信息技術(shù)在人事檔案管理中的運(yùn)用

許妍璇

【摘 要】隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，在人事檔案的管理過程中其優(yōu)勢(shì)逐漸體現(xiàn)出來。將信息化管理應(yīng)用于人事檔案信息管理中是時(shí)代發(fā)展的要求及趨勢(shì)，有利于改進(jìn)人事檔案信息管理中的不足。所以單位應(yīng)重視人事檔案管理信息化的管理方式。本文針對(duì)信息化時(shí)代人事檔案信息管理的現(xiàn)狀與對(duì)策展開探索。

【關(guān)鍵詞】信息化時(shí)代；人事檔案信息管理；現(xiàn)狀；對(duì)策

一、前言

隨著我國科技的不斷發(fā)展，當(dāng)前社會(huì)，信息技術(shù)的應(yīng)用范圍極廣，信息化水平也在不斷提高，信息化在實(shí)際生活及工作中的應(yīng)用也在不斷地探索當(dāng)中。人事檔案是中國人事管理制度中的特色，記載著一個(gè)人的學(xué)習(xí)、工作及生活經(jīng)歷等，是個(gè)人最全面的展現(xiàn)。人事檔案信息管理關(guān)系著社會(huì)對(duì)人才的選拔，對(duì)社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展具有重大意義。在人事檔案信息管理中應(yīng)用信息化管理，有利于適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，將人事檔案信息管理工作做得更好。

二、信息化時(shí)代人事檔案信息管理的現(xiàn)狀

當(dāng)前學(xué)術(shù)界對(duì)檔案的定義還未得到統(tǒng)一，多數(shù)人將其認(rèn)為是人們參與社會(huì)活動(dòng)時(shí)形成的具有價(jià)值的記錄，它由來已久，商代稱之為“冊(cè)”，秦稱為“典籍”，漢魏后改為“文書”，清代至今稱為“檔案”。人事檔案是獨(dú)具中國特色的人事管理制度，是每個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的一個(gè)記錄和憑證，有效記錄著人們個(gè)人發(fā)展的人生軌跡，人事檔案具有現(xiàn)實(shí)性、全面性、真實(shí)性、機(jī)密性、流動(dòng)性及動(dòng)態(tài)性等特點(diǎn)，它與人們的工資待遇、組織關(guān)系、勞動(dòng)保障直接掛鉤，人們?cè)诼毞Q申報(bào)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)時(shí)都需要檔案作為證明材料，具有一定的法律效力，與人們切身利益息息相關(guān)。像當(dāng)前出現(xiàn)的一些畢業(yè)生工作幾年后發(fā)現(xiàn)自己無法正常轉(zhuǎn)正或者申報(bào)職稱，這多和畢業(yè)時(shí)檔案存放有關(guān)，影響著人們?nèi)蘸蠊ぷ鞯恼＿M(jìn)行，造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。

（一）缺乏監(jiān)督意識(shí)

有些單位在人事檔案信息管理過程中缺乏強(qiáng)有力的監(jiān)督，致使人事檔案信息管理效率低下，沒有發(fā)揮信息技術(shù)的在人事檔案信息管理中的作用，檔案管理人員與檔案所有者之間的關(guān)系沒有明確規(guī)定，在實(shí)際的工作中就會(huì)造成不必要的麻煩。有些單位只是依靠行政部門來負(fù)責(zé)檔案監(jiān)督工作，并沒有起到良好的效果，單位高層沒有給予重視，不能使檔案管理工作規(guī)范化、制度化。

人事檔案是人事決策的依據(jù)，人事檔案不止可以應(yīng)用到檔案整理或人事調(diào)動(dòng)等情況，檔案信息也可以詳細(xì)記錄一個(gè)人的價(jià)值和才能，從檔案中發(fā)現(xiàn)某個(gè)人的潛能價(jià)值，從而促進(jìn)更加合理的利用人才提供依據(jù)。因此人事檔案管理應(yīng)該是在保存數(shù)據(jù)信息的基礎(chǔ)上，為人事調(diào)動(dòng)決策提供信息參考。但是當(dāng)今人事檔案管理人員沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案信息的可利用價(jià)值，導(dǎo)致檔案管理工作只做好了前一點(diǎn)，即保證了檔案信息的絕對(duì)安全，但是沒有更加深入的了解人事檔案的可利用價(jià)值和人才服務(wù)價(jià)值，大大降低了檔案信息的可利用率。

（二）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

很多單位人事檔案信息管理人員并沒有工作經(jīng)驗(yàn)，專業(yè)的管理知識(shí)水平較低，在實(shí)際的工作中不能做好人事檔案信息管理工作，不能很好地將信息化管理應(yīng)用于人事檔案信息管理工作中，使信息化管理不能在人事檔案信息管理工作中發(fā)揮作用及價(jià)值。

（三）忽視檔案管理的重要性

不同單位的人事對(duì)人事檔案信息化建設(shè)的要求也有區(qū)別，使人事檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)度各不相同，也導(dǎo)致了人事檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施的失衡。一方面從當(dāng)今對(duì)檔案信息化管理所要求的硬件設(shè)備的先進(jìn)程度上來講，檔案管理信息化建設(shè)過程中各單位的硬件設(shè)備都有所欠缺，如網(wǎng)絡(luò)掃描復(fù)印設(shè)備、計(jì)算機(jī)等；另一方面人事檔案信息化管理軟件的開發(fā)程度也有著明顯的差距，且各個(gè)單位之間的信息化管理軟件資源也無法共享，以往能夠共用的信息管理軟件技術(shù)已經(jīng)過時(shí)，硬件和軟件基礎(chǔ)設(shè)施的不完善也阻礙了人事檔案管理工作的順利進(jìn)行。

三、人事檔案信息管理中應(yīng)用信息化手段的意義

（一）有效降低管理成本

傳統(tǒng)人事檔案信息管理方式，無論在空間上，還是資源上，都是很大的浪費(fèi)，很大程度上，加大了人事檔案信息管理成本。將信息化管理應(yīng)用于人事檔案