互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下個(gè)人數(shù)字檔案歸檔研究

吳建軍

[摘 要] 21世紀(jì)隨著互聯(lián)網(wǎng)以及智能領(lǐng)域的發(fā)展，個(gè)人使用手機(jī)、個(gè)人電腦、平板電腦以及智能設(shè)備的頻率不斷上升，隨之而來的是個(gè)人電子數(shù)據(jù)的急劇增長，從檔案學(xué)視角來研究對(duì)于這些個(gè)人數(shù)據(jù)如何歸檔管理和利用成為新的研究領(lǐng)域。本文第一部分就個(gè)人數(shù)字檔案的基礎(chǔ)來源進(jìn)行了闡述。第二部分在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下確定了歸檔數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上提出了個(gè)人數(shù)字檔案歸檔收集和管理的設(shè)想，包括收集標(biāo)準(zhǔn)和范圍、收集方式、個(gè)人數(shù)字檔案具體的管理方法。第三部分主要闡釋了個(gè)人數(shù)字檔案的利用以及歸檔的意義。最后就個(gè)人數(shù)字歸檔存在的問題提出了相應(yīng)的解決辦法。

[關(guān)鍵詞] 互聯(lián)網(wǎng)；個(gè)人數(shù)字檔案；歸檔利用

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 13. 079

[中圖分類號(hào)] G270.7；G273 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2018）13- 0175- 03

1 概 況

個(gè)人數(shù)字檔案顧名思義是個(gè)人或者一個(gè)家庭在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境活動(dòng)中所產(chǎn)生的文字或者音視頻等的數(shù)字記載，伴隨著各種電子載體尤其是手機(jī)的普及，人們?cè)谌粘５纳詈凸ぷ鳟?dāng)中自動(dòng)創(chuàng)造了大量的電子數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)對(duì)于不同的主題有不同的價(jià)值，對(duì)于個(gè)人而言，參考這些數(shù)據(jù)有助于以后的規(guī)劃和回憶美好人生，對(duì)于政府來說，這些數(shù)據(jù)是管理社會(huì)的一項(xiàng)基礎(chǔ)參考，對(duì)于企業(yè)來講，將這些數(shù)據(jù)整合在一起形成大數(shù)據(jù)并加以分析利用，給企業(yè)帶來利潤，而對(duì)于檔案館和圖書館，收集這些數(shù)據(jù)成為必由之路。而隨著網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)，個(gè)人數(shù)字檔案的收集以及保管利用成為新的研究熱點(diǎn)。

2 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下個(gè)人檔案的歸檔

2.1 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下個(gè)人數(shù)字內(nèi)容的產(chǎn)生和形成

據(jù)中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)信息中心（CNNIC）2017年8月份發(fā)布的第40次《中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展?fàn)顩r統(tǒng)計(jì)報(bào)告》統(tǒng)計(jì)表明[http：//cnnic.cn/gywm/xwzx/rdxw/201708/t20170804_69449.htm]：

隨著網(wǎng)絡(luò)的覆蓋率范圍不斷擴(kuò)大，網(wǎng)民的數(shù)量也隨之上升，截至 2017 年 6 月，中國網(wǎng)民規(guī)模達(dá) 7.51 億。互聯(lián)網(wǎng)普及率為 54.3%，截至 2017 年 6 月，中國手機(jī)網(wǎng)民規(guī)模達(dá) 7.24 億，較 2016 年底增加 2 830 萬人。網(wǎng)民中使用手機(jī)上網(wǎng)人群占比由 2016 年底的 95.1% 提升至 96.3%。如表1所示，每天有龐大的網(wǎng)民規(guī)模在使用著各種各樣的互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用，產(chǎn)生著海量的應(yīng)用數(shù)據(jù)，而這些數(shù)據(jù)都來自于網(wǎng)民的創(chuàng)造和行為活動(dòng)的痕跡，那么，對(duì)于這些個(gè)人數(shù)字內(nèi)容的歸檔就顯得尤為重要。

2.2 收集和管理

2.2.1 收集標(biāo)準(zhǔn)

