互聯網環境下個人數字檔案歸檔研究

吳建軍

[摘 要] 21世紀隨著互聯網以及智能領域的發展，個人使用手機、個人電腦、平板電腦以及智能設備的頻率不斷上升，隨之而來的是個人電子數據的急劇增長，從檔案學視角來研究對于這些個人數據如何歸檔管理和利用成為新的研究領域。本文第一部分就個人數字檔案的基礎來源進行了闡述。第二部分在互聯網環境下確定了歸檔數據的基礎上提出了個人數字檔案歸檔收集和管理的設想，包括收集標準和范圍、收集方式、個人數字檔案具體的管理方法。第三部分主要闡釋了個人數字檔案的利用以及歸檔的意義。最后就個人數字歸檔存在的問題提出了相應的解決辦法。

[關鍵詞] 互聯網；個人數字檔案；歸檔利用

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 13. 079

[中圖分類號] G270.7；G273 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2018）13- 0175- 03

1 概 況

個人數字檔案顧名思義是個人或者一個家庭在互聯網環境活動中所產生的文字或者音視頻等的數字記載，伴隨著各種電子載體尤其是手機的普及，人們在日常的生活和工作當中自動創造了大量的電子數據。這些數據對于不同的主題有不同的價值，對于個人而言，參考這些數據有助于以后的規劃和回憶美好人生，對于政府來說，這些數據是管理社會的一項基礎參考，對于企業來講，將這些數據整合在一起形成大數據并加以分析利用，給企業帶來利潤，而對于檔案館和圖書館，收集這些數據成為必由之路。而隨著網絡大數據的出現，個人數字檔案的收集以及保管利用成為新的研究熱點。

2 網絡環境下個人檔案的歸檔

2.1 網絡環境下個人數字內容的產生和形成

據中國互聯網絡信息中心（CNNIC）2017年8月份發布的第40次《中國互聯網絡發展狀況統計報告》統計表明[http：//cnnic.cn/gywm/xwzx/rdxw/201708/t20170804_69449.htm]：

隨著網絡的覆蓋率范圍不斷擴大，網民的數量也隨之上升，截至 2017 年 6 月，中國網民規模達 7.51 億。互聯網普及率為 54.3%，截至 2017 年 6 月，中國手機網民規模達 7.24 億，較 2016 年底增加 2 830 萬人。網民中使用手機上網人群占比由 2016 年底的 95.1% 提升至 96.3%。如表1所示，每天有龐大的網民規模在使用著各種各樣的互聯網應用，產生著海量的應用數據，而這些數據都來自于網民的創造和行為活動的痕跡，那么，對于這些個人數字內容的歸檔就顯得尤為重要。

2.2 收集和管理

2.2.1 收集標準

個人數字內容的形式可以分為圖片、文字、音視頻三大類來歸檔，根據中國網民各類互聯網應用的使用率統計可以看出每個人在日常的互聯網生活中無時無刻不在創造著這些內容，其中這三大類數據主要呈現形式來自互聯網中的社交媒體：即時通信、自媒體、筆記等各種互聯網模式。互聯網當中的網民在創造內容的同時將這些內容分散存儲在外部設備和載體以及提供服務的互聯網公司的服務器上面，其中外部設備包括了手機內存、硬盤、可存儲穿戴設備、U盤、存儲卡等，各類網盤、云存儲、服務器本身存儲等商家提供可存儲的服務。

在海量的數據當中如何才能更好地搜集和保存有價值的信息資源，確定其收集范圍是首要的任務，可以從以下兩方面來確定，首先從個人時間方面來確定，比如個人從出生到死亡的時間軸來確定收集的范圍，在這個范圍內按照鑒定標準收集個人一生中創造的互聯網數字檔案資源信息。其次根據個人所處的組織機構來確定收集的內容范圍，個人在某個機構或者公司中所產生的互聯網數據和信息資源根據個人的存儲需求來存檔，一個人的一生所參加和工作的組織機構比較有限，所以根據組織機構存檔會顯得更加清晰可尋。最后在確定收集范圍時，也可以根據需求采用時間和組織機構相結合來確定存檔范圍，兩者結合可以更好地根據收集目的來確定信息資源的時間和空間，使得收集更加地精確和有效。

在實際的歸檔中，首先要鑒定所歸個人數字文件的價值。鑒定的總原則要從國家、家庭、個人的整體利益出發。相對于遵循歸檔鑒定原則的機構和復雜多樣的個人互聯網內容，在互聯網環境下制定個人數字歸檔原則是不太現實的，但是可以從網民個人和社群整體的角度需求來探索互聯網環境下的個人數字內容鑒定歸檔原則即用發展的全面的創新的觀點來判別個人數字檔案的價值。相對于個人來說，個人數據具有天然的隱私性，保存的個人數字資源不想成為個人的負擔且在以后的生活中可以被利用和回憶美好的生活，因此歸檔時應從個人對于檔案的記錄、科研等價值的需求來判斷，歸檔鑒定彈性比較大。相對于國家及家庭的整體利益來說，個人互聯網環境下的數據反映了社會活動的軌跡，是社會文化的一部分，更是家庭檔案乃至社會記憶的重要組成部分，鑒定時應從保留社會文化以及為國家管理活動提供參考和對子孫后代的價值來確定。

