內部控制審計技巧之有效訪談

單文宗

[摘要]審計訪談是審計人員獲取信息的重要方法之一，方法得當可以取得事半功倍的成效。本文對審計訪談的基本類型、使用范圍及審計人員應具備的訪談技巧等進行詳解。

[關鍵詞]內部控制 審計訪談 技巧 過程控制 成效

審計訪談從形式上而言就是面對面溝通，相較于郵件、電話，是最直接的溝通方式。其最大的特點是，可以快速得到對方的主觀信息。通過交談過程中的眼神交流、肢體語言、面部表情等，可以判斷訪談對象的態度意愿，甚至判斷回復內容的可信程度。審計訪談是審計人員為了獲取有關信息，與被審計單位相關人員直接進行的面對面交流，是一種重要的審計信息搜集方式。

一、審計訪談的三種類型

（一）主題訪談

這里講的主題訪談是指在非現場或現場審計階段已掌握（或發現）重要的（關鍵的）疑點信息，經過審計分析，需要對疑點進行進一步核實的訪談。主題訪談的目的相對明確，是比較成熟的審計訪談形式，如圖1所示。

主題訪談應做好四方面準備，即了解被審計機構組織架構及運營模式；熟悉相關制度規定；掌握關鍵信息；做好訪談提綱（以免打草驚蛇）。

主題訪談需要達成的目標一般有三個：核實事實及成因；請訪談對象配合提供具體的信息資料；問題定性。

以變通處理銷售費用為例。可將以下所掌握的內容梳理成邏輯清晰的訪談提綱：一是財稅及監管政策、總公司及分公司費用管理規定；二是某時段內大額資金集中支付某一個（或幾個）經銷商，此經銷商資質是否合法，可列明具體的資金支付時間、資金金額、發票及采購清單、商品出入庫手續等；三是相關經手人所屬部門及崗位；四是費用審批手續是否符合規定。準備越充分、訪談過程就越易于掌握主動權，順藤摸瓜，取得預期的成效。

實際操作中，一個問題的形成，可能涉及幾個部門和崗位，因此訪談的順序一般應遵循先當事人后管理者、先銷售部門后管理部門、先運營部門后財務部門的原則。此外，訪談時應注意：一要做好記錄。訪談是一種審計數據搜集方式，要時刻記著做好記錄，根據需要可使用錄音筆等工具，可以通過“訪談記錄單”的形式請訪談對象對訪談內容進行簽名確認；二要注意訪談中的話術和態度。訪談也是一種心理戰術，審計人員應站在訪談對象的角度給予理解，幫助其減輕思想顧慮。

（二）測試中訪談

測試中訪談，在穿行測試和符合性測試中均適用。一般用于核查流程執行情況和系統權限管理情況，審計人員應到相關崗位工作現場開展訪談。對此，審計人員應具有高度的職業敏感，關注各類資料，隨時發現線索。

例如，在做業務處理流程的符合性測試時，審計人員一般應在了解規定的業務處理流程后，現場觀察或者跟蹤流程處理過程以及崗位交接手續，核查是否符合規定。在此過程中，可以近距離地看到崗位人員的工作現場。操作人員此時一般沒有防范心理，桌面的資料不會做刻意整理和掩飾，一些業務流轉資料或是審批資料可能會放在桌面，審計人員在執行測試時可順便留意一下桌面處理完結的或者待處理的業務資料等，這是原始的、未經篩選整理過的資料。對于在工作現場看到的、與審計業務相關的、不涉及個人隱私的內容，可以隨時提問和訪談操作人員，也可以根據需要進行拍照。同樣，如果在電腦桌面發現一些自制資料，如統計表、分析資料等，也可請其復制一份作為審計備存資料，并順便與操作人員溝通，了解這些資料的數據來源、編制頻度和作用，了解清楚是屬于規定要求的、還是其個人主動管理的意愿。在這些微小的溝通中，操作人員可能會不經意講一些比較細節的信息，需要審計人員具有較好的分析提煉能力，在完成訪談后把重要的信息盡快記錄下來。現場審計時應保持基本的職業敏感，多采集資料，多做分析整合工作，注意發現資料間的關聯性和差異以分析差異原因，判斷是否異常，再做進一步的審計核查分析判斷。

（三）常規訪談

常規訪談一般適用于首次進入被審計單位的內部控制等綜合性審計項目。常規訪談一般應在進場會之后，分條線從相關領域的部門負責人開始。可以是審計小組集體進行，由各領域的主審人員主問，其他審計成員補充，這樣做的好處是審計小組對被審計單位的信息了解是對等的，有利于接下來各領域之間工作的配合，弊端是時間成本比較大，如圖2所示。審計小組可以根據項目的具體情況和審前準備的充分程度，在進場會前確定是否需要采取常規訪談、是集體開展還是分領域單獨開展。如果計劃開展常規訪談的話，一般應提前跟被審計單位的審計聯系人說明，請其協調安排相關人員。

