名人檔案知識管理應用研究

歐陽慧芳

[摘要]檔案知識管理是一種新興的管理概念和管理體制，知識管理的基本流程包括對知識的采集、識別、獲取、開發、整合、存儲和使用。關于如何運用知識管理的理念對名人檔案進行有效管理，論文主要從名人檔案的知識采集、知識組織、知識的揭示與獲取、知識庫的建設等幾方面作了探討。

[關鍵詞]名人檔案知識管理知識挖掘知識共享

[分類號]G270.9

Analysis on the Knowledge Management of Celebrity Archives

Ouyang Huifang

（Archives of South China University of Technology， Guangzhou， Guangdong， 510641）

Abstract： Archival knowledge management is a new management concept and system， and the basic process of knowledge management includes the acquisition， identification， acquisition， development， integration， storage and use of knowledge.How to use the idea of knowledge management to manage the archives of celebrities effectively？ This paper probes into the knowledge collection， knowledge organization， revelation and acquirement of knowledge and the construction of knowledge base.

Keywords： CelebrityArchive；KnowledgeManagement；KnowledgeMining；KnowledgeSharing

當今社會，科技日新月異，人類進入到知識經濟時代，檔案工作也從最初的檔案實體管理逐漸向檔案信息管理和檔案知識管理階段過渡。知識管理是一種新興的管理概念和管理體制。“知識不同于信息，只有能為主體以概念、判斷的形式所把握的信息才能成為知識”[1]。知識管理的基本流程包括對知識的采集、識別、獲取、開發、整合、存儲和使用。本文以華南理工大學檔案館為研究對象，借鑒知識管理的理念和方法對該校名人檔案資料的管理進行研究，并將成果通過實踐進行檢驗，能夠更好地對名人檔案進行有效管理，從而充分發揮其史料研究、科學研究的價值以及文化教育功能。

1名人檔案知識采集與獲取

按照經濟合作與發展組織（OECD）的定義，知識可分為四大類：事實知識、原理知識、技能知識和人力知識。其中前兩類是可表述出來的知識，即我們一般所說的顯性知識，而后兩類的技能和人力知識則難以用文字明確表達，亦即隱性知識[2]。名人檔案資料的采集過程是一個跨學科、智能型的知識發現和積累、知識組織和識別、知識評價和服務以及知識創新的行為過程。在這一過程中，采集人員應盡可能地深入挖掘老科學家等名人頭腦中的隱性知識，將其進行顯性表達和開發創造，并運用到實踐中，使知識的價值得以實現。因此，對名人檔案資料不應僅限于信息層面的組織管理，還應進一步對其進行深層次的知識管理。

