規范全宗卷整理工作初探

王路鵬

全宗卷是由記錄和說明全宗立檔單位及檔案歷史和現狀的有關文件材料組成的專門案卷，是管理全宗檔案的重要工具，為進一步科學管理檔案提供必要的依據。全宗卷材料齊全與否，直接反映檔案館檔案管理的水平。因此，規范全宗卷的整理工作非常重要。

一、全宗卷整理的國家規范支撐

全宗卷管理類似于檔案，同樣存在著材料收集、整理、保管等環節，需要規范管理。1994年國家檔案局首次出臺了“全宗卷規范”（DA/T 12—1994），規定了全宗卷的編制原則、主要內容、整理方法和管理要求。明確了全宗卷材料內容，涵蓋資料收集、整理、鑒定、保管、統計、利用等檔案管理六環節，以及檔案管理新技術應用七個方面，強化了檔案管理過程材料的管理。

21世紀以來，隨著檔案事業的不斷發展，檔案資源體系的不斷完善和新技術的廣泛應用，檔案管理工作有了更高的要求，原有全宗卷規范因其局限性已無法適應當代的管理需求。2012年國家檔案局修訂了“全宗卷規范”（DA/T 12—2012），較1994年規范，對全宗卷材料內容、分類以及整理要求有不同程度更新和完善，使全宗卷整理工作更具有可操作性。

1.全宗卷內容方面。新版更加完整齊全：一是分類有所調整，更趨合理。共分9類，新增2類，將原歸入“檔案利用”類的全宗指南（全宗介紹）剝離出單成一類，新增綜合全宗卷，使跨全宗綜合性材料有所歸依。二是范圍有所擴大，更趨完整。在收集、整理、鑒定、保管、利用類中適度增加了工作辦法、方案、標準、制度、總結、報告等內容，使檔案管理各項基礎工作的完整材料得以保存。三是專項工作有所突出。如將檔案鑒定類中的檔案開放鑒定、檔案分級鑒定、檔案銷毀鑒定、珍貴檔案考證鑒定，檔案保管類中珍貴檔案仿真復制工作，以及檔案信息化和數字化、電子檔案（文件）工作等相關材料列入保存范圍。

2.全宗卷整理方法。新版整理方法更為明晰，易于操作：一是簡化了“件”的整理方法。取消了1994版5.4條中“卷內文件材料逐件加封面、封底、編件號，裝訂后裝入卷盒……封面著錄全宗號、件號、全宗名稱、文件題名、時間、責任者”的煩瑣程序，明確了在文件材料首頁上方的空白處進行編號。二是規范了分類編號標準。分類標準按全宗卷內容構成分為8類，文件材料的編號由“全宗號—類號—件號”三部分組成。三是整理說明詳盡明了。對文件材料編號、分類、排序、裝盒、目錄編制、盒號的編制等都有規定。

二、全宗卷的分類整理

全宗卷材料的整理，收集齊全和科學分類是關鍵。新版全宗卷規范中，增加的共性材料如工作辦法、方案、標準、制度、總結、報告等基本是跨全宗的，這也是引入“綜合全宗卷”概念的目的，通過全宗卷材料我們可以直視檔案各項基礎管理工作脈絡。

（一）全宗卷的分類。按“全宗卷規范”（DA/T 12—2012），分類方法為“全宗—類別”，同一全宗的材料歸入相應全宗卷中，屬于管理館藏、全宗屬類、全宗群或聯合全宗的，或1-8類中涉及多個全宗的文件材料歸入綜合全宗卷內。規范中各類材料的內容分類較為明確，但有些過于籠統，會被忽略收集。通過工作實踐，筆者認為在各項業務實際工作中另外形成的一些材料應補充完善，或加以細化，具體內容如下：

1.全宗介紹類。包括全宗指南（全宗介紹）、大事記等說明全宗背景和檔案狀況的文件材料。新增“檔案館指南”，歸入綜合全宗卷內，多數省檔案館已有兩次出版，隨著館藏檔案的不斷豐富，會有多次再版。

2.檔案收集類。包括檔案接收和征集工作的辦法、標準，檔案（資料）交接文據及相關目錄，檔案來源和檔案歷史轉移過程說明材料等。增加作為年度新增檔案數量統計依據的檔案收進登記，以及檔案館全宗名冊、接收檔案名錄、接收工作計劃放入綜合全宗卷內。

