探究企業檔案管理工作規范化的路徑

張廣坤

摘 要：近年來，我國市場經濟發展十分迅速，這也推動了我國企業的快速發展，而在企業的發展中，企業的檔案管理工作是其發展的基本保障，企業的發展需要以其檔案資料數據作為依據。因此，如何做好檔案管理是企業發展中的重要內容，但是在實際的企業檔案管理中，還不可避免的存在一定的問題，這對其長期的發展也造成了一定的影響。本文就針對其存在的問題進行分析，進而提出相應的檔案管理工作規范化的路徑，希望為企業的發展提供幫助。

關鍵詞：企業發展 檔案管理 工作規范化 路徑

中圖分類號：F279.23 文獻標識碼：A 文章編號：2096-0298（2018）07（a）-099-02

檔案管理工作包括了企業發展的歷程以及資料，其不僅是企業發展歷史的儲存工作，同時也是企業未來發展的參考依據，因此，良好的企業檔案管理工作是促進企業更好發展的必要途徑，也是企業可持續性發展所需要重視的管理工作。由于企業發展中涉及到的內容十分復雜，這也導致了其檔案管理工作存在一定的難度，為了實現良好的檔案管理，就需要管理人員正視其工作中存在的問題，進而進行管理工作規范化的探索和研究。

1 企業檔案管理工作規范化的必要性

企業檔案是企業在發展過程中的印記以及發展歷程，其不僅是企業的發展歷史記載，同時也是企業解決企業問題以及應市場挑戰的參考依據，對其企業發展戰略以及決策的制定具有著重要的作用。對于企業的管理水平來說，企業的檔案管理工作是評判其現代化管理水平的依據，企業的檔案管理內容，需要企業生產、運營以及后勤等資料信息進行全面的記錄，主要包括對企業財政的收入支出財務檔案、工作人員的基本信息、人員的流動清單以及相關產品的研究資料研發檔案等內容，其每一部分的檔案內容雖然都有所不同，針對的管理對象也不同，但是它們都和企業的運營與發展有著密不可分的關系，因此，企業就需要高度重視檔案管理工作，對其進行規范化的管理，從而來提高檔案的管理水平。

企業檔案管理中的人事信息、人才儲備信息、會議談話記錄以及財務信息等，都對企業的未來發展有著非常重要作用，它們涉及到企業運營中的方方面面，并能夠為企業的各項管理內容決策提供良好的方案資料，進而明確企業的發展方向，比如企業的人事檔案管理，能夠為企業的用人留人以及人才提升提供重要的依據，企業財務信息管理則可以對企業來年的發展提供良好的財務預算[1]。

2 企業檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案利用率比較低

隨著我國社會市場經濟的快速提高，也推動了企業的快速發展，而企業快速的發展和其管理水平之間存在了一定的脫節，就需要企業重視對其企業的管理，這也是其長遠發展所必須重視的內容。企業檔案管理作為企業重要的管理內容，對企業的發展具有重要的作用，而在很多的企業管理中并沒有重視對檔案的管理，進而造成了其對檔案的利用率比較低，這也是企業管理中比較明顯的問題。比如，在企業項目研發以及投產分析的時候，由于其對檔案管理的利用率不足，就會導致其沒有對以前的項目研究產生的檔案進行預留保存，即使進行了保存，但是由于其管理工作的不規范，也可能出現檔案查找不方便或者不全面等情況，從而無法從檔案中找到完善的方案依據，這也對企業的發展戰略以及目標的制定和實現造成了一定的影響，因此，需要企業重視檔案管理工作，實現對企業檔案的規范化管理，也是企業發展中必須要重視的內容[2]。

2.2 檔案收集不完整

在企業的檔案管理中，對于檔案收集不完整的情況是比較嚴重的，在一些企業的檔案管理中，其檔案管理的結構存在不合理，以致于導致檔案收集問題，其可能對上級的發文一般比較重視，而對于涉及其企業內部的生產經營資料、經濟合同、管理文件以及報表等管理內容則比較疏忽，對于這些資料收集往往存在收集不及時的情況，沒有及時的抓住企業管理工作的重點，不僅關于企業的重點科研成果以及重要的生產項目相關資料沒有全面收集，而在新環境下對電子版的信息收集也存在漏洞，另外，企業在發展和管理的過程中，其管理人員也存在一定的流動性，在其人員的流動中也不可避免的會出現工作交接的漏洞，因此會造成其資料歸檔的混亂，進而導致了檔案收集問題的出現。