常規訪談的優勢是，從程序上可主動與各領域主要負責人溝通，從禮節上表明我們尊重對方，從情感上有利于取得對方的信任，最小化對方的反感和抵觸情緒，便于順利開展接下來的流程跟蹤和審計抽樣等具體工作。因此，常規訪談應更加注重禮節，態度應誠懇謙和，一般不宜深入具體問題，以全面了解情況為主，時間不宜過長。

二、審計訪談的一般流程

在正式訪談之前應先向對方做自我介紹，即使是相互知道對方，也要向對方說明你在本次審計項目中的角色，說明本次訪談的內容及類型，明確是常規訪談、還是就某一事項的主題訪談；同樣，也要請對方做自我介紹，對其工作崗位、工作內容也可簡單詢問，如做目前的崗位多久了，之前在什么崗位或者工作背景等，如圖3所示。通過這些內容，審計人員可以基本判斷他對崗位的熟悉熟練程度和專業水平，當然這不是絕對的。即使過去審計時已經有過接觸，也仍然需要其介紹工作內容，正面提問，以取得明確的答復。掌握這些情況后，在接下來審計過程中，若有涉及其工作的具體部分就可以直接提出，以減少查問的時間。訪談屬于審計工作內容，應做好準備，盡量一次性問全問清楚，避免事務性的內容多次訪談。

三、審計訪談的實際演練

（一）主動性提問

審計訪談時應給訪談對象營造一個相對寬松的氛圍，選擇訪談對象易于回答的問題開始，通過溫和的語言語氣調和氛圍，建立彼此好感，緩解訪談對象戒備或緊張心理，再逐步深入主題，這個時間應控制在3分鐘內。訪談期間根據實際情景，可以就訪談對象講的內容，插一兩句話，盡量避免一問一答的形式。

隨著訪談內容展開，話題逐步深入，可以把訪談的需求一步步提出來，訪談對象說到具體的制度、方案、報表時，可以記錄下來，訪談結束后請他提供這些資料。訪談過程的關鍵，就是任何時候都不要忘了記錄和索取資料，訪談對象講到的與審計項目相關的內容，一定要首先獲取資料，這些資料有助于對被審計單位的深入了解，提升發現問題的精準性。值得注意的是，不能想當然地認為：去年是這個流程、這個系統、這樣分工，今年可能還是老樣子……實際情況往往是，今年有新的政策出臺，流程相應地做了調整，系統雖然是老系統，但是可能會有新的功能或者內容發生了變化，這都需“問了才知道”。

“怎么問”？答案是：請他說。常規訪談切忌直入主題，而要選擇從熟悉的領域開始，請他介紹，操作層面的人員一般存在慣性思維模式，認為“一直這樣做”就是正確的，風險控制意識相對薄弱，但實際上這個流程或者這樣做是違反規定的，可能存在風險或者漏洞。因此，訪談中，只要用心、細心、留心，往往就會有意想不到的收獲，如圖4所示。

（二）引導性提問

引導性提問是指通過簡潔的表述幫助訪談對象理清思路，或是將話題向需要了解的方向引導，促進提升訪談的效率和效果，下面列舉幾種引導性提問的話術。

1.簡單描述一下具體工作內容好嗎？上下游崗位分別是哪些（哪個）？

2.日常的工作中具體使用哪些應用系統和具體模塊，它們能幫助你解決什么問題？

3.今年的工作跟去年相比有什么變化，有沒有新發文的制度或者規定？

4.能說說新系統上線前后你的工作內容有什么差別嗎？

引導性提問的關鍵點就是通過問題，引導其主動地談一些具體工作，以便審計人員從中提煉需要的內容。在進行引導性提問時，提問的內容要與訪談對象的身份職位相匹配，要本著尊重、探討的語氣去提問，要使其感受到誠懇。

（三）追問

“追問”通常是在我們已經發現問題并且掌握了一些情況，需要訪談對象配合、做進一步核實確認時使用。追問就要“刨根問底”，落實審計事項發生的實況、對特別事項的處理過程。追問時要有鍥而不舍的韌勁，要主動思考和分析，思路縝密，追問的目的是捕捉具體的事實和細節，結合已取得的線索，落實問題真相。

（四）假設性提問

假設性提問一般發生在以下三種情況：

一是審計發現控制缺陷或者控制漏洞，找不到對應制度。這種情況下，可以通過訪談從被審計單位層面尋找依據，可能會有兩種結果，一種是沒有制度依據，屬于制度盲區；另一種是有制度但審計人員不掌握。如果是沒有制度，可以建議其建立制度，這樣直接與被審計單位的溝通可以減少查找制度的工作量。