3.檔案整理類。包括文件材料分類、保管期限和歸檔范圍的規定，檔案整理工作方案、整理工作說明和小結等。對于館內積存檔案的整理，增加檔案整理工作單，以表格形式按全宗記錄不同檔案門類、不同保管期限檔案的整理情況，作為新增檔案的依據，歸入相應全宗卷內。按年度建立館藏積存檔案整理工作數量臺賬，作為新增館藏檔案數量的依據。

4.檔案鑒定類。包括檔案保管期限鑒定、檔案開放鑒定、檔案分級鑒定、檔案銷毀鑒定、珍貴檔案考證鑒定等鑒定工作的制度、組織、方案和標準，鑒定工作形成的報告、請示及批復，鑒定及銷毀處置檔案的目錄（清冊）等。增加各類鑒定工作統計表，具體有到期應鑒定檔案數量統計表，開放、銷毀、上升保管期限檔案數量統計表等，這些表格可以建立在一張execl表上，按工作周期更新。

5.檔案保管類。包括檔案保管工作制度，檔案安全檢查、檔案破損情況調查與修復（搶救）、重點檔案保護、珍貴檔案仿真復制件制作等工作的記錄和說明材料，檔案保管狀況分析和工作總結、報告等。增加檔案出入庫登記表、庫房溫濕度控制手段與措施、庫房溫濕度統計分析報告，歸入綜合全宗卷內。

6.檔案統計類。包括檔案基礎統計臺賬，檔案工作基本情況統計報表，檔案工作統計分析材料等。檔案統計表可以是各項基礎業務工作的綜合統計表，這里收集館藏所有全宗的綜合統計數據，放入綜合全宗卷中。其他專項工作統計按分類歸入相應全宗卷中。

7.檔案利用類。包括檔案利用制度，檢索工具編制情況，檔案編研與出版情況，檔案展覽與公布情況，珍貴檔案介紹，檔案利用效果典型事例等。增加查閱利用檔案登記單，歸入綜合全宗卷內。新版中檔案開放與控制情況建議放入檔案鑒定類中。

8.新技術應用類。包括應用現代技術管理檔案的情況記錄、工作報告及說明材料，檔案信息化和數字化工作情況，電子檔案（文件）創建和應用環境（硬件和軟件）及數據格式說明等。新增檔案數字化工作統計表，詳細說明全宗檔案掃描頁數、案卷級及文件級電子目錄數。1994版縮微檔案工作情況應保留，同樣作為檔案的復制件，縮微件也是不同歷史時期新技術的應用。

（二）全宗卷的整理

全宗卷材料會隨著館藏檔案的不斷接收征集和檔案管理工作的開展而不斷形成，是增量的。為此，我們在制定整理方案時，預留編號和存址空間尤為重要，這樣可以減少較大規模的倒架。全宗卷整理工作可以按年度集中統一進行整理，年初整理上一年度形成的材料，整理工作可從以下四方面著手進行。

1.分件裝訂。全宗卷材料是以件為保管單位，因其內容多樣性，每件頁數差異較大，少則一頁，多則幾百頁。對同一信息內容因頁數多而無法裝訂成一冊的，可以分件裝訂。頁數不多的可采用專用檔案訂書釘裝訂，頁數較多的如案卷目錄、歸檔文件目錄可三孔線裝，裝訂要求同檔案。新版規則省略了封面封底加頁，簡化了整理過程。

2.排列編號。每份文件材料賦予唯一編號，為區別檔號，全宗卷全宗號前加“J”，構成為“J全宗號—類號—件號”，其中全宗號標識檔案館全宗代號，四位數，首位是全宗群代碼，后三位是全宗順序號，綜合全宗卷全宗代號為“ZHJ”，整體標識為“JZHJ”；類號按1—8類分別用阿拉伯數字標識，1位數；件號取三位數，預留一定空間，用阿拉伯數字標識。同全宗同類材料按時間順序排列流水編號，新增文件材料插入相關類目續接編號。

3.建立電子文件材料目錄。全宗卷中的文件材料，分類別，以件為單位，按照排列順序編號并著錄電子文件目錄。新增文件材料在相關類目中續號編目。當相同材料出現新舊幾種版本時，應在目錄備注欄中，注明新版本文件替代舊版本文件的名稱和時間。

