合同管理流程及其主要風險分析與控制研究

李寧寧

摘 要：為了實現對合同的有效管理，要重視合同管理流程建設，做好管理風險分析。研究主要分析了合同管理的具體流程，明確了其中存在的風險，提出了應對新的措施。

關鍵詞：合同管理；流程；風險；控制

一、合同管理流程分析

1.1起草和審批

合同起草一般由企業運營管理部門負責，根據建筑雙方對合約的建議，編制與之相對應的合同模板；經過供應部門、人力資源部門以及財務部門對合同條款的全面審核，移交至上級管理部門，完成合同審批工作，并經過企業管理者簽字、蓋章后，合同各項內容方可執行。在此期間，合同管理工作主要從以下兩點進行分析：首先，合同起草人員需對建筑項目中標情況、企業雙方判斷結果進行充分分析，并以此為依據，對合同內容進行編寫。其次，在合同中所涉及的各類資料數據，均應由企業供應部門和財務部門、工程部門、人力資源部門與監督部門開展系統化審批與簽字工作，同時在合同審批期間，還應按照規定的審批流程，切忌不可出現越級審批行為。

1.2洽談、簽訂

合同管理中，洽談工作屬于重要流程環節，其應在建筑雙方洽談前，對洽談目標進行確定，通過對自身與對方底線的判斷，在必要的情況，做出相應的讓步，從而才能在合同洽談流程中占據主導性地位。同時合同條款應具備明確和完整、用詞準確以及責任細化的特點。另外在合同審批后，由企業雙方代表完成合同簽訂工作，一般情況下，合同簽訂中應要求雙方共同簽字蓋章，若在特殊情況下，不可同時完成合同簽訂工作，應避免一方先行簽字蓋章行為的出現。

1.3存檔與分發、交底以及工作履行

存檔：對建筑合同實施存檔備案工作，其主要依照建筑類型、功能以及簽訂時間的差異，對其進行分類存檔，以便于后期查閱。分發：在合同簽訂與存檔工作后，合同所涉及的相關資料信息，應分發至企業各個部門中，在此過程中，還應關注資料清單的執行情況。交底：通過對合同條款細節化的闡述，使相關設計人員、施工人員以及項目負責人能夠準確地對合同內容進行判斷，并認識到自身職責的重要性，做好建筑工程施工質量、施工安全的強制化管理，其中，所涉及的部門由項目部門和工程部門、財務部門以及供應部門等。工作履行：工作履行情況，對合同管理質量有著直接影響。若要更好地確保合同履行效果，應通過對合同注意事項明確的方式，針對合同履行中存在的矛盾糾紛問題，進行全方位控制，確保建筑工程整體施工質量。

二、合同管理的主要風險

（一）主觀性風險

1.投標風險。施工企業承包工程大多是通過投標的方式進行的，而該方式給企業帶來的風險是巨大的，這種風險可分為兩類情況。第一類是不中標風險，若企業沒有中標，那么購買標書及組織投標的所有費用就白白浪費了同時還有可能出現工人沒活干而出現窩工。第二類是中標風險，指的是企業一旦中標，就必須承擔整個施工過程中的各類風險。

2.合同條款風險。合同條款對施工企業來說，存在極大的潛在風險，如果施工企業在簽訂合同的時候，沒有詳細查閱合同內容，尤其是一些內容不完整、語意不明確的地方，就很容易在履行合同的過程中，與業主發生糾紛，此時再進行辯解往往于事無補。若矛盾和糾紛長時間得不到解決，則工程的施工進度會大大耽擱，給施工企業造成的損失更大。

3.合同變更風險。一般來說，建筑工程的施工合同中都對工程變更作出了說明，一旦在施工過程中出現工程變更，必須按照合同中變更條款規定的要求執行。但是，建筑工程在施工過程中本身就具有很多不確定的因素，這些因素所導致的工程變更結果也是無法預料的。因此，常常會出現一些合同變更條款范圍之外的變更項目，這些變更很可能給承包商造成施工成本的上升、工程量的大幅增加，以及工期延長等問題。