二是規定流程與實際操作流程存在差異。可采取以結果推理問題的方法，請訪談對象直接描述操作流程和理論依據，判斷是審計掌握的制度過時了，還是被審計單位沒有按照規定流程操作。如果是沒有按流程操作，先了解其原因，評估其風險發生的可能性，也可與其探討，若由此發生某種風險事件后，有沒有其他的控制措施可以規避風險。通過訪談，一些審計過程中發現的疑似問題就可以坐實。若其重新提供的依據可以起到防控風險的作用，也應該認可。與審計人員單方面檢查相比，這樣做可以節約時間成本。

三是為發現問題理出線索。線索是審計發現的重要信息來源，重大問題常常就是通過不起眼的、偶然的線索結合其他數據信息綜合分析提煉后而得到的。

（五）訪談對象訥言

遇到訪談對象訥言時，要根據訪談事項采取進一步措施。如果是常規訪談，可以選擇與其同崗位的B角；如果是就某個具體事項的主題訪談，訪談對象是關鍵崗位，就要有耐心，運用合理判斷，確定是性格原因還是另有隱情。不要試圖喚醒一個裝睡的人，如果遇到拒不配合的情況，可以通過行政措施，與其直接主管取得溝通，說明審計需要取得的配合。切記：在此之前，需要掌握比較充足的證據資料。

（六）揚長避短

如果面對的訪談對象多數是其所在領域的專家級操作人員，對其所從事的工作更有話語權，此時內部審計可以從內部控制的角度去發現其“三性”方面存在的問題。審計人員與被審計單位人員事實上存在著所掌握制度信息不對稱的情況，在專業工作訪談時，注意多聽少說，揚長避短，注意維護審計人員適當的權威，有助于接下來的進一步工作開展。

四、審計訪談的注意事項

（一）遵循基本禮節

即使是通過其他渠道已經相互知道了彼此的身份，訪談開始前仍然要做自我介紹，這是對訪談對象的尊重，也體現內部審計的職業素養，提升對方對此次訪談的重視程度。

（二）注重個人形象

著裝是體現個人形象的一個方面。現場審計時，一般應著正裝，有工牌的可以佩戴工牌，注意細節，從點滴之處體現審計的專業性。老百姓常說“生人難見面”，不熟悉的人見面，第一印象就是通過言行舉止體現的，應從談吐中體現人格魅力，促進提升訪談效果。

（三）遵守職場溝通規則

1.對方有職務的要稱呼職務，這是商務禮儀，同時也提示訪談對象，審計訪談是針對其所承擔的工作內容，提示慎重回答訪談內容。

2.換位思考是審計人員應當具備的基本素質。言行中應體現出信任和友善，多一些正能量的東西。對于沒有職務或者年長者，應當更加尊重，“您、請、給您添麻煩了、影響您的工作了、感謝您的配合…”這些細節有時對訪談的順利開展起著至關重要的作用。雖然審計訪談也屬于例行公務，但是對于被審計單位員工來說，配合審計工作屬于其常規工作之外的內容，對其反感或者拖拉也應當多加理解。誠懇寬容的態度和言語，可以緩解對方的對抗情緒。

（四）具備知識儲備

心理素質是審計溝通和訪談取得突破和成果的關鍵因素。作為審計人員，對常識性的知識和專業術語要聽得懂、易溝通、能提出問題，具有敏捷、靈活和具有邏輯性的思維品質。訪談過程中，不可避免地會遇到各種復雜情況，審計人員應能靈活應變，不要把固有的程序千篇一律地硬套，要做到具體問題具體分析。邏輯性是指審計人員的思維要正確嚴密，條理分明，對被審計事項的審查、取證、判斷、結論，應符合邏輯順序和邏輯關系，做到思路清晰、條理分明，訪談人員的知識儲備和思維品質決定了訪談的成敗。

（五）控制訪談時間

要想進行一次成功的審計訪談，最好是提前做一個訪談計劃，對時間有預估，這樣才能確保訪談不跑題、不漏題、不偏題；同時還有一個好處，就是按照訪談提綱訪談，在訪談對象談及無關內容時，能夠及時將話題帶回來，避免耽擱時間，確保訪談時效。

（六）備好通訊錄

通訊錄是了解被審計單位組織架構和崗位設置的一把鑰匙。訪談時，首先拿出通訊錄找到訪談對象的位置，可以在上面對其崗位和工作內容進行簡要的記錄，方便后續了解相關事項時可以直接找到所對應的人。同時，透過通訊錄還可以了解被審計單位的人崗匹配情況。比如，通過遠程影像系統核對業務資料時，可以結合通訊錄上的名單，核實業務批單的簽審流程是否規范，是否由規定崗位的人員處理，如果是會計主管的名字出現在銷售合同上，就應該了解原因，判斷是否存在其他違規情況和隱情等。通訊錄在手，就能夠提前了解、提前介入。

審計是一件辛苦的工作，現場審計要拿捏得當，問題定性要有理有據。成功的審計訪談是發現審計線索、提升審計效能的基本方法，也是審計人員應具備的基本技能。可以說，誰能掌握訪談的奧秘，誰就能贏得訪談帶來的最大成效。

主要參考文獻

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