要注重對隱性知識的挖掘。華南理工大學名人檔案建檔對象多數是在自然科學領域有突出成就的科學家，歸檔范圍十分寬泛，既包括其學習、工作、生活中形成的各種手稿、原始實驗記錄、教學幻燈片、學習和工作筆記、著作、論文、證書、照片等紙質檔案，也包括音頻、視頻等電子檔案，以及其本人收藏或使用過的具有特殊紀念意義的實物檔案。從其外在形態來看，上述各種檔案資料所反映的信息包含了豐富的知識，比如學術著作、學術論文中的信息本身就是知識，是老科學家們一生學術實踐的積累和經驗總結，可以為以后學者的研究提供指導。此外，老科學家們在求學和科研中摸索出來的一整套科學方法和先進經驗同樣是值得后人借鑒的重要知識。我們除了對承載著豐富顯性知識的檔案資料采取全面采集、兼收并蓄的原則，進行及時搶救、整理、利用以外，還要通過口述訪談的方式，將名人頭腦中潛藏著的隱性知識充分挖掘。在這一過程中，口述史料的采集相當重要，通過與名人們面對面的訪問交流，引導他們圍繞其一生的求學、學術成長及工作經歷進行回憶和深度交談。相對于能夠被人類以概念、公式、圖表等符碼系統完整表述出來的顯性知識而言，隱性知識是內隱于名人頭腦中、依存于個人心智、難以進行明確邏輯說明的高度個體化的知識，如名人自身的洞察力、直覺、感悟、信念、經驗、技巧等，這些隱性知識難以用概念等形式加以外化，很難被直觀地發現。與包含在著作、論文等載體中已經形成文字明確表述的顯性知識不同，隱性知識需要檔案人員配合訪談對象去挖掘與發現，予以清晰表述，形成訪談抄本，并進一步加工梳理，轉化成顯性知識，從而實現知識創新。例如，名人們在某一科學理論的發現或是某一科學發明的創造過程中，最初是基于什么現實背景？其思想淵源和思想基礎、靈感火花的碰撞和行為動因是怎樣的？期間受到過哪些關鍵人物的指導和點撥，哪些事件或經歷的啟發？這些隱性知識潛藏于名人們的頭腦中，在其現有的學術著作等成果中往往不曾涉及，訪談時一般他們自己也不會主動提起。這就需要檔案人員事先做好充分的準備，多方查閱訪談對象的檔案資料，全方位了解他們的經歷、學術成就、同行及師承關系、興趣愛好，提前擬好采訪提綱呈送給訪談對象，以便于對方就相關問題預作思考，如此才能在訪談過程中就相關細節和深層次問題循循引導，喚起他們的早期記憶，整理思緒、追述往昔，將思維碎片進行系統梳理，檔案人員通過錄音、錄像的方式將其所述內容完整記錄下來，并作適當加工，將零散的片段拼接成為有機的整體，使之呈現出有序化、連續性特點，讓閱讀者透過文字了解到這些原本未曾面世的知識，從而使隱性知識顯性化，形成新的知識，這也是知識挖掘和創造的過程。同時，檔案人員也要研究知識的組織和產生，對名人們與國內外重要同行就學術及工作等方面的來往書信、學習筆記等進行研究，按圖索驥，從中追索某一理論發現、科學發明或技術創新的思想淵源。例如，在華南理工大學生物力學專家岑人經教授的口述訪談過程中，訪談者引導其回憶在20世紀80年代初選擇“血管入口流動”這一在當時十分罕見的課題作為深入研究對象的原因、觸發靈感的來由，以及當時國內外相關學術動態和背景等方面；再如，中國科學院院士、建筑學院教授吳碩賢在口述訪談中也詳細陳述了他的碩士和博士論文研究方向的選擇緣由、契機、所具備的主客觀條件等。同時也都談了他們在成長道路上的師承關系，對其成長有著深遠影響的人和事，等等。

2名人檔案的知識組織和整序

知識組織（Knowledge Organization）一詞最早由美國著名圖書館學家、分類法專家布利斯于1929年提出，其概念具有復雜性，這里采用美國人所認為的“知識組織就是指對文獻的分類、標引、編目、文摘、索引等一系列整序活動。”[3]

名人檔案涵蓋了名人一生的各種材料，從內容上看，有生平傳記類、信函類、證件類、評價類、成果類、聲像類、收藏類等材料，從載體上看，有紙質、電子以及實物類。對名人檔案進行知識組織就是將初次收集進館的數量龐大的各類材料進行分類整理，將原本雜亂的材料進行序化，分門別類，清晰存放，并且逐件編制檔號，在檔案管理系統中做好條目著錄和索引工作，以便實現快速查找。

按照高等學校檔案實體分類法，名人檔案屬于人物檔案的一種，為其設置的分類號為RW12。考慮到名人檔案的收集往往不能一次到位，很多名人雖然已退休多年，但仍然孜孜不倦地在科研道路上努力探索，故不斷有新的有價值的材料產生，這就涉及后期補卷、插卷的問題。基于此，給每一位名人的材料以一個獨立的實體分類號，避免不同名人的檔案材料相互混編，在RW12的基礎上再新增三級類目。例如在2013年征集的教授檔案中，中國科學院院士程镕時教授檔案的分類號為RW1211，原校黨委副書記、制糖工程專家李琳教授檔案的分類號為RW1212，原副校長、固體力學專家韓大建教授檔案的分類號為RW1213，等等，依此類推。一般以初次接收某建檔對象檔案所屬的年度作為其名人檔案檔號設置的歸屬年度，如2014年初次接收中國工程院院士、制漿造紙工程專家陳克復教授，化工專家陳煥欽教授，生物力學專家岑人經教授，物理學專家劉有延教授，國家教學名師、制漿造紙工程專家詹懷宇教授，生物工程專家郭勇教授等名人的各類檔案材料，所以我們將上述名人檔案的歸檔年度定為2014年，依此年度編制檔號。