4.文件材料裝盒。全宗卷文件材料按照分類編號順序裝盒。在裝盒時要適當考慮預留空間，如上所述歷史檔案及撤銷機構檔案全宗卷增量材料不多的，可多類裝一盒，若文件材料較多，可酌情按類預留空間分裝多盒，全宗卷盒區分全宗，按卷盒排列順序獨立編制流水號。全宗卷盒脊背應填寫全宗號、全宗名稱、盒號。

三、全宗卷的收集和管理

國家檔案局“全宗卷規范”的出臺滯后于全宗卷科學整理工作30—40年。我們以新舊版“規范”為節點將全宗卷管理劃分為三個階段：一是全宗卷自行管理階段。各級檔案館按照檔案管理業務工作的開展和管理者的認知，自行收集和保存全宗卷材料，單個全宗卷材料不多，一個全宗裝一盒，沒有編目。二是1994版“全宗卷規范”出臺，明確了全宗卷材料的收集、分類、整理和管理工作，全宗卷管理開始納入規范管理范疇。三是修改后2012版“全宗卷規范”出臺，補充完善了全宗卷材料的收集、分類、整理和管理工作，使之更具有可操作性，對各級檔案館全宗卷的收集和管理工作提出了更高的要求。

（一）全宗卷的收集

從上述三個階段可以看出，全宗卷管理工作經歷了從自由整理到規范管理的漫長過程，這給全宗卷材料收集齊全增加了一定的難度。針對不同階段的特點，我們應從增量檔案的收進、館藏檔案的管理及歷史遺漏材料補充三方面強化全宗卷的收集工作：

1.把好檔案征集接收關。館藏增量檔案主要來源于檔案接收和檔案征集工作，我們應規范接收標準，嚴把檔案收進關：一是交接憑據的填寫要清楚完整，能準確反映接收檔案的情況，檔案內容與相應目錄要一一對應，檔案空（缺）卷情況要標注清楚，這是我們日后管理的原始依據；二是由立檔單位隨同檔案一并移交的全宗補充說明材料，如全宗指南等應按規范編寫完整，不能以歸檔文件保管期限表替代全宗指南；三是對征集的名人檔案和專題檔案要同步形成征集說明，有些珍貴檔案還需有特殊情況說明或專家鑒定。

2.重視檔案管理過程中形成材料的收集。這部分材料是全宗卷的主要組成部分，也是檔案館開展各項基礎業務工作的成果材料。對這部分材料，一要注重全過程材料的完整收集，如開展館藏各項基礎業務工作形成的規范、標準、方案、總結、統計數據等方面的材料；二要制定檔案檢查記錄、檔案劃控開放鑒定、檔案收進移出、檔案數量統計、數字化工作統計等相關表格模版，易于操作，不因管理人員的變動而有所變化，確保各全宗各項業務成果性材料得以保存；三要提高全員全宗卷材料收集的意識，將全宗卷材料的歸檔作為各項工作方案內容之一，做到隨時歸檔。

3.做好遺漏材料的收集工作。修訂版《全宗卷規范》對全宗卷材料內容有較大的增加，尤其是一些綜合性材料，以前未有收集歸卷，需想辦法補充完善。我們可以按收集清單，通過查找館藏全宗檔案的方式，將查到的檔案進行復印，作為全宗卷材料放置于相應全宗卷各類中，按時間順序排列編號，并備注復印檔號。

（二）全宗卷的管理

《全宗卷規范》規整了全宗卷管理的各個環節，對全宗卷的管理工作有很強的指導意義。在全宗卷的日常管理過程中，我們要提高管理意識，形成長效管理機制。摒棄“重檔案實體、輕全宗卷管理”的思想，切實從思想層面重視全宗卷的管理。

全宗卷檔案數量是動態增加的，需要專人管理和維護。一是定期整理增量檔案。當年形成的檔案，在單項業務基礎工作結束時，交由專人集中保管，來年初按規范進行整理。二是辟出專門區域進行集中管理和維護，要預留保管空間，以便及時添加增量文件。三是做好檔案的日常維護。要進行專人維護，全宗卷的利用可參照館藏檔案的利用管理，做好查閱登記，確保實體安全。

總之，做好全宗卷管理工作需要多方面的配合，檔案局（館）業務指導部門要做好立檔單位全宗介紹編寫以及全宗卷文件材料形成、歸集的指導工作；征集接收部門要把好征集接收關，把全宗卷材料列入接收進館范圍；每一名檔案工作者都應注重館內各項業務基礎工作中形成的全宗卷文件的歸檔工作。只有這樣，才能做好全宗卷的管理，充分發揮全宗卷應有的效用。