內容，要求資料采集工作日常化、制度化，以確保資料的現時性和規范性。

（3）與信息化建設相結合，促進人事檔案管理信息化。

21世紀以來，醫院在信息化方面取得了長足進展，就醫診斷信息化、財務系統信息化都有明顯發展，但就人事檔案管理工作來說信息化程度有些落后。因此，將人事檔案管理工作納入醫院信息化建設整體規劃，實現人事檔案管理系統與醫院辦公系統（OA）集成，可有效促進人事檔案管理工作信息化水平，同時也可以為人事檔案管理的規范化提供支持。

（4）與人事決策相結合，促進人事檔案管理智庫化。

當前，人事檔案不再像以前一樣僅僅管理一些個人學習工作中重要節點信息，還管理著個人日常工作的大量數據，如醫護人員的工作量、科研教學數據等。這些信息在人事決策中并未起到本應發揮的主動服務功能，僅僅是作為檔案待查。事實上，如果以人事檔案為紐帶，實現人事檔案系統與醫院其他信息系統（如日常診斷數據、科研系統、教學系統、國有資產管理系統等）的數據整合，可以主動就人事決策問題提供決策支持服務。具體來說，以人事檔案為節點，針對具體人事決策問題，使用篩選、統計、關聯分析、聚類分析等工具進行統計數據挖掘，從而得到定性和定量的決策支持報告。當然這些工作有一定的人才需求，但綜觀醫院的人事現狀，配置恰當的人員并不難以解決，并且從長遠來看，有助于促進人事檔案管理工作的智庫化。

4 結 論

新形勢下有新要求，公立醫院的發展離不開人事檔案管理工作的進步，當前存在的問題亦是查漏補缺、改革創新、謀求發展的契機。提升人事檔案管理工作的重要性和規范性、促進人事檔案管理工作的信息化和智庫化，將明顯提升人事檔案管理工作的質量和效率，提高醫院精細化管理水平，從而為公立醫院的改革和發展提供有力保障，進而為建設人民滿意的醫院提供有力支持。

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