為了保證各位名人的檔案檔號的系統性和連續性，每一位名人檔案的案卷號均從1開始集中統一編制一個大流水，依照先按問題（內容、主題等）分類再按時間分類的順序進行有機排列，逐級細分，依次編號。例如，2017年，我們征集了973項目首席科學家、著名能源專家華賁的各類材料近2000件。根據各類材料的數量，首先給生平傳記類材料的案卷號編為1—5卷，接著是成果類材料，因為數量多，案卷自然也多，編為6—48卷，再是信函類，按順序編入49—60卷，等等，依次類推。需要注意的是，有些需要后續補卷的幾類材料，要為其預留卷號。

在存儲方面，為了確保檔案的安全性，不同載體的檔案的存儲設備要求各異。一般的紙質材料存放于普通檔案柜或密集架即可，磁帶、磁盤、光盤、硬盤、U盤等特殊載體的檔案則應存放于專用的防磁柜中，像大幅書畫作品、獎杯、獎章、紀念品等實物類檔案，需要存放于特制的實物柜或底圖柜中。那么，同一名人的各類檔案材料，其編號是連續的大流水號，而存放位置卻不全在同一處，為了查找方便和清晰，要注意在檔案目錄中標明存放位置。

3名人檔案的知識挖掘與揭示

挖掘內在隱含的信息、對知識體系進行重組及共享創新是知識管理的一個重要理念。將名人檔案中隱含的有效信息予以充分解讀，使之被以最大限度地提取，是實現知識挖掘、重組和共享的前提。“知識管理是信息管理的延伸和發展，使得人們可以在原來的信息管理的分散——集中、無序——有序的基礎上，通過知識管理，使信息能夠達到有機地結構化、系統化，從而轉化為知識。”[4]檔案信息的揭示主要采用簡單的目錄標引方式，將信息的內容屬性、外表屬性展示出來，而知識的揭示除了將知識的內容屬性、外表屬性進行完整描述以外，還要將一些隱性的知識表達出來，將其轉化為人們容易理解的形式。這一轉化所采用的方式主要有類比、隱喻、假設和深度會談等[5]。例如生物力學專家岑人經教授的名人檔案中，有他與國際知名學者、有“生物力學之父”美譽的美國三院院士馮元楨教授的合影，還有他與國際著名生物力學專家、美國休斯敦大學教授黃煥常先生等人的合影。對于這些照片，從知識揭示的角度，在系統著錄時，不但要著錄檔號、照片題名、攝影時間、人物、事件等基本的字段，還要對照片中人物的身份、學科專業、成就、人物間相互關系等隱含的背景信息設置相應字段進行著錄和描述，以便使名人在其學術成長經歷中的師承關系及學術交往圈清晰呈現。此外，還要對知識點進行表達和揭示。知識要以一定方式描述、儲存在計算機中方可為分析系統所利用。可采用節點式知識表達模式，建立知識與知識間的聯系，以便于利用信息系統進行數據和內容挖掘。為充分提取有價值的知識，需要對名人檔案的屬性和特征進行盡可能細致的分析研究，制定全面完整的元數據規范。例如，自動控制領域的專家吳捷教授，閑暇之余喜歡收藏形態各異、栩栩如生的石頭，這些收藏品擺滿了他家客廳和書房的柜子，神態逼真，精妙絕倫，數量之多，堪稱一個小型的美石博物館。因館藏容量所限，只擇取了一小部分精美石頭作為名人實物收入館藏，對每塊石頭著錄的元數據延伸到形狀、質地、顏色、產地、來源、獲取背景等等，從中也能窺探出吳捷教授的性情與愛好。對于名人的原始筆記、論文等手稿類檔案，其元數據表達可以延伸到對手稿的書寫工具、書寫載體和材料、書寫的字體、工整程度等特殊屬性進行描述，此類屬性可側面反映出相關名人的書寫習慣、興趣愛好等。

