淺談企業信息化建設以及電子檔案管理的對策

付小娟

【摘要】傳統的檔案管理主要是管理紙質文檔，其工作任務復雜、工作量也大，一般需要很多人才能完成。隨著互聯網信息技術的發展，傳統的紙質都進行了數字化。互聯網改變了人們生活的方方面面，其企業檔案管理工作內容與模式都發生了改變。筆者以自身工作經驗和當下檔案管理工作的實際情況為研究的出發點。

【關鍵詞】企業；檔案管理；信息化建設；對策

隨著互聯網信息技術的發展，當前我國已經開始進入數字化時代。信息技術的發展改變了人們生活的方方面面，也提高了工作效率。檔案管理從紙質檔案升級為電子檔案，其管理方式也是直接在電腦上進行管理，不僅提高了管理效率，還促使其檔案信息更加準確、信息傳輸更加便捷。加強企業信息化建設是提高服務質量和服務水平的基礎，是企業的核心競爭力之一。企業的信息化管理首先要建立企業數據網絡平臺，實現數據和知識的共享，這樣不僅能夠提高整個企業管理人員的管理水平和綜合素質，還能實現持續性的進步。運用計算機系統管理檔案有效的減少了工作程序，但也存在一些不確定的因素，只有運用的管理策略，才能確保其安全性和高效性。改變傳統的檔案管理方式是當下最緊迫的任務。

一、企業信息化建設的對策

（一）提高信息化管理水平，強化管理認識

提高企業的信息化管理水平是推進企業運作效率的關鍵。首先、要建立健全相關管理制度，企業領導要高度重視信息化管理水平的提高，提供相應資金支持和政策支持。其次、企業要成立以各部門為中心的信息化管理小組，不斷完善其管理制度，定期召開相應的總結會議，以提高企業管理人員的管理能力。除此之外，企業要實行責任到人的制度，有利于充分調動企業管理人員的積極性、創造性，有利于充分釋放網絡信息化平臺的作用。責任制度是落實上級領導的政策和企業管理人員工作職責的“催化劑”，是提高效率的保障。

（二）加強人才隊伍建設

在今天這個科學技術不斷進步的時代，其管理理念和管理方式也在不斷進步。企業需要適當引進一批具備一定專業性和綜合素質的人才隊伍。同時、加強企業信息化管理人員的專業性和綜合素質。這是提高企業信息化管理水平的基本保證。企業要建立一套科學的人才培養體系，堅持“使用和培養并重”的原則，一方面、企業要重視人才的引進和培養，另一方面、為年輕人才提供一定的晉升渠道，對于具備一定工作經驗和管理經驗的員工，給予提拔。“創新是發展的第一動力，”而創新歸根到底是人才的創新，所以，企業只有加強人才隊伍建設，才能為企業的發展提供源源不斷的動力，才能提高企業的綜合實力。

（三）提高軟件硬件的管理

企業的軟件、硬件的運行效率會直接影響信息化管理的水平。所以、企業相關管理人員要經常對硬件設備進行檢查，如果發現異常情況，要及時通知維修管理人員進行處理。隨著社會的不斷進步，企業只有經常更新硬件、軟件設施，才能提高企業的服務水平。同時、企業要引進硬件和軟件方面的專業人才，保證企業24小時其設備正常運轉。另外，企業應該隨時檢查其它相關設備，比如、消防系統、網絡信息安全系統等。

二、企業電子檔案管理的對策

（一）提高檔案管理人員的專業性和綜合素質

傳統的紙質文檔管理不僅管理成本高，而且管理效率低，容易出現各種錯誤。電子檔案管理只需要維護好計算機系統和檔案管理軟件，就能夠對檔案進行高效的管理。檔案管理工作內容的轉變帶來工作模式的轉變。在檔案管理過程中，首先要對檔案信息進行核對，確認無誤后再進行保存和管理，以提高檔案信息的真實性。并且要對企業檔案進行分類總結，對于一些非常重要檔案，應該確保其安全性和完整性，全方位做好保管措施。要運用先進的管理理念和管理方式，保證檔案安全。檔案管理工作人員要提高服務意識和服務效率，不斷提高職業素養和綜合素質。電子檔案的管理主要是對計算機系統和檔案管理軟件進行管理，其檔案管理工作人員要經常檢查并且更新計算機系統，發現故障立即通過相應的維修人員進行處理。電子檔案的管理看似非常簡單，但很多管理細節都要引起重視。

（二）提高企業電子檔案管理的安全性

檔案管理涉及到管理別人的隱私，相應的就要提高檔案管理工作人員的思想意識、責任意識。檔案管理必須做好保密工作，首先、進行檔案查閱必須在檔案管理工作人員的陪同下，并且由檔案管理工作人員進行電腦操作。在日常的管理實踐中，檔案管理工作人員要經常查看檔案的保存情況，并且對檔案進行備份。企業電子檔案管理應該建立健全相應的管理制度，對于一些重要的機密檔案，其相關工作人員應該進行專門的管理。除此之外，企業要借助計算機信息管理網，并且開通電子文件網上傳遞渠道。隨著企業信息技術的不斷發展和普及，企業平時開會的重要文件都會上傳到網上。這些文件經過各業務管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，相關工作人員上網前，必須按照信息管理部門的要求進行了文件格式的轉換，在一定程度上保證了數據的科學性和安全性，是歸檔的重點。對那些未輸送到計算機信息管理網上的具有保存價值的電子文悠揚，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網絡技術向檔案部門傳輸，有利于進一步確保企業信息傳輸的安全性和高效性，建立依附在信息管理網上的歸檔專用子系統。

三、結語

隨著互聯網信息技術的發展，當前我國已經開始進入數字化時代。信息技術的發展改變了人們生活的方方面面，也提高了工作效率。檔案管理從紙質檔案升級為電子檔案，其管理方式也是直接在電腦上進行管理，不僅提高了管理效率，還促使其檔案信息更加準確、信息傳輸更加便捷。要進行企業信息化建設，首先，應該提高信息化管理水平，強化管理認識，同時，加強人才隊伍建設。在企業電子檔案管理的過程中，企業應該提高檔案管理人員的專業性和綜合素質，并且要建立一套科學、完整的管理機制。