無錫惠山寺檔案工作探索與實踐

高珂婷

千年古剎惠山禪寺坐落于無錫西神山麓，占地面積1萬平方米。其雛形始于南北朝時期宋景平元年（公元423年），經(jīng)梁、唐、宋至清同治年間，五劫五建，毀于咸同年間太平軍之役。1863年李鴻章建昭忠祠于廢墟之上，辛亥革命后改名忠烈祠。1917年6月7日，中華佛教總會無錫分會設址于不二法門。

新中國成立后，人民政府十分重視惠山寺文物古跡的保護和利用：重建古華山門，改昭忠祠頭門為二山門，整理殘存的唐宋石經(jīng)幢并將其豎立在原處。2002年10月，惠山寺廟園林升格為江蘇省文物保護單位。2004年4月，園林投資數(shù)千萬元，聯(lián)手宗教部門修復惠山寺，歷經(jīng)千年風雨的惠山寺在和煦的春風中法喜充滿，再度傳響晨鐘暮鼓。至2008年1月，先后建成了大雄寶殿、地藏殿、大悲閣、五觀堂、羅漢堂、圖書館、藏經(jīng)樓。現(xiàn)寺院內(nèi)設立客堂、禪堂、衣缽寮、庫房、辦公室、財務室、檔案室。

一、檔案管理現(xiàn)狀

惠山禪寺檔案室成立于2007年，保管從2004年5月至今的文書檔案、會計檔案、科技檔案（基建檔案、設備檔案、科研檔案）、聲像檔案、實物檔案（字畫、來往禮品、古籍經(jīng)書、證書獎牌）等。這些檔案系統(tǒng)地記錄和反映了2004年以來惠山寺內(nèi)抓管理、外樹形象，提高僧眾整體素質(zhì)，加強道風建設，創(chuàng)建和諧寺觀教堂的日常工作情況。

（一）建立健全檔案管理網(wǎng)絡

多次邀請市、區(qū)檔案局業(yè)務指導人員來寺指導工作，根據(jù)惠山寺實際情況，逐步形成了以玉平法師為主管，寺管辦分管，各大寮口協(xié)助配合的檔案管理網(wǎng)絡。配備專職檔案員，不定期組織學習，并在全寺范圍內(nèi)宣傳《檔案法》及《江蘇省檔案管理條例》，增強寺院檔案收集意識，把檔案工作融入到日常工作中，以保證檔案的收集、整理、管理三到位，為提高寺院檔案管理水平奠定了基礎。

（二）完善檔案管理制度

以《檔案法》為準繩，結(jié)合寺內(nèi)實際工作，不斷對檔案制度進行修訂和完善。

1.建立健全查借閱利用登記、檔案移交接收登記、庫房溫濕度記錄、檔案裝具設備記錄、各類檔案數(shù)量統(tǒng)計等臺賬，所有部門按規(guī)定及時移交紙質(zhì)、實物、電子等載體檔案，并及時做好登記手續(xù)，使整個檔案工作有據(jù)可查、有章可循，各種門類載體的應歸檔文件材料都較為齊全，為檔案規(guī)范化管理提供了有力保障。

2.貫徹執(zhí)行國家檔案局8號令，結(jié)合寺院實際情況，制定了文件材料的歸檔范圍和保管期限表，以及合理的檔案分類方案。檔案員對接收的各類檔案及時進行登記、分類、整理、編號、入庫保管，并編制案卷目錄，做到保管安全、存放有序、查找方便。

3.所有的檔案卷皮、卷盒的樣式、規(guī)格、質(zhì)量符合有關規(guī)定，檔案柜架的規(guī)格及質(zhì)量符合國家和省級有關規(guī)定，堅持每天認真記錄、檢查庫房并投放防霉防蟲劑，以確保對檔案資料的有效防護。

（三）不斷提高檔案信息化水平

信息化管理是提升寺院管理水平、理順內(nèi)部機制的有效手段。目前，寺院內(nèi)部的檔案管理系統(tǒng)正在不斷地改進提升。為檔案員配置了專門的計算機、打印機和掃描儀等現(xiàn)代化辦公設備，以滿足新形勢下檔案管理工作的需求。對2004—2017年的永久、長期卷進行全文掃描、原文掛接、光盤刻錄。2017年，寺院配置了檔案工作專用服務器，確保檔案工作的安全性、高效性。為了更好地推進在線歸檔，寺院在“惠山寺寺務管理平臺”中增加了“檔案信息材料收集”專欄，在方便檔案員在線歸檔的同時，也增強了寺院各部門的檔案意識。