其次是具體的收集方式，個人、企業、檔案館、圖書館之間應該緊跟互聯網的發展，將個人有價值的信息資源歸檔。個人的數據一般存儲在外部存儲設備或者互聯網服務器中，那么個人應該樹立普識的歸檔意識，用戶自己平時及時收集并將這些數據適時地按一定規則保存起來以備后用，企業現在提供的云存儲等服務也在一定程度上解決了個人存儲的問題，但是在企業提供這些服務的同時沒有提供個性化的歸檔服務，存儲得到了解決，但是規范的歸檔存儲沒有得到解決，基于以上問題，企業可以在云存儲劃歸出一部分存儲空間，而這個空間是專門為網民提供個人數字資源的歸檔服務。圖書館、檔案館這些機構應該利用互聯網多宣傳，讓網民了解并樂于歸檔，以便利用和回憶美好時光，這些傳統的歸檔機構也可以建立自己的服務器來為個人數字歸檔服務，讓網民放心和方便地存儲自己的個人數字資源。企業和檔案館、圖書館可以開展合作，企業提供支持擴大效益，同時檔案館、圖書館很好地收集個人數字資源，在新時代互聯網環境下完成自己的職能。

2.2.2 管理個人數字檔案的方法

管理個人數字檔案首先要將這些原始數據分類標引，而元數據分類標引的最終目的是方便地查找和利用，因此為元數據分類標引是個人數字檔案歸檔管理和利用的基礎性前提。在建立個人或者家庭數字檔案目錄中，每個人或者每個家庭的目錄下有按統一命名規則的文件夾，這種命名規則如：姓名+時間軸或組織機構+分類的標簽文件。對于收集到的個人數字檔案，分類整理是利用的第一步，為元數據添加元素標簽是管理的第二步，這種管理辦法可以制定出一個普遍適從的管理規則，比如文字元數據可以添加“GRWZ”-“個人文字”的標簽，然后在細分類管理，依次類推“GRTP”“GRYS”個人圖片、個人音視頻的元數據標簽，個人在歸檔的時候根據標簽進行分類，上傳到云或者檔案數據庫時設置好元數據規范上傳格式，通過大數據技術自動分析辨別數據并上傳。做好這些準備之后就是個人檔案數據的實時更新，實時更新和同步個人檔案數據庫為今后的查找利用做好數據全面性的準備。

分類是整理的核心，好的分類方法可使整理工作事半功倍。對個人數字檔案進行整理的第一步就是要對個人數字檔案進行科學的分類，接著對分類好的個人數字檔案添加元數據和標簽，建立個人獨有的方便記錄和記憶的個人數字檔案目錄，最后一步就是更新和同步。個人數字檔案經過這樣的整理，便于個人的查找檢索，為今后的開發利用做好準備工作。

3 網絡環境下個人檔案的利用

隨著時代的進步，每個人都在創造著數據資源，如果不加以歸檔或者保存的話這些數據將會消失，當今世界數據就是資源，是發展創新的源泉之一。那么對于個人來說歸檔保存這些數據會對以后的生活和工作發揮借鑒作用，或者對其他人有潛在的學習和利用價值也可以說是一份經驗借鑒，起到了一定的教育和指導作用。對于保存自己的美好時光來“記錄生活軌跡”讓自身檔案意識逐步提升，留住記憶的同時被家人或者子孫后代記起起到了非常好的作用。相對于個人來說還有一項重要的作用就是原始數據的記錄性，個人數字檔案顧名思義是一種檔案，那么它就會有檔案所具有的真實性、原始性等屬性，如果個人在生活中遇到糾紛或者確定直接負責人時，這些檔案數據可以作為直接證據用它來維護自己的合法權益及確定責任人！

對于一些學者來說，這些數據有著潛在的科研價值。個人總是生活在某個家族當中，那么這些家族成員的個人檔案的匯集就組成了家庭數字檔案，對于研究家族史的學者來說，這些數據就是研究的樣本和目標且這些數據是極其豐富和真實的存在，對于科研成果的支撐起到了真實而具有說服性的基礎作用。不僅于此，對于各專業的學者來說這些個人檔案數據都是可以作為研究對象的，比如社會學，可以研究這些數據背后所折射出來的社會現象等。因此個人數字檔案不僅僅是一堆個人數據，其所包含的科研價值值得學者去研究和發掘。