個(gè)人數(shù)字內(nèi)容的形式可以分為圖片、文字、音視頻三大類來歸檔，根據(jù)中國網(wǎng)民各類互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的使用率統(tǒng)計(jì)可以看出每個(gè)人在日常的互聯(lián)網(wǎng)生活中無時(shí)無刻不在創(chuàng)造著這些內(nèi)容，其中這三大類數(shù)據(jù)主要呈現(xiàn)形式來自互聯(lián)網(wǎng)中的社交媒體：即時(shí)通信、自媒體、筆記等各種互聯(lián)網(wǎng)模式。互聯(lián)網(wǎng)當(dāng)中的網(wǎng)民在創(chuàng)造內(nèi)容的同時(shí)將這些內(nèi)容分散存儲(chǔ)在外部設(shè)備和載體以及提供服務(wù)的互聯(lián)網(wǎng)公司的服務(wù)器上面，其中外部設(shè)備包括了手機(jī)內(nèi)存、硬盤、可存儲(chǔ)穿戴設(shè)備、U盤、存儲(chǔ)卡等，各類網(wǎng)盤、云存儲(chǔ)、服務(wù)器本身存儲(chǔ)等商家提供可存儲(chǔ)的服務(wù)。

在海量的數(shù)據(jù)當(dāng)中如何才能更好地搜集和保存有價(jià)值的信息資源，確定其收集范圍是首要的任務(wù)，可以從以下兩方面來確定，首先從個(gè)人時(shí)間方面來確定，比如個(gè)人從出生到死亡的時(shí)間軸來確定收集的范圍，在這個(gè)范圍內(nèi)按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)收集個(gè)人一生中創(chuàng)造的互聯(lián)網(wǎng)數(shù)字檔案資源信息。其次根據(jù)個(gè)人所處的組織機(jī)構(gòu)來確定收集的內(nèi)容范圍，個(gè)人在某個(gè)機(jī)構(gòu)或者公司中所產(chǎn)生的互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息資源根據(jù)個(gè)人的存儲(chǔ)需求來存檔，一個(gè)人的一生所參加和工作的組織機(jī)構(gòu)比較有限，所以根據(jù)組織機(jī)構(gòu)存檔會(huì)顯得更加清晰可尋。最后在確定收集范圍時(shí)，也可以根據(jù)需求采用時(shí)間和組織機(jī)構(gòu)相結(jié)合來確定存檔范圍，兩者結(jié)合可以更好地根據(jù)收集目的來確定信息資源的時(shí)間和空間，使得收集更加地精確和有效。

在實(shí)際的歸檔中，首先要鑒定所歸個(gè)人數(shù)字文件的價(jià)值。鑒定的總原則要從國家、家庭、個(gè)人的整體利益出發(fā)。相對(duì)于遵循歸檔鑒定原則的機(jī)構(gòu)和復(fù)雜多樣的個(gè)人互聯(lián)網(wǎng)內(nèi)容，在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下制定個(gè)人數(shù)字歸檔原則是不太現(xiàn)實(shí)的，但是可以從網(wǎng)民個(gè)人和社群整體的角度需求來探索互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的個(gè)人數(shù)字內(nèi)容鑒定歸檔原則即用發(fā)展的全面的創(chuàng)新的觀點(diǎn)來判別個(gè)人數(shù)字檔案的價(jià)值。相對(duì)于個(gè)人來說，個(gè)人數(shù)據(jù)具有天然的隱私性，保存的個(gè)人數(shù)字資源不想成為個(gè)人的負(fù)擔(dān)且在以后的生活中可以被利用和回憶美好的生活，因此歸檔時(shí)應(yīng)從個(gè)人對(duì)于檔案的記錄、科研等價(jià)值的需求來判斷，歸檔鑒定彈性比較大。相對(duì)于國家及家庭的整體利益來說，個(gè)人互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的數(shù)據(jù)反映了社會(huì)活動(dòng)的軌跡，是社會(huì)文化的一部分，更是家庭檔案乃至社會(huì)記憶的重要組成部分，鑒定時(shí)應(yīng)從保留社會(huì)文化以及為國家管理活動(dòng)提供參考和對(duì)子孫后代的價(jià)值來確定。