（四）深化檔案利用

認真開展檔案編研工作，組織編寫了惠山寺全宗介紹、大事記匯編、組織機構(gòu)沿革、發(fā)文匯編。根據(jù)惠山寺各項業(yè)務開展情況組織編制了講經(jīng)說法匯編、崗位職責及管理制度匯編、檔案管理制度匯編等。檔案陳列室是惠山寺對外宣傳的窗口，以豐富的內(nèi)容、多樣的形式反映惠山寺的發(fā)展歷程，展示了寺觀全景、重大活動、重大事件、重要成果和主要榮譽，便于游覽者、教眾了解惠山寺的歷史演變及佛教文化淵源。

二、檔案管理工作產(chǎn)生的影響

（一）有助于提升寺院的管理水平

惠山寺檔案室10年間從無到有，現(xiàn)今朝著制度化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展，使寺院內(nèi)檔案利用效率邁上新臺階。寺藏檔案在修史編志、寺院建設、文化交流等社會活動中起到了重要的憑證作用。相較于資料散亂不全、查找耗時費力，科學的檔案管理工作將資料合理整合、編目，為今后的利用工作帶來極大便利。同時，信息化檔案管理模式也為古舊典籍、經(jīng)書的保護和利用帶來新途徑，減少了多次翻閱造成的物理損壞，提升了珍貴典藏的曝光度。

（二）有助于弘揚文化、傳承佛教

佛教文化是中華文化的重要組成部分，對中國建筑、詩詞、繪畫、音律等都產(chǎn)生了深遠影響。漢傳佛教也對信徒進行著忠孝節(jié)義、棄惡揚善的道德教育，在傳授佛教知識、誦習佛教經(jīng)典、學習佛教禮儀的活動中形成的原始記錄，具有真實性、可靠性和廣泛性。全面收集整理好這些檔案，不僅豐富了惠山寺檔案寺藏量，也是研究中華文化、傳承佛教經(jīng)典的歷史參考。

（三）有助于旅游開發(fā)和文化交流

惠山寺坐落名勝，是惠山古鎮(zhèn)著名的景點之一。惠山寺是禪宗道場，歷史上香火旺盛，高僧眾多，唐宋鼎盛期僧舍達數(shù)千間。惠山因佛而繁榮，清朝乾隆皇帝曾到惠山寺禮佛并留下大量詩篇。惠山寺以其悠久的歷史和深厚的文化而列無錫十大叢林之首，現(xiàn)保存有完整的唐代聽松石床、唐宋經(jīng)幢、香花橋、宋代金蓮橋、明代古銀杏、清代御碑等珍貴文物。近年修復建造的大雄寶殿、惠山寺鐘等展示了佛教文化的獨特魅力。寺內(nèi)的實物檔案吸引了大批游客前來參觀，也促進了省、市間佛教文化、弘法利生、慈善公益的交流。惠山寺既是省級文物保護單位，又是宗教活動場所，寺院檔案記載了佛教活動的全過程。這些檔案資源，必將在推進地區(qū)旅游開發(fā)中發(fā)揮積極作用。

三、檔案管理工作的再推進

（一）加強信息化建設

要以基礎設施建設、信息資源建設、應用系統(tǒng)建設、標準規(guī)范建設為切入點，進一步加強全寺檔案信息化建設，實現(xiàn)大數(shù)據(jù)時代檔案信息資源的規(guī)范管理和有效共享。同時，著重加強寺內(nèi)檔案信息化標準建設，確保計算機管理的檔案信息和網(wǎng)絡運行安全、暢通，最終實現(xiàn)從數(shù)字化到云計算、智能技術的過渡。在信息化建設過程中，可以學習、借鑒開原寺5A級數(shù)字檔案室的成功經(jīng)驗，結(jié)合自身實際，摸索出具有惠山寺特色的數(shù)字檔案體系。

（二）培養(yǎng)復合型管理人員

佛教文化歷史悠久、源遠流長，寺院檔案人員在管理過程中除了要掌握檔案實體管理技能，還要具備佛教檔案開發(fā)利用的相關能力，這對檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)提出了相應要求——不僅要具備檔案專業(yè)知識和掌握信息技術的基本技能，同時還要對佛教淵源、佛教文化有一定的了解。因此，兼具檔案專業(yè)知識、佛教文化知識、計算機基礎知識的三合一檔案人員，更有利于惠山寺檔案管理工作的不斷推進。

（三）深度開發(fā)檔案資源

惠山寺作為歷史悠久的佛教禪寺，檔案利用更要站在文化傳承而非簡單社會功用性的高度，切實重視做好內(nèi)在價值開發(fā)工作，把檔案開發(fā)的思想融入到管理過程中。同地區(qū)佛教文化同根同源，可以聯(lián)合友好寺院共享檔案資源，共同開發(fā)，形成具有本土地域特色的佛教研究成果。檔案資源的開發(fā)利用需要全社會的支持和參與，需要通過多形式、多途徑的宣傳加以推進，進而不斷擴大惠山寺的社會影響。