4名人檔案知識庫建設構想

知識庫的構建是名人檔案知識管理的重要環節。通過名人檔案知識庫的構建，使得名人檔案資源知識化，知識資源有序化、系統化和結構化。名人檔案知識庫能夠有效存儲名人的各類信息，實現各類資料的完整、真實、安全、永久保存，對知識的內涵給予更深層次的揭示，同時能夠實現知識的高效流轉、共享和創新。借助知識收集、加工、存儲、傳遞和利用的平臺，通過網絡和知識門戶、搜索引擎等技術工具將知識和應用有機整合，實現知識的及時獲取、共享和開發利用，使顯性知識和隱性知識相互轉化。通過知識挖掘、推理、演繹、歸類等方法實現檔案知識的進一步升華，即檔案知識的再生，從而使各種知識呈螺旋式上升的形態，利于名人檔案的深度開發和價值拓展。

傳統的數據庫在知識揭示的方面十分有限，通常只是以簡單的分類標引方式對各類資料和信息加以序化，各自歸位，并進行條目的著錄，為資料的迅速查找提供便捷。在著錄條目時，一般只設置檔號、題名、文件形成時間、頁數、備注等幾個基本的字段，無更多更深入的信息，僅可滿足用戶對檔案資料的基本檢索需求。而知識庫的建構理念則顯得更為全面和成熟，希望借助電子全文檢索系統、數據挖掘系統、人工智能系統從信息資源庫中發現各種信息間潛在的關系，建立起事件和人物之間的關系網絡，實現各類信息的關聯互通，從而挖掘信息的隱含價值。檔案知識庫“將原本分散的檔案知識點按照一定的主題特征聚合在一起，使聚合在一起的檔案知識點具備相同的關聯或特征”[6]，形成檔案知識單元，在此基礎上，“對檔案知識單元進行挖掘、推理、語意關聯等形式的知識組織，可以進一步增強檔案知識單元的知識密度，滿足利用者更高層次的檔案知識服務需求”[7]。就名人檔案知識庫來說，希望能為利用者提供一個功能完善的知識分析系統，為他們研究各位名人的生平、學術成長經歷、師承關系、國內外同行等學術交際圈、各類學術成果等提供豐富的知識資源和相關的分析解讀，以進一步探尋各位名人的學術成長規律。

建設名人檔案知識庫，首先需要對已采集進館的所有名人檔案按照相關行業標準進行數字化加工，將其轉化為數字資源，為完整、永久地保存名人檔案提供多一層保障，也為知識庫的建設奠定基礎。在檔案知識庫架構的設計方面，“利用知識節點（研究領域、事件）、時間軸和推理算法等構建知識地圖”[8]，進而構建用戶數據采集分析系統、多功能檢索系統、可視化呈現系統。數據采集分析系統用于采集利用者的查詢需求，并對其進行分析，繼而將這種需求轉化為標準的檔案知識檢索語言，反饋到多功能檢索系統，再由該系統進行推理分析，將利用者的查詢需求與相對應的檔案知識資源進行匹配，而后將檢索到的豐富的目標資源以文本、圖片、知識關聯地圖等多元化的形式推送到可視化呈現系統，貼心地展現給利用者，實現知識服務。

*本文系廣東省檔案局2014年度科技立項項目“華南理工大學名人檔案資源庫建設及開發利用研究”（項目編號：YDK-83-2014），華南理工大學高等教育研究基金2013年度資助項目“我校名人檔案資料采集、數字化及其開發利用研究”（項目編號：GJ2013013）成果。

參考文獻

[1][5][8]呂瑞花，俞以勤，韓露，王曉山，韓晶.科技名人檔案知識管理實踐研究——以老科學家學術成長資料管理為例[J].情報理論與實踐，2011（6）：95，96，68.

[2][4]許桂清.知識管理與檔案科技創新[J].檔案學研究，2007（3）：25.

[3]張文亮、徐躍權.論知識組織的三個層次[J].情報資料工作，2011（1）：42.

[6][7]毛天宇.知識組織視野下檔案知識庫的構建思路探析[J].檔案管理，2015（4）：5.