高校財務檔案信息化管理模式研究

摘 要：財務檔案在高等教育學校經濟活動中的重要作用不言而喻。財務檔案不僅是高等教育學校經濟活動延續的重要保證，也是維系高等教育學校財務工作秩序的重要法律依據。財務檔案不僅是審計報告的重要依據，也是財務信息的重要載體。在信息化發展的今天，財務檔案信息化已經成為一項重要的課題，其不僅包含財務檔案的管理，更是高等院校信息化改革的重要內容。

關鍵詞：高校；信息化；財務檔案；管理模式

高等院校的經濟活動具有特殊性，其經濟活動的核算體系源于事業單位核算體系又不止于此，這一點集中體現在財務檔案的具體管理上。財務檔案的本質決定了其注定不能局限在一個狹小的發展空間，尤其是在經濟活動、經濟秩序日新月異的今天，信息化改革已經多次被提上高等教育學校建設的日程。信息時代的到來，使各行各業的自我認知和發展層次都提高到了信息化的層面。而高等院校作為科技的主陣地也不應例外，科技的氣息彌漫在高等院校的方方面面，從實驗室到教務系統，從科研項目建設到圖書館數據庫的設計，但卻忽略了財務部門的信息化改革。

一、財務檔案信息化的含義

在財務檔案信息化改革過程中應理解信息化的含義，如果不了解什么是信息化，改革就沒有了方向。信息化是指以電磁存儲介質為載體，以互聯網為媒介，進行終端和主機的信息交互的過程。這里的信息化主要分為三個方面：一是載體，二是媒介，三是信息交互。其中信息交互是信息化的核心部分，也是信息化的目的。

1.財務檔案的載體及其相互轉化

傳統財務檔案的載體是紙質，這就體現了紙質檔案的缺陷，即不易保存和交互。財務檔案的紙質載體使得龐雜的紙質檔案占據了有限的檔案空間，導致檔案需要定期銷毀，這樣不利于查閱往期財務檔案。而財務檔案信息化的載體是電磁存儲介質，也就是硬盤和磁片，當然現在還有云存儲技術。電磁存儲介質的優點是體積小、存儲空間大、信息全面、易于轉移。這對于精簡財務檔案體積有重要的作用。當然，不能因為財務檔案的信息化優勢就放棄紙質檔案的存儲，兩者不能偏頗。因為電磁存儲介質易于修改，這對保密性和真實性要求較高的財務檔案來說無疑是一個隱患。所以信息化改革初期不能完全放棄紙質載體，待安全及信息加密技術完善后，再考慮縮減紙質載體的用量。

2.財務檔案信息化的媒介

信息化離不開互聯網，財務檔案的信息化要使用互聯網才能進行信息交互，其中包括云盤技術。工作人員可以將財務檔案存儲在主機的云端，使用終端進行交互，構建財務檔案信息網絡。如杭州的稅費繳納就用了這種方法，使財務信息的交互速度顯著提高，廣受好評。財務檔案也可以使用這種方式進行移交，除紙質檔案移交，還可以臨時使用網絡進行移交，極大地提升財務辦公效率。

3.財務檔案的信息交互

財務檔案的信息交互是財務檔案信息化的主要職能。快速的信息交互可以使高等院校的管理人員更好地制訂政策，劃撥財政資金，更加高效地管理和運用現有的資金，完成對高等教育學校教學資源的充分使用和實際管理。

二、財務檔案管理信息化的具體實施

1.建設財務檔案管理的信息化設備體系

財務檔案信息化管理的背后需要有設備的支撐，比如終端軟件的研發、主機的投入。鑒于財務檔案管理的保密性和安全性要求，最好由高等院校獨立進行主機運營，并開發配套的云端軟件和財務檔案管理終端，做好紙質檔案和電子檔案的對接工作，不能遺留歷史問題。建設設備體系主要有兩個方面：硬件設備和軟件設備。硬件設備包括終端和主機，其中重要的部分是監控部分，即系統監控硬件，是為了防止財務檔案造假。軟件設備包括財務檔案輸入軟件、安全軟件、云端分享軟件、主機控制軟件，其中重要的是安全軟件。只有確保安全，才能使信息化在財務檔案管理中推行。

2.嚴格設置操作流程并做好人員培訓

傳統財務檔案管理有一系列的操作流程。在信息化建設過程中，操作流程不容忽視，因為信息化本來就是一個科技黑箱的運用過程。怎樣合理運用黑箱是一個重要的課題，在操作方面應嚴格把握，做到真實、準確、全面。要想合理運用科技黑箱，就要培訓專業技術人員，這一系列操作流程需要專業人員進行。高等院校應在系統建設之后設置完整、人性化的終端交互模式，讓專業技術人員易于操作，達到高效的信息交互。

三、總結

無論是傳統的財務檔案管理，還是高度信息化交互的財務檔案管理，其重點都是安全問題。只有保證安全，財務檔案的真實性、完整性才能得到保證。

參考文獻：

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作者簡介：李姍（1968— ），女，河南博愛人，本科，館員，研究方向：財務。

（責任編輯：王 瑜 黃天駿）