3 企業檔案管理工作規范化的路徑

3.1 健全檔案歸檔制度規范

企業檔案的規范化管理需要得到企業重視，想要實現企業檔案管理工作的規范化，就需要健全檔案歸檔制度規范，在進行檔案管理制度制定的過程中，需要對企業的實際情況進行充分的了解，進而根據企業的實際需求進行分析和制定，并對企業各部門和各受眾利益進行保障。比如，對于檔案歸檔制度的制定，需要對企業檔案管理中每一個工作環節進行明確分工和指引，制定相應的具體工作細則、詳細管理內容規定、有效的獎懲措施以及應急預案，另外，在企業歸檔管理中還需要對其檔案復印以及備份等內容做好嚴格的保密措施，從而盡可能地避免其管理失誤以及風險的出現[3]。

3.2 提高檔案管理人員的素質與能力

企業檔案管理人員是進行檔案管理的主要參與者和執行者，他們綜合素質的水平直接就影響到了檔案管理相關工作的有效性，因此，想要促進企業檔案管理工作的規范化發展，就需要提高相關檔案管理人員的管理水平。對于提高檔案管理人員的素質與能力來說，可以通過人才定期培訓的方式，來將一些先進的管理知識以及管理技巧進行收集和傳授，還可以將其外派到相應的管理機構進行在職學習和對外交流，從而來提高他們的知識水平和技能水平，在培訓的過程中，其不僅要涉及到檔案管理業務知識內容，同時還要對相關的法律法規標準進行掌握，來豐富其檔案管理人員的知識面以及技術水平，另外，企業還可以從企業外部引進一些專業檔案管理人才加入到企業中，從而加強其人才隊伍的建設和培養，使企業檔案管理人才結構更加合理。

3.3 加強檔案管理的規范化

對于企業檔案管理工作規范化發展來說，企業需要采取相應的措施來加強管理的力度，比如，企業可以加強其檔案移交和審批工作的流程化管理和制度化管理，對其審批的權限和移交的明細進行確定，從而保證所有的檔案文件都可以能及時有效的可查找，實現對企業檔案的動態化管理，另外，在檔案資料發生變動時，需要對其進行及時的修正，并要求檔案管理人員定期的對其檔案信息的資料進行檢查，保證檔案內容的準確性和時效性，同時還需要加強檔案管理的考核工作，對其管理工作中的問題進行及時的發現并進行有效的糾正，從而保證檔案管理工程的規范化[4]。

3.4 提高企業檔案管理的信息化程度

在新時期環境下，信息科技技術發展十分迅速，這也為企業檔案管理工作提供了良好的條件，因此，企業就可以從提高檔案管理的信息化程度，來加強其檔案管理硬件以及軟件的建設，可以建立相應的電子閱覽室以及檔案網站的信息共享平臺軟件系統，來實現對企業檔案的實時管理，同時也方便企業用戶對檔案信息檢索和查找，利用這種資源共享平臺，就可以有效地提高企業檔案的利用率，同時也能不斷的完善其電子檔案的內容，并采用相應的現代檔案網絡化管理方法，改變了傳統的檔案管理方式，實現了檔案信息化管理。

4 結語

企業檔案管理工作對于企業的發展具有著重要的意義，想要實現檔案管理工作的規范化，就需要企業正視其檔案管理中存在的問題，進而采取相應的措施來加強檔案管理，這也是企業長遠發展必須要重視和研究的重點內容。

參考文獻

[1] 馮蘭.淺談提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].辦公室業務，2017（2）.

[2] 滕麗.關于我國國有企業檔案管理的現實審視與解決路徑探究[J].辦公室業務，2017（23）.

[3] 李學艷.新形勢下檔案管理工作的規范化路徑研究[J].卷宗， 2016，6（8）.

[4] 律寶文.新時期企業檔案管理面臨的現實困境與優化路徑探究[J].管理學家，2014（7）.