其次是具體的收集方式，個(gè)人、企業(yè)、檔案館、圖書館之間應(yīng)該緊跟互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，將個(gè)人有價(jià)值的信息資源歸檔。個(gè)人的數(shù)據(jù)一般存儲(chǔ)在外部存儲(chǔ)設(shè)備或者互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)器中，那么個(gè)人應(yīng)該樹立普識(shí)的歸檔意識(shí)，用戶自己平時(shí)及時(shí)收集并將這些數(shù)據(jù)適時(shí)地按一定規(guī)則保存起來以備后用，企業(yè)現(xiàn)在提供的云存儲(chǔ)等服務(wù)也在一定程度上解決了個(gè)人存儲(chǔ)的問題，但是在企業(yè)提供這些服務(wù)的同時(shí)沒有提供個(gè)性化的歸檔服務(wù)，存儲(chǔ)得到了解決，但是規(guī)范的歸檔存儲(chǔ)沒有得到解決，基于以上問題，企業(yè)可以在云存儲(chǔ)劃歸出一部分存儲(chǔ)空間，而這個(gè)空間是專門為網(wǎng)民提供個(gè)人數(shù)字資源的歸檔服務(wù)。圖書館、檔案館這些機(jī)構(gòu)應(yīng)該利用互聯(lián)網(wǎng)多宣傳，讓網(wǎng)民了解并樂于歸檔，以便利用和回憶美好時(shí)光，這些傳統(tǒng)的歸檔機(jī)構(gòu)也可以建立自己的服務(wù)器來為個(gè)人數(shù)字歸檔服務(wù)，讓網(wǎng)民放心和方便地存儲(chǔ)自己的個(gè)人數(shù)字資源。企業(yè)和檔案館、圖書館可以開展合作，企業(yè)提供支持?jǐn)U大效益，同時(shí)檔案館、圖書館很好地收集個(gè)人數(shù)字資源，在新時(shí)代互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下完成自己的職能。

2.2.2 管理個(gè)人數(shù)字檔案的方法

管理個(gè)人數(shù)字檔案首先要將這些原始數(shù)據(jù)分類標(biāo)引，而元數(shù)據(jù)分類標(biāo)引的最終目的是方便地查找和利用，因此為元數(shù)據(jù)分類標(biāo)引是個(gè)人數(shù)字檔案歸檔管理和利用的基礎(chǔ)性前提。在建立個(gè)人或者家庭數(shù)字檔案目錄中，每個(gè)人或者每個(gè)家庭的目錄下有按統(tǒng)一命名規(guī)則的文件夾，這種命名規(guī)則如：姓名+時(shí)間軸或組織機(jī)構(gòu)+分類的標(biāo)簽文件。對(duì)于收集到的個(gè)人數(shù)字檔案，分類整理是利用的第一步，為元數(shù)據(jù)添加元素標(biāo)簽是管理的第二步，這種管理辦法可以制定出一個(gè)普遍適從的管理規(guī)則，比如文字元數(shù)據(jù)可以添加“GRWZ”-“個(gè)人文字”的標(biāo)簽，然后在細(xì)分類管理，依次類推“GRTP”“GRYS”個(gè)人圖片、個(gè)人音視頻的元數(shù)據(jù)標(biāo)簽，個(gè)人在歸檔的時(shí)候根據(jù)標(biāo)簽進(jìn)行分類，上傳到云或者檔案數(shù)據(jù)庫時(shí)設(shè)置好元數(shù)據(jù)規(guī)范上傳格式，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)自動(dòng)分析辨別數(shù)據(jù)并上傳。做好這些準(zhǔn)備之后就是個(gè)人檔案數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)更新，實(shí)時(shí)更新和同步個(gè)人檔案數(shù)據(jù)庫為今后的查找利用做好數(shù)據(jù)全面性的準(zhǔn)備。

分類是整理的核心，好的分類方法可使整理工作事半功倍。對(duì)個(gè)人數(shù)字檔案進(jìn)行整理的第一步就是要對(duì)個(gè)人數(shù)字檔案進(jìn)行科學(xué)的分類，接著對(duì)分類好的個(gè)人數(shù)字檔案添加元數(shù)據(jù)和標(biāo)簽，建立個(gè)人獨(dú)有的方便記錄和記憶的個(gè)人數(shù)字檔案目錄，最后一步就是更新和同步。個(gè)人數(shù)字檔案經(jīng)過這樣的整理，便于個(gè)人的查找檢索，為今后的開發(fā)利用做好準(zhǔn)備工作。

3 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下個(gè)人檔案的利用

隨著時(shí)代的進(jìn)步，每個(gè)人都在創(chuàng)造著數(shù)據(jù)資源，如果不加以歸檔或者保存的話這些數(shù)據(jù)將會(huì)消失，當(dāng)今世界數(shù)據(jù)就是資源，是發(fā)展創(chuàng)新的源泉之一。那么對(duì)于個(gè)人來說歸檔保存這些數(shù)據(jù)會(huì)對(duì)以后的生活和工作發(fā)揮借鑒作用，或者對(duì)其他人有潛在的學(xué)習(xí)和利用價(jià)值也可以說是一份經(jīng)驗(yàn)借鑒，起到了一定的教育和指導(dǎo)作用。對(duì)于保存自己的美好時(shí)光來“記錄生活軌跡”讓自身檔案意識(shí)逐步提升，留住記憶的同時(shí)被家人或者子孫后代記起起到了非常好的作用。相對(duì)于個(gè)人來說還有一項(xiàng)重要的作用就是原始數(shù)據(jù)的記錄性，個(gè)人數(shù)字檔案顧名思義是一種檔案，那么它就會(huì)有檔案所具有的真實(shí)性、原始性等屬性，如果個(gè)人在生活中遇到糾紛或者確定直接負(fù)責(zé)人時(shí)，這些檔案數(shù)據(jù)可以作為直接證據(jù)用它來維護(hù)自己的合法權(quán)益及確定責(zé)任人！

