論“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案服務(wù)外包存在的問題與對策

鹿雪萍

摘要：“互聯(lián)網(wǎng)+”時代已經(jīng)到來，檔案服務(wù)外包面臨著更多機(jī)遇和挑戰(zhàn)。檔案部門工作人員必須具備一定的創(chuàng)新意識、全局觀念，通過理論知識的學(xué)習(xí)，向廣大用戶提供便捷的、優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)，不斷加快信息化建設(shè)，提升檔案服務(wù)外包水平。檔案服務(wù)外包行業(yè)實現(xiàn)了統(tǒng)一管理，營造了良好環(huán)境，打造了共享平臺，這是相關(guān)企業(yè)長遠(yuǎn)規(guī)劃任務(wù)順利完成的一種保障，也是“互聯(lián)網(wǎng)+”時代中檔案服務(wù)工作更好更快發(fā)展的必要前提，更是社會經(jīng)濟(jì)平穩(wěn)增長的關(guān)鍵所在。任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)偏差，都將影響最終的服務(wù)效果，因此必須引起有關(guān)人員的高度重視。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+時代；檔案服務(wù)；外包問題；有效措施；研究；分析

引言：李克強(qiáng)總理提出了“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計劃”，要求從移動互聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)中制造新的產(chǎn)物，促進(jìn)電子商務(wù)、工業(yè)互聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)金融的可持續(xù)發(fā)展，不斷拓展國際市場，取得顯著戰(zhàn)略成就。站在一個新的高度上，我們必須有預(yù)見性的引導(dǎo)“互聯(lián)網(wǎng)+”思想在服務(wù)業(yè)各領(lǐng)域的全面滲透，以檔案部門為切入點，順應(yīng)社會發(fā)展趨勢，完成數(shù)字網(wǎng)站建設(shè)，針對檔案服務(wù)外包問題進(jìn)行一一解決，始終堅持“理論結(jié)合實踐”原則，給予有效措施，提升服務(wù)水平，最終實現(xiàn)檔案部門與檔案服務(wù)外包的協(xié)同進(jìn)步、共同發(fā)展目標(biāo)。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案服務(wù)外包存在的問題

（一）安全風(fēng)險高

檔案服務(wù)聯(lián)合互聯(lián)網(wǎng)，其工程量非常大，人力、物力、財力上存在著一定限制。從經(jīng)濟(jì)化、專業(yè)化角度考慮，檔案服務(wù)外包是新的趨勢，但并不成熟，一些問題的解決十分急迫，相關(guān)風(fēng)險未能得到有效控制，后續(xù)的影響還會越來越大。檔案服務(wù)外包的安全風(fēng)險極高。它不像紙質(zhì)檔案那樣無法永久保存，消失的可能性較低，但是在人為因素的影響下，在多次搬用、多次運輸中，發(fā)生丟失、破壞情況、掃描損害等風(fēng)險卻是無法避免的[1]。同時，檔案是私密東西，對于一個人很重要，一旦泄露后果不堪設(shè)想，然而，外包公司的工作人員，可以之間接觸到個人檔案，對檔案進(jìn)行錄入時，必然會知道很多檔案內(nèi)容，這就給不法分子留下了很多可乘之機(jī)，檔案外包公司人員經(jīng)不住金錢利益的誘惑，與不法分子聯(lián)合，轉(zhuǎn)賣他人信息，這將給他人帶來困擾，后果將不堪設(shè)想，同時，也會對檔案部門造成惡劣影響，造成檔案部門失信。

（二）缺乏統(tǒng)一管理

我國檔案外包服務(wù)行業(yè)興起時間不長，仍處于初級階段，在不同地區(qū)，呈現(xiàn)出不同大狀態(tài)，在發(fā)達(dá)地區(qū)，外包公司比較正規(guī)，規(guī)模較大，技術(shù)較為成熟，在內(nèi)陸地區(qū)，設(shè)備簡陋，資金短缺，員工素質(zhì)較低，檔案外包風(fēng)險大，缺少技術(shù)支持，我國外包行業(yè)整體發(fā)展水平較低，有很大的發(fā)展空間。此外，我國檔案服務(wù)外包行業(yè)缺乏統(tǒng)一管理，檔案服務(wù)外包市場還不規(guī)范，政府部門沒有機(jī)構(gòu)對其進(jìn)行統(tǒng)一管理，我國檔案服務(wù)外包處于初級階段，發(fā)展時間短，好多地方還不完善，還沒有統(tǒng)一的機(jī)構(gòu)對其進(jìn)行約束，現(xiàn)在檔案外包公司數(shù)量多，為了追求更大的利益，公司之間惡意競爭，壓低價格，不能保證質(zhì)量，難以形成良好的發(fā)展環(huán)境。同時，檔案服務(wù)外包公司工作人員素質(zhì)較差，檔案保護(hù)意識淡薄，缺乏專門的認(rèn)證機(jī)構(gòu)對工作人員能力進(jìn)行認(rèn)證。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案服務(wù)外包的有效措施

