加強文書檔案管理新路徑的思考

王樂萍

【摘要】文書檔案的匯集、整理、保存以及有效利用，為單位信息管理奠定了基礎(chǔ)。在當今科技與網(wǎng)絡(luò)信息量不斷遞增的大形勢下，運用以往文書檔案管理工作的方式方法，已經(jīng)不能有效滿足時代發(fā)展的需求，所以我們應(yīng)該采取有效方式解決。本文首先簡單地介紹了文書檔案管理的特點，然后探討文書管理工作中出現(xiàn)的問題，并且提出解決措施，以提高文書檔案管理工作。

【關(guān)鍵詞】文書檔案 創(chuàng)新管理 技術(shù)創(chuàng)新

一、文書檔案管理的存在意義

文書檔案管理工作是一個單位發(fā)展中的重要政治工作記錄，同時也是行政管理工作中的重要資料。在現(xiàn)代社會經(jīng)濟發(fā)展中，單位的文書檔案管理工作顯得格外重要。文書檔案管理工作本身是一項服務(wù)性較強，同時技術(shù)性和政治性都比較強的工作，對單位的發(fā)展而有著重要指導(dǎo)作用。近年來，隨著社會的快速發(fā)展，對文書檔案管理工作也提出了更高的要求，無論從形式上還是管理內(nèi)容和手段上都應(yīng)進行相應(yīng)的創(chuàng)新，爭取做到與時俱進，以更高的管理水平來提升檔案管理的有效性。文書檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展對社會經(jīng)濟的穩(wěn)定發(fā)展，以及社會的健康發(fā)展有著十分重要的意義，因此一定要加以重視。

二、文書檔案管理的特點

1.內(nèi)容豐富

任何單位的工作記錄都是以文書檔案的形式進行體現(xiàn)，它主要包含：文書檔案、載體檔案、會計檔案、科技檔案、人事檔案、電子檔案、聲像檔案、行政管理等較多種類。文書檔案中包括了很多單位和有關(guān)部門印發(fā)的各種文件、各種民主選舉選民登記和選票以及各種簽訂的合同和附件，形成了文件檔案內(nèi)容的多種多樣，豐富多彩。

2.重視收集保存

文書檔案管理通常情況下，人們利用紙張將事件發(fā)生過程進行完整的、詳細的記錄，然后再通過分類的形式將其存放在檔案室。收集事件資料的過程是十分重要的，而且必須確保其完整性和充分性。因為文書檔案將作為單位預(yù)測未來發(fā)展趨勢的重要資料，也是供后人借鑒的可靠的載體。

三、文書檔案管理工作中存在的問題

1.管理制度不規(guī)范

現(xiàn)在許多單位都存在文書檔案管理不規(guī)范的情況，譬如：檔案的檔案號編制不正確，檔案的目錄設(shè)置不科學，文書檔案管理制度不健全存等一系列問題。甚至極少數(shù)企業(yè)仍舊采取傳統(tǒng)的、陳舊的管理模式，面對新形勢不能做好恰當?shù)霓D(zhuǎn)型，及時的更新體制和管理辦法。這種“目光短淺”的意識，很難發(fā)揮文書檔案的作用，甚至阻礙其健康發(fā)展。

2.管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

目前，我們雖然有一支穩(wěn)定的檔案干部隊伍，但這個隊伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時期開展檔案工作的需要，特別是進入21世紀，熟悉檔案內(nèi)容，能進行檔案信息深層次研究和開發(fā)的復(fù)合型專業(yè)人才十分匱乏。

3.文書工作和檔案工作直接的銜接存在問題

文書工作和檔案管理工作直接存在聯(lián)系又有著區(qū)別，是統(tǒng)一又分工的。在實際的文書檔案管理工作中，文書工作和檔案管理應(yīng)該相互配合，建立一個分體式的管理體系。實際的管理工作中，文書和檔案應(yīng)該實行一種分塊式的管理制度，這才是一種有效的，相對科學的管理。但是在實際的操作過程中，這一體制卻在一定程度上拉開了文書工作和檔案工作之間的距離。文書工作人員檔案意識淡薄，檔案管理人員通常很少考慮文秘的工作，這使得兩者在銜接的過程中出現(xiàn)很多的脫節(jié)的地方。當前，在文書工作和檔案工作的銜接主體上，也就是在公文格式和處理方法上存在很多的不規(guī)范的，不標準的現(xiàn)象。

四、加強文書檔案管理新路徑的思考

1.完善制度，提高管理水平

我國目前的文書檔案管理工作發(fā)展水平較低，主要是缺乏系統(tǒng)的管理制度和監(jiān)督力度。首先，單位應(yīng)該構(gòu)建健全的規(guī)章制度，為文書檔案管理工作提供保障。其次，合理規(guī)定催收時限并加大監(jiān)督力度，對于不能及時提前歸還的人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)及時地對其進行提醒，以免丟失和忘記。最后，明確各部門職責，由于文書檔案來源于各個部門，所以各部門要做好資料的匯集和總結(jié)，只有這樣才可以保障交接文書檔案時的完整性和準確性。各部門之間應(yīng)該協(xié)調(diào)合作，促進文書檔案管理工作的有效進行。

2.提高檔案管理人員素質(zhì)

一是可通過各種形式宣傳《檔案法》《檔案人員職業(yè)道德》《文書學》和國家有關(guān)文檔工作規(guī)定，使檔案管理人員充分認識以搞好文檔管理工作是自己應(yīng)盡的法律責任和義務(wù)。二是要把住人才人口關(guān)，注意引進招聘一此有檔案專業(yè)知識，有專業(yè)技術(shù)技能的人才充實文書檔案隊伍。同時加強現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育，積極組織文書檔案管理人員參加檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，提高其管理水平，使文書檔案管理工作與單位業(yè)務(wù)同步發(fā)展。

3.做好文書工作和檔案工作的規(guī)范銜接

文件是檔案的基礎(chǔ)，文件質(zhì)量的高低直接關(guān)系到檔案的質(zhì)量的好塥，沒有高質(zhì)量的文件作為基礎(chǔ)，檔案的質(zhì)量就得不到有效的提高，由此可見，檔案管理水平的高低是建立在文書部分規(guī)范化處理文件的基礎(chǔ)之上的。因而，文書人員要提高檔案意識，切實做好文書材料的立卷歸檔。在實際的文件處理過程中，要時刻意識檔案管理工作，從而真正實現(xiàn)文書、檔案工作一體化。要做好這一點，需要文書人員重視文件材料的質(zhì)量，例如紙張大小、文字的格式等需要有一個標準。嚴謹使用圓珠筆、紅墨水、鉛筆等起草、修改和批閱文件材料等。此外，文件的處理要及時、準確；收發(fā)文件需要及時的進行登記和記錄，一旦發(fā)現(xiàn)文件的缺少，要及時的查找。尤其是對于帳外的資料，例如領(lǐng)導(dǎo)者的講話以及外出開會的記錄等，要及時的收集和處理，保證文件材料的完整性。

結(jié)束語：總而言之，文書檔案管理是衡量單位管理水平的一個重要標準，其管理水平直接關(guān)系到檔案資料的完整性。因而需要提高單位文書管理工作的地位，切實做好文書工作和檔案管理工作的規(guī)范化銜接，強化各部門之間的合作，做好文書檔案資料的收集工作，建立完善和管理機制和工作程序，樹立文書檔案管理的規(guī)范化和標準化，從而根本上切實提文書檔案資料的利用率，保證單位的建設(shè)和發(fā)展。