4.合同管理風險。合同管理風險是一個泛指概念，它包含建筑施工合同管理的全程中，所面臨的各種風險。造成合同管理風險的原因多種多樣，其中主要包括以下幾點：第一，管理人員自身的問題，例如，管理人員專業技能偏低、職業道德素質不高等；第二，合同管理體系不完善，導致合同管理缺乏有力的監督。

5.索賠風險。施工合同在履行的過程中，經常出現索賠問題，一般來說，合同中對索賠問題都作出了一定的說明，一旦其中一方的違約，另一方就可以按照合同要求向對方提出索賠。站在施工承包單位的角度來看，延誤工期、工程竣工質量驗收不過關等問題，都可能導致反索賠。

（二）客觀性風險

1.自然環境風險。由于建筑工程施工地點所處的自然環境不同，所面臨的自然環境風險也各不相同?？偟膩碚f，自然環境風險主要可分為暴雨風險、滑坡風險、泥石流風險、地震風險等。例如，若工程項目的開工時間定在夏季，且施工地點在南方，則很可能出現持續的降雨或高溫天氣，導致施工不能正常進行，進而影響到合同的履行。

2.社會環境風險。社會環境風險是合同管理中面臨的客觀性風險之一，它主要是指施工地點所處的社會環境，對建設項目合同目標的實現所產生的影響。社會環境是一個廣義的范疇，包括當地的人口分布、風俗習慣及治安狀況等。

3.經濟風險。宏觀經濟環境對項目施工造成的影響，稱為經濟風險。一旦出現經濟風險，施工單位的經濟收益就很可能遭到嚴重損失。例如，若出現通貨膨脹的現象，而國家又未及時調控，則會導致建筑施工材料價格的上漲，以及雇傭工人成本的提升。為了保證施工的正常開展，施工單位就不得不注入資金來彌補工程款的不足。若企業沒有足夠的資金投入，就會造成項目施工進度的延誤，最終不能按合同規定的時間交付工程。除了通貨膨脹因素外，利率、稅率等的變化，也會導致施工企業面臨巨大的經濟風險。

三、合同風險控制方案分析

1.降低風險的策略

當簽訂合同的雙方在合同簽訂時，都會對風險問題進行仔細的討論和分析，在確保雙方利益的基礎上制定出相關的降低風險的措施，以盡量的減小自身所承擔的合同風險，從而減輕自身的損失，或者是在合同中約定出現何種的情況導致風險增加超出了自身的承受范圍，規定出相關的內容以保證風險在承受的范圍中。

例如，雙方企業在簽訂一個合作合同時，在公平原則的基礎上簽訂相對應的條款，如果雙方對于合同糾紛的處理存在著顧慮，可以經過商議在合同中明確的寫出關于雙方出現合同糾紛時所采取的措施，如可以先進行協商解決，協商不成則可以通過訴訟的方式來解決，在選擇通過訴訟的方式來解決合同糾紛時，合同內容中也不要籠統一筆帶過需要在甲方或者乙方的所在地仲裁部門進行解決，而是需要詳細的寫出沖裁部門的具體名稱和地址，至于在甲方所在地的仲裁部門還是已方所在地仲裁部門可由雙方協商制定，從而得出最終的協商條款，一旦出現合同糾紛或違約事件，就按照合同中規定的條款和流程進行糾紛處理，這樣能夠最大限度的確保合同雙方的權益。

2.分擔風險的策略

分擔風險是指企業在合同簽訂中，對于項目超出了自身承受范圍的部分借助他人的力量來共同承擔風險，如一個資金量大的項目，企業并沒有如此大的資金來啟動，這時就可以邀請他們共同出資來進行項目建設，共同來承擔資金風險。

結語

結合合同管理風險，采取有效地風險防控措施，可有效地降低企業經營管理風險，實現企業經濟效益的提升，同時還可強化企業合同管理工作的重要性，促進企業整體競爭力的提高。

參考文獻

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（作者單位：華電內蒙古能源有限公司土默特發電分公司）