淺談推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化的策略

趙坤鵬

摘 要：隨著事業(yè)單位改革的不斷推進(jìn)，人員流動(dòng)性不斷加大。在此情況下，事業(yè)單位必須要加強(qiáng)人事檔案管理改革和創(chuàng)新，進(jìn)一步規(guī)范人事檔案管理工作，以提升人事檔案管理工作的有效性，為事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展提供良好的支持。本文主要分析了事業(yè)單位人事檔案管理的重要性，并重點(diǎn)對其工作規(guī)范化的有效策略進(jìn)行了探討，以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；檔案管理；規(guī)范化

事業(yè)單位檔案管理是否規(guī)范、高效也決定著檔案資料是否能夠發(fā)揮其應(yīng)有的作用，因此加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理工作的規(guī)范化尤為重要。

一、事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化的重要意義

（1）人事檔案規(guī)范化管理意識(shí)不強(qiáng)

檔案真實(shí)性是完整性的基礎(chǔ)，完整性更離不開真實(shí)性，只有保證檔案的真實(shí)性和完整性，才能為全面地、歷史地了解個(gè)人情況提供可靠的保證，否則就失去了檔案客觀性、多元性、交錯(cuò)性和共享性的價(jià)值特點(diǎn)。事業(yè)單位個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)者缺乏建立健全檔案管理制度的意識(shí)，導(dǎo)致檔案失去了應(yīng)有的真實(shí)性和完整性，滯后了現(xiàn)代人才戰(zhàn)略的實(shí)施；員工對檔案重要性的認(rèn)知度不高，檔案意識(shí)不強(qiáng)，使得檔案管理者在收集、整理、保管、編研基礎(chǔ)材料的過程中出現(xiàn)不可控力，造成檔案信息的失真。

（2）傳統(tǒng)人事檔案管理理念尚未徹底轉(zhuǎn)變

檔案管理工作是一個(gè)長期而持續(xù)性的工作，因此在長期的管理過程中會(huì)形成慣性，一旦養(yǎng)成固定的管理習(xí)慣再想改變就比較困難。在事業(yè)單位的發(fā)展過程中，傳統(tǒng)檔案管理方式影響較深，管理方法比較陳舊，檔案管理基本依靠人工完成，辦事效率低，難以跟上信息時(shí)代的發(fā)展步伐；另外，在管理過程中往往存在許多漏洞，從檔案的安全保密、檔案借閱、原始檔案的備份等環(huán)節(jié)都沒有形成統(tǒng)一有序的規(guī)章制度，因此檔案管理也十分不規(guī)范。

（3）人事檔案管理人員的素質(zhì)有待進(jìn)一步提升

現(xiàn)階段很多事業(yè)單位從事檔案管理的人員多為一些面臨退休員工或非專業(yè)技術(shù)人員兼任。他們學(xué)歷不高、專業(yè)知識(shí)不足，他們工作散漫，安于現(xiàn)狀；有些單位檔案工作還停留在手工書寫，人工檢索，人、卡、物對照的“三舊”管理模式中；缺乏保密意識(shí)、改革意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，單位內(nèi)部人員的基本信息輕易對外泄露；現(xiàn)代化管理設(shè)備因人而不能物盡其用，處于癱瘓狀態(tài)，造成資源的極大浪費(fèi)。

二、推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化的策略

（1）強(qiáng)化管理人員管理意識(shí)

實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的檔案管理模式，首先就要做好檔案規(guī)范化的宣傳教育工作，將精細(xì)化管理理念引入到檔案管理工作當(dāng)中，提高管理人員的精細(xì)化管理意識(shí)。在檔案管理工作中，要加強(qiáng)對檔案的宣傳教育講解，提高內(nèi)部人員的重視度，讓檔案管理人員意識(shí)到檔案管理對事業(yè)單位發(fā)展的重要意義，加強(qiáng)檔案工作的收集和利用工作。首先，可以豐富檔案信息的收集渠道，建立完善的檔案信息收集體系，以事業(yè)單位內(nèi)部各部門為主，做好每個(gè)部門人事檔案的信息整理和完善，建立高效的人事檔案收集渠道；其次，建立檔案材料的聯(lián)動(dòng)機(jī)制，將事業(yè)單位人員的基本信息納入到檔案信息的收集中，如工資、工作時(shí)間、家庭情況、學(xué)歷、職稱、獎(jiǎng)罰狀況等，只有如此才能完善檔案管理機(jī)制；最后，要將檔案管理工作納入到事業(yè)單位年度考核工作當(dāng)中，只有這樣才能進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，提高檔案管理的規(guī)范化。