（一）加強(qiáng)安全防范

為有效加強(qiáng)檔案服務(wù)外包的安全防范措施，其主要體現(xiàn)在以下兩個方面：一方面，加強(qiáng)工作環(huán)境的安全管理。為使檔案服務(wù)外包企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益得以高效發(fā)展，首先應(yīng)確保工作環(huán)境的安全問題。國家檔案局所頒布的各項條例明確指出，應(yīng)不斷改善檔案服務(wù)外包工作的開展情況，為使其得以順利進(jìn)行提供有效保障。不僅能有效降低安全風(fēng)險的發(fā)生機(jī)率，也保證了檔案信息的安全性，應(yīng)當(dāng)在檔案管理的場所安裝監(jiān)控設(shè)備，針對視頻內(nèi)容檔案服務(wù)外包企業(yè)應(yīng)定期進(jìn)行查看。若有違法亂紀(jì)的工作人員，可采取懲治的方式進(jìn)行警告，嚴(yán)重者可直接開除。除此之外，為防止檔案信息出現(xiàn)混淆的現(xiàn)象，檔案管理人員可采取有效的措施進(jìn)行安全防護(hù)。比如，利用一定量的檔案裝具，將所有的檔案信息進(jìn)行分類。另一方面，加強(qiáng)檔案信息的安全管理。為使檔案信息得以安全保管，應(yīng)采取法律的方式方法。為使檔案信息的內(nèi)容不外泄，在檔案管理部門與檔案服務(wù)外包企業(yè)簽訂合約的過程中，應(yīng)當(dāng)將保密條約列入合約中，對檔案服務(wù)外包企業(yè)提出較高的要求，不得以任何理由向第三方泄露，一旦出現(xiàn)泄露的現(xiàn)象，檔案服務(wù)外包企業(yè)將承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。

（二）提高統(tǒng)一管理

首先，改善檔案管理部門的統(tǒng)一管理。國家檔案管理部門可針對檔案信息的內(nèi)容，對檔案服務(wù)外包企業(yè)展開定期的監(jiān)督管理工作。若存在不合格的檔案服務(wù)外包企業(yè)，國家檔案管理部門可要求其進(jìn)行整改，將整改的結(jié)果記錄在檔案中。若檔案服務(wù)外包企業(yè)的各項指標(biāo)都達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，國家檔案管理部門可隨時取消其任職資格，在一定程度上，限制著檔案服務(wù)外包企業(yè)的高效發(fā)展，為檔案服務(wù)外包企業(yè)創(chuàng)造一個優(yōu)良的工作環(huán)境[2]。其次，加強(qiáng)檔案服務(wù)外包企業(yè)的資質(zhì)管理。就現(xiàn)今我國檔案服務(wù)外包企業(yè)的發(fā)展而言，由于檔案服務(wù)外包企業(yè)的管理條例較為復(fù)雜，為有效改善這一現(xiàn)狀，就必須制定一個較為標(biāo)準(zhǔn)化的資質(zhì)管理體系，有效促進(jìn)檔案服務(wù)外包企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。不僅要將企業(yè)自身所擁有的資金以及檔案管理人員進(jìn)行規(guī)范，還需要針對檔案服務(wù)外包企業(yè)的業(yè)務(wù)工作以及檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出較高的要求。

（三）人員素質(zhì)水平

檔案服務(wù)外包企業(yè)為有效培養(yǎng)更多的人才，應(yīng)不斷對檔案管理人員展開專業(yè)知識的培訓(xùn)，使其能夠更好的掌握專業(yè)知識，深刻的認(rèn)知到檔案管理工作的重要性，并具有熟練的操作技能，將自身的優(yōu)勢發(fā)揮到最大化。還應(yīng)熟知相關(guān)的檔案法律法規(guī)，逐漸發(fā)展成為全能的優(yōu)秀檔案管理人員。

結(jié)語

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案部門采取服務(wù)外包，在一定程度上幫助了檔案部門節(jié)約成本，提高工作效率，檔案服務(wù)外包有著巨大的市場潛力和良好的發(fā)展前景。但是檔案外包過程中的各種問題也日益凸顯，只有針對問題采取有效的解決措施，才能更好地運用檔案服務(wù)外包。相信隨著檔案外包公司的發(fā)展，檔案服務(wù)外包能夠在檔案工作中發(fā)揮更加重要的作用，從而推動檔案事業(yè)在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]張磊.互聯(lián)網(wǎng)時代企業(yè)檔案外包業(yè)務(wù)存在的問題與對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（15）124-125.

[2]馬昕.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案服務(wù)外包存在的問題與對策[J].檔案管理，2016（02）36-38.