關于高校學生檔案數字化建設的思考

摘 要：隨著社會科學技術的迅速發展對學校學生檔案管理的建設也應該及時創新，現代社會數字化信息越來越發達，對高校學生檔案數字化建設也是必然趨勢。建立學生檔案對高校的建設與發展起著關鍵性的作用。高校學生檔案數字化建設對于高校學生的管理提供了便利，有利于制定合理的方案對學生進行管理，有利于帶動學生學習等各方面的提升。為學生檔案管理的建設提供了有利的條件。

關鍵詞：高校學生；檔案建設；檔案數字化建設

學生檔案信息是學生成長教育過程中重要的信息檔案，對學生以后的教育事業，生活等起著關鍵性的作用，學生檔案的建設是學生教育過程中一項重要的工程。學生檔案是針對學生成長教育真實面貌的重要部分，學生檔案主要記錄了學生在受教育過程中的成績以及成長等各類信息的轉變，具有代表性，真實性的特點。隨著學生信息的增多，傳統檔案管理的方式已經不適用于現代的檔案存儲。社會科學技術的信息發展，信息化，網絡化，數字化也成為大勢所趨，對學生檔案進行規范化，科學化，信息化，數字化的管理，充分利用數據信息，數字帶來的優勢。

一、 數字化建設在學生檔案管理中的作用

（一） 有利于確保學生檔案信息的完整與安全

學生檔案信息記錄了學生的教育和成長，采用傳統紙質性檔案記錄學生信息有些巨大的困難，隨著學生受教育的程度不斷上升，學生的檔案信息也越來越多，在對學生信息整理的過程中，由于人力造成的誤差是不可避免的，不能極大程度地保障學生檔案信息的真實性。在保存的過程中，儲存設施的不完善，也會造成學生檔案信息的遺漏和缺失。所以施行學生檔案數字化建設，能夠極大程度地保障學生檔案信息的完整性與安全性。

（二） 有助于大幅提升學生檔案管理水平

使用傳統學生檔案，對學生檔案的使用與調查有著重大的困難。不能夠及時迅速地找出學生的檔案，耗費人力物力與時間，加大了對學生檔案管理者的工作量，極大降低了工作效率。對學生檔案進行數字化建設，只需把電板與網絡應用起來，就能夠及時快速地找到學生檔案，及時地對學生檔案信息進行檢查與核對，確保學生信息真實性，極大地提高了工作效率。所以建設學生檔案數字化建設能夠大幅提升學生檔案管理水平。

二、 學生檔案數字化管理存在的問題

（一） 管理意識、水平有待提高

雖然對學生檔案數字化建設有了初步的開始，但是建設過程中管理意識和水平還存在著問題。部分工作管理者對學生檔案數字化管理認識不夠透徹，不能夠正確地進行數字化管理，缺乏專業的計算機網絡應用技術，不能對學生檔案進行科學化，專業化，規范化的管理，對現代信息網絡不能充分的利用，對學生檔案信息進行靈活，便利，快捷的進行輸入，整理與儲存存在著困難，極大地降低了工作的效率。

（二） 學生檔案數據庫建設不夠完善

對學生檔案數字化建設的基礎是擁有信息完善的新數據庫。當前高校對學生檔案數據庫建設信息不夠完善，對學生檔案信息的管理與數據分析，還停留在初步狀態。沒有健全完善的信息化數據庫，就不能對學生檔案信息進行科學化，規范化的管理，這就使得學生管理工作者不能夠將各類信息進行及時的整理與儲存，不能及時對學生信息檔案進行及時分析，實用性較低。

三、 學生檔案信息化管理的對策

（一） 不斷提高檔案管理人員的技術水平，加強學生檔案管理的網絡

學生檔案數字化信息化的建設下，需要不斷提高檔案管理工作者的技術水平。學生檔案管理者的計算機網絡應用技術與先進的數字化網絡信息系統應用不相符的問題，一直以來都對檔案管理存在著困擾。應該對檔案管理工作者進行計算機應用的培訓，引進專業性的計算機應用人才對學生檔案管理的網絡進行科學化，專業化的設計，適用于學生檔案管理的工作，對學生檔案進行規范化管理。

（二） 改革管理模式，推進數字化管理

對學生檔案信息儲存進行管理，在學生剛剛步入學校的同時就開始進行信息檔案錄入，建立個人信息檔案，及時將學生的平時成長信息與教育內容等及時準確快速的錄入，在保障信息的真實性，安全性的前提下，能夠實現與其他專業性部門進行信息交流，信息共享，能夠及時對學生檔案信息進行分析，整理，儲存。在信息安全不被泄露的前提下，可以為學生提供專門的信息查詢系統，對個人信息進行了解，提高學生對檔案信息的關注，提高學生的積極性與主動性。

四、 總結

對學生檔案進行數字化建設是學生檔案管理的關鍵，現多數高校對學生檔案數字化建設還停留在初級階段，還不能夠及時迅速地對學生檔案進行專業化，規范化進行管理，對學生檔案數據庫建設還不完善，確保學生檔案信息的真實性與準確性，由于學生檔案管理者不適應與數字化檔案管理系統，工作效率不高，對管理還存在著多樣的問題，應該引進專業性人才對學生檔案數字庫加強建設，對管理人員進行計算機知識的培養，提高學生管理工作者的網絡應用技術。有利于學生檔案的管理，對學生檔案信息能夠及時快速的填取，減少了人力物力與時間的浪費，提高了工作效率。

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作者簡介：

呂揚，湖北省武漢市，武漢職業技術學院。