對(duì)于一些學(xué)者來說，這些數(shù)據(jù)有著潛在的科研價(jià)值。個(gè)人總是生活在某個(gè)家族當(dāng)中，那么這些家族成員的個(gè)人檔案的匯集就組成了家庭數(shù)字檔案，對(duì)于研究家族史的學(xué)者來說，這些數(shù)據(jù)就是研究的樣本和目標(biāo)且這些數(shù)據(jù)是極其豐富和真實(shí)的存在，對(duì)于科研成果的支撐起到了真實(shí)而具有說服性的基礎(chǔ)作用。不僅于此，對(duì)于各專業(yè)的學(xué)者來說這些個(gè)人檔案數(shù)據(jù)都是可以作為研究對(duì)象的，比如社會(huì)學(xué)，可以研究這些數(shù)據(jù)背后所折射出來的社會(huì)現(xiàn)象等。因此個(gè)人數(shù)字檔案不僅僅是一堆個(gè)人數(shù)據(jù)，其所包含的科研價(jià)值值得學(xué)者去研究和發(fā)掘。

對(duì)于社會(huì)來說，這些數(shù)據(jù)為社會(huì)的管理和文化的留存起到了很好的作用。每個(gè)人都是社會(huì)的組成部分，人離不開社會(huì)，社會(huì)也離不開人，社會(huì)的運(yùn)行離不開人的管理，那么這些個(gè)人檔案數(shù)據(jù)可以為社會(huì)管理提供數(shù)據(jù)支撐。國家參考這些個(gè)人檔案數(shù)據(jù)可以具有針對(duì)性，在制定某項(xiàng)政策，有效實(shí)施社會(huì)保障和管理，讓這個(gè)國家運(yùn)行更有效率。每個(gè)人是文化的承載者也是文化的創(chuàng)造者，個(gè)人數(shù)字檔案很好地保存了體現(xiàn)在每個(gè)人身上的文化內(nèi)涵。通過形式豐富多樣的元數(shù)據(jù)記錄每個(gè)人的軌跡，保存體現(xiàn)在每個(gè)人身上的我國各地豐富的個(gè)人生活和群體生活以及天南海北悠久而又豐富燦爛的歷史文化，這些檔案記錄將成為文化中國和文化強(qiáng)國的有力支撐，更是個(gè)人承擔(dān)中國記憶的歷史體現(xiàn)。

4 個(gè)人數(shù)字檔案歸檔利用中存在的問題及可行性

4.1 防止互聯(lián)網(wǎng)歸檔信息的泄露

雖然個(gè)人數(shù)字信息的歸檔保存了屬于個(gè)人或是家族的信息，但是發(fā)生個(gè)人信息泄露的事件無時(shí)無刻不在我們的身邊發(fā)生著，個(gè)人的隱私在互聯(lián)網(wǎng)上也發(fā)生著泄露。個(gè)人數(shù)字檔案經(jīng)過若干年后會(huì)對(duì)社會(huì)公眾開放，但是在開放前，個(gè)人的數(shù)據(jù)歸檔在檔案館、圖書館的服務(wù)器上或是跟這些機(jī)構(gòu)合作的企業(yè)的服務(wù)器上面，為了保證個(gè)人數(shù)據(jù)不被泄露或者被盜取，就要采取相應(yīng)的措施比如服務(wù)器訪問權(quán)限和規(guī)則身份認(rèn)證的加密，將歸檔的數(shù)據(jù)采取加密水印技術(shù)，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的雙重保護(hù)，防止病毒感染和被盜。在歸檔時(shí)讓用戶選擇秘密級(jí)別，一些文字或有趣的照片視頻是能讓其他人查閱和分享的，而一些信息是不想讓別人看見的，那么在利用和保存這些信息時(shí)應(yīng)重點(diǎn)做相應(yīng)的調(diào)整，讓不公開的這些信息訪問權(quán)限級(jí)別升級(jí)，這樣既可以有效地保護(hù)個(gè)人的隱私，又很好地將歸檔數(shù)據(jù)加以利用。個(gè)人數(shù)字檔案也屬于檔案，受到《檔案法》的保護(hù)，為了更加有效地保護(hù)數(shù)據(jù)，對(duì)泄露個(gè)人數(shù)字檔案形成威懾，國家和相關(guān)行業(yè)機(jī)構(gòu)應(yīng)著力對(duì)用戶個(gè)人數(shù)字檔案信息泄露出臺(tái)相關(guān)的補(bǔ)充規(guī)定來保護(hù)用戶的合法權(quán)益。

