加強電子檔案管理的對策研究

靳京陽

摘要：當今時代，基于現代信息技術的辦公自動化與電子政務高速發展，掀開產生電子文件、管理電子檔案工作的新篇章。在大學院校的辦公過程中，電子文件已經是主要資料，是政務信息管理與數字化校園建設的主要部分，加強開展大學院校電子檔案管理工作需要檔案館和檔案人員不斷探索和鉆研。基于此，本文主要對加強電子檔案管理的對策進行了簡要的分析，以供參考。

關鍵詞：電子檔案；管理對策；措施研究

隨著大學院校加快數字化校園建設的步伐，無紙化辦公進程持續推進，越來越多的電子文檔亟待歸檔，電子檔案逐漸變成大學院校檔案館的主流館藏。鑒于此。如何開展好電子檔案管理工作是大學院校檔案館面臨的重要課題。

1、電子檔案管理的基本方式

電子檔案打破了傳統紙質檔案管理模式，準確性較高。電子檔案的管理利用要充分借助信息技術功能，進行信息數據分類，電子檔案管理方式主要包括信息拷貝、通信輸送和直接利用三種方式。信息拷貝是電子檔案管理中的不可或缺的環節，在整個管理過程中能夠確保檔案信息的完整性，檔案部門要采用正確的文檔存儲格式，也可以為用戶提供復印件，方便用戶參考借鑒。通信輸送能夠滿足使用者的基本需求，解決重難點問題，節省了大量的時間和資金費用。檔案信息傳輸可以借助互聯網平臺實現，直接利用主要是指檔案管理部門借助電腦設備直接查詢信息，為用戶提供技術支持。

2、當前電子檔案管理存在的主要問題

2.1電子檔案的安全性管理問題

在使用電子檔案時，往往會借助互聯網來進行，在保存、整理、傳輸過程中，存在著安全隱患。尤其是存在著被別人盜取資料、被篡改內容、被惡意刪除等事件的發生。怎么樣避免這樣的問題，是電子檔案管理中需要研究的課題。還有計算機病毒入侵，也是造成安全隱患的又一個重要方面。

2.2檔案管理員的素質問題

傳統的檔案管理，只要識字就能看懂，就能管理好。現代的電子檔案，需要檔案管理人員有較好的計算機知識，需要較強的檔案管理知識。但目前的情況來看，這樣較高素質的檔案人員在一些大學院校中還較缺乏。由于不具備這方面的條件，也就導致檔案管理在許多大學院校還處于低端狀態，想要更好地使用檔案、迅速查找檔案仍無法實現。

3、加強電子檔案管理的對策

3.1建立健全電子檔案管理制度

建立健全電子檔案管理制度，有效拓展信息資料搜集渠道，可以適當借助網絡技術進行檔案收集與管理，不斷更新電子檔案系統，才能滿足檔案利用者的基本需求，管理人員要將紙質檔案與電子檔案有效結合，創新制定出新型檔案管理模式，有利于提高檔案管理的質量水平。

3.2加強電子檔案信息安全管理

（1）充分運用簽署技術。當前簽署技術以兩種形式構成：一種是安全證書式，一種是數字手寫輸入技術。前者主要適用于檔案的流通環節，當檔案發生轉移時，檔案發出一方使用安全證書，伴隨著檔案的發出會利用系統自帶的密鑰功能，隨機生成數字形式的密碼簽名，與文件一同發出；后者主要依靠管理員的手寫簽名，表示管理員對該次檔案轉移負有全部責任，當檔案發生轉移時，管理員使用專業的數字虛擬輸入法，在電子模板上簽字確認檔案轉移，與檔案一起發送給檔案接受者。（2）確保電子檔案的安全問題，電子檔案收發雙方都會使用到電子檔案加密技術，這種加密技術一般是“雙密鑰碼”。（3）建立身份驗證進入模式。高校可以構建自己內部的電子檔案管理軟件，在進入電子檔案管理軟件之前，要設置身份驗證進入模式。只有電子檔案的管理人員才可以進入電子檔案管理系統中。為了確保管理人員安全進入，可以采取指紋輸入進入模式或者用戶名與密碼結合進入模式，如果是對硬件條件要求高的高校可以采取視網膜識別進入模式。

3.3堅持雙規模式，不斷提升高校電子檔案功能

高校的檔案管理應實行雙軌制，不僅要管理好電子檔案，還要管理好實體檔案，以便在網絡不通時提供實體檔案應急，或遇到特殊情況時基于實體檔案再生電子檔案，或在無法確定電子檔案的法律地位時發揮原始檔案的作用，不斷提升檔案的功能。一是高校檔案館必須把現有實物檔案、紙質檔案保存好，留住學校珍貴的史料，并加強開展檔案的編研與利用。二是檔案館要及時升級現有電子檔案的文件版本，并完善分類代碼，統一實體檔案號、電子檔案號。三是檔案館要促使電子檔案信息資源庫和實體檔案相互關聯，提高檔案查詢速度。

結束語：

高校檔案管理的網絡化和數字化是重要發展方向，屬于當前檔案事業發展的重要內容和組成，信息化建設屬于自身發展的必要工作內容。但是在實際的建設中，需要涉及多方面、多方位的工作，同時具有見效慢和投資多的問題。對此，高校需要積極引入相關設備，更新管理思路和觀念，確保高校教育事業和檔案工作的同步發展和進步。

參考文獻：

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項目：2018年度邢臺市社會科學發展研究課題，編號：xtskfz2018013。