對于社會來說，這些數據為社會的管理和文化的留存起到了很好的作用。每個人都是社會的組成部分，人離不開社會，社會也離不開人，社會的運行離不開人的管理，那么這些個人檔案數據可以為社會管理提供數據支撐。國家參考這些個人檔案數據可以具有針對性，在制定某項政策，有效實施社會保障和管理，讓這個國家運行更有效率。每個人是文化的承載者也是文化的創造者，個人數字檔案很好地保存了體現在每個人身上的文化內涵。通過形式豐富多樣的元數據記錄每個人的軌跡，保存體現在每個人身上的我國各地豐富的個人生活和群體生活以及天南海北悠久而又豐富燦爛的歷史文化，這些檔案記錄將成為文化中國和文化強國的有力支撐，更是個人承擔中國記憶的歷史體現。

4 個人數字檔案歸檔利用中存在的問題及可行性

4.1 防止互聯網歸檔信息的泄露

雖然個人數字信息的歸檔保存了屬于個人或是家族的信息，但是發生個人信息泄露的事件無時無刻不在我們的身邊發生著，個人的隱私在互聯網上也發生著泄露。個人數字檔案經過若干年后會對社會公眾開放，但是在開放前，個人的數據歸檔在檔案館、圖書館的服務器上或是跟這些機構合作的企業的服務器上面，為了保證個人數據不被泄露或者被盜取，就要采取相應的措施比如服務器訪問權限和規則身份認證的加密，將歸檔的數據采取加密水印技術，加強數據的雙重保護，防止病毒感染和被盜。在歸檔時讓用戶選擇秘密級別，一些文字或有趣的照片視頻是能讓其他人查閱和分享的，而一些信息是不想讓別人看見的，那么在利用和保存這些信息時應重點做相應的調整，讓不公開的這些信息訪問權限級別升級，這樣既可以有效地保護個人的隱私，又很好地將歸檔數據加以利用。個人數字檔案也屬于檔案，受到《檔案法》的保護，為了更加有效地保護數據，對泄露個人數字檔案形成威懾，國家和相關行業機構應著力對用戶個人數字檔案信息泄露出臺相關的補充規定來保護用戶的合法權益。

4.2 數據存續的長期性和可視性

作為個人數字檔案，需要以一種有效而又長期保存的環境保存下來，隨著科技的進步，或許今天先進的存儲技術在若干年后被淘汰，而這種落后的存儲狀態下的數據沒有有效的設備方便地利用和讀取這些信息，那么就失去了個人數字檔案存檔的意義了。要想解決這個問題，首先要對歸檔保存的數據分類保存，例如一些檔案需要永久保存的，那么隨著保存技術的發展，要適時對這些數據進行遷移，以保證數據的有效性。其次有些數據需要長期的和短期的保存，對于這些數據應該采用相應的處理方法，如短期保存的個人數字檔案，其數據本身在上傳時設置到期自動銷毀功能。隨著長期保存技術的發展，信息的加密保存、永久保存和完整安全性讀取方面會越來越成熟，這些問題將會得到很好的解決。

4.3 技術問題及歸檔意識的培養

個人數字檔案歸檔過程中首先是要對數據進行分類標引，而分類標引不管對于個人還是檔案館、圖書館來說無疑都是工作量巨大的工作。這也導致了用戶個人不愿花大量時間手動去標引自己的數據，但是不標引的數據在今后的查找利用中會帶來諸多不便，這個問題也影響了個人數字歸檔的積極性。要想解決這個問題，從技術方面著手解決更加有效率，個人在歸檔時如果將數據直接上傳，由智能化的數據檢驗和標引系統去完成分類和標引工作然后直接上傳到指定的歸檔位置，既節省了人力，物力也給歸檔個人帶來智能化的全新體驗。

時代的進步使得人人成為網絡的建設者和貢獻者，那么產生的這些個人數據需要及時地保存和歸檔，歸檔的前提是個人歸檔意識的提升，沒有意識就不能很好地歸檔。檔案館、圖書館以及從事檔案事業的從業者應該從自身電子數據歸檔意識培養開始，不斷地進行宣傳，如檔案館門戶網站的宣傳，各館的線下宣講，開展各種關于個人電子檔案歸檔的競賽等來提高個人的歸檔意識。

5 結 語

個人數字歸檔是一項長期的工作，而且是勢在必行的工作。本文就個人數據的產生以及在這個基礎上的收集、管理、利用提出了可行的設想，在開展工作的過程中會產生許多問題，本文就個人數字歸檔產生的問題進行了闡述并提出了有針對性的解決方法。相對于傳統檔案來說，個人數字檔案是新的檔案領域，隨著信息化和智能化的發展，這種信息量會不斷增加，我們需要利用新的手段和方法去歸檔和挖掘這些數字資源，讓個人數字檔案發揮其應有的價值來推動整個社會的發展進步。

主要參考文獻

[1]施明儀.個人數字檔案存檔研究[J].現代商貿工業，2018，39（2）：80-82.

[2]夏蓮春. 個人檔案保存策略及其實現機制研究[D].合肥：安徽大學，2017.