4.2 數(shù)據(jù)存續(xù)的長期性和可視性

作為個(gè)人數(shù)字檔案，需要以一種有效而又長期保存的環(huán)境保存下來，隨著科技的進(jìn)步，或許今天先進(jìn)的存儲(chǔ)技術(shù)在若干年后被淘汰，而這種落后的存儲(chǔ)狀態(tài)下的數(shù)據(jù)沒有有效的設(shè)備方便地利用和讀取這些信息，那么就失去了個(gè)人數(shù)字檔案存檔的意義了。要想解決這個(gè)問題，首先要對(duì)歸檔保存的數(shù)據(jù)分類保存，例如一些檔案需要永久保存的，那么隨著保存技術(shù)的發(fā)展，要適時(shí)對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行遷移，以保證數(shù)據(jù)的有效性。其次有些數(shù)據(jù)需要長期的和短期的保存，對(duì)于這些數(shù)據(jù)應(yīng)該采用相應(yīng)的處理方法，如短期保存的個(gè)人數(shù)字檔案，其數(shù)據(jù)本身在上傳時(shí)設(shè)置到期自動(dòng)銷毀功能。隨著長期保存技術(shù)的發(fā)展，信息的加密保存、永久保存和完整安全性讀取方面會(huì)越來越成熟，這些問題將會(huì)得到很好的解決。

4.3 技術(shù)問題及歸檔意識(shí)的培養(yǎng)

個(gè)人數(shù)字檔案歸檔過程中首先是要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類標(biāo)引，而分類標(biāo)引不管對(duì)于個(gè)人還是檔案館、圖書館來說無疑都是工作量巨大的工作。這也導(dǎo)致了用戶個(gè)人不愿花大量時(shí)間手動(dòng)去標(biāo)引自己的數(shù)據(jù)，但是不標(biāo)引的數(shù)據(jù)在今后的查找利用中會(huì)帶來諸多不便，這個(gè)問題也影響了個(gè)人數(shù)字歸檔的積極性。要想解決這個(gè)問題，從技術(shù)方面著手解決更加有效率，個(gè)人在歸檔時(shí)如果將數(shù)據(jù)直接上傳，由智能化的數(shù)據(jù)檢驗(yàn)和標(biāo)引系統(tǒng)去完成分類和標(biāo)引工作然后直接上傳到指定的歸檔位置，既節(jié)省了人力，物力也給歸檔個(gè)人帶來智能化的全新體驗(yàn)。

時(shí)代的進(jìn)步使得人人成為網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)者和貢獻(xiàn)者，那么產(chǎn)生的這些個(gè)人數(shù)據(jù)需要及時(shí)地保存和歸檔，歸檔的前提是個(gè)人歸檔意識(shí)的提升，沒有意識(shí)就不能很好地歸檔。檔案館、圖書館以及從事檔案事業(yè)的從業(yè)者應(yīng)該從自身電子數(shù)據(jù)歸檔意識(shí)培養(yǎng)開始，不斷地進(jìn)行宣傳，如檔案館門戶網(wǎng)站的宣傳，各館的線下宣講，開展各種關(guān)于個(gè)人電子檔案歸檔的競賽等來提高個(gè)人的歸檔意識(shí)。

5 結(jié) 語

個(gè)人數(shù)字歸檔是一項(xiàng)長期的工作，而且是勢在必行的工作。本文就個(gè)人數(shù)據(jù)的產(chǎn)生以及在這個(gè)基礎(chǔ)上的收集、管理、利用提出了可行的設(shè)想，在開展工作的過程中會(huì)產(chǎn)生許多問題，本文就個(gè)人數(shù)字歸檔產(chǎn)生的問題進(jìn)行了闡述并提出了有針對(duì)性的解決方法。相對(duì)于傳統(tǒng)檔案來說，個(gè)人數(shù)字檔案是新的檔案領(lǐng)域，隨著信息化和智能化的發(fā)展，這種信息量會(huì)不斷增加，我們需要利用新的手段和方法去歸檔和挖掘這些數(shù)字資源，讓個(gè)人數(shù)字檔案發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值來推動(dòng)整個(gè)社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步。

主要參考文獻(xiàn)

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