（2）健全和優(yōu)化檔案管理機(jī)制

健全檔案管理機(jī)制是實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的基礎(chǔ)和保障，因此要對檔案管理機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化，通過崗位責(zé)任劃分、工作內(nèi)容要求、部門協(xié)作、組織保障等方面進(jìn)行完善。首先，對檔案管理制度進(jìn)行公布，確保檔案管理制度能夠落實(shí)到位，確定檔案管理的主要人員，并由負(fù)責(zé)人對檔案管理進(jìn)行監(jiān)督管理；其次，召開檔案管理規(guī)范化會(huì)議，通過管理制度的制定、管理人員的升級(jí)等確定一個(gè)較為規(guī)范化的檔案管理機(jī)制，保障檔案實(shí)施的規(guī)范化運(yùn)行；再次，做好檔案管理的宣傳工作，要求各部門與檔案管理部門做好協(xié)調(diào)，確保檔案材料收集的準(zhǔn)確性、檔案資料使用的便捷性、檔案借閱的安全性等；最后，責(zé)任落實(shí)到位，對檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督管理，確保人事檔案管理的安全性、規(guī)范性、科學(xué)性、高效性。

（3）不斷提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

事業(yè)單位要搭建人才舞臺(tái)，盤活人才資源。從社會(huì)和高校引進(jìn)、招聘有技術(shù)、有技能、有知識(shí)的專業(yè)人才充實(shí)檔案隊(duì)伍；樹立“以人為本”的觀念，營造鼓勵(lì)、支持、幫助人才干事業(yè)的環(huán)境，調(diào)動(dòng)其積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，促進(jìn)人才健康成長；保持人才隊(duì)伍的穩(wěn)定性，檔案是知識(shí)性、專業(yè)性、連續(xù)性很強(qiáng)的工作，從維護(hù)檔案工作的長遠(yuǎn)利益出發(fā)，必須做好穩(wěn)定工作，切實(shí)解決他們在工作中、生活中的實(shí)際問題，使他們安心、熱愛本職工作，促進(jìn)檔案工作的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。同時(shí)，對現(xiàn)有檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行教育培訓(xùn)，提高其專業(yè)素質(zhì)與能力。檔案管理人要有開拓創(chuàng)新精神，善于發(fā)現(xiàn)檔案工作的新規(guī)律、新方法。要有市場意識(shí)。根據(jù)市場需求，開發(fā)服務(wù)信息、優(yōu)化服務(wù)措施，提高服務(wù)質(zhì)量，利用價(jià)值高、可公開的資源，及時(shí)推向市場，發(fā)揮積極作用。

（4）推進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)

信息化管理的最大優(yōu)勢就是規(guī)范化、便捷化、快速化，能夠在短時(shí)間內(nèi)通過搜索引擎找出所要查找的檔案材料，另外還能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，可以將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)信息數(shù)據(jù)化，通過大數(shù)據(jù)處理提高檔案信息的數(shù)據(jù)傳遞性，從而建立網(wǎng)絡(luò)化檔案管理體系。網(wǎng)絡(luò)化檔案管理就是檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的具體體現(xiàn)。事業(yè)單位要完善檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)備，加大基礎(chǔ)設(shè)備的投入，構(gòu)建自己的檔案信息化管理體系，建立完善的檔案網(wǎng)絡(luò)信息化規(guī)章制度，確保信息化建設(shè)的規(guī)范性、科學(xué)性、高效性。

三、結(jié)語

綜上所述，人事檔案管理的規(guī)范化能夠有效提高事業(yè)單位的管理水平，對事業(yè)單位的發(fā)展具有重要意義，在具體實(shí)踐中，事業(yè)單位管理層要重視和加強(qiáng)人事檔案管理，不斷提高人事檔案管理規(guī)范化水平，以便使人事檔案管理更好地為單位發(fā)展提供支持。

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（作者單位：煙臺(tái)市環(huán)境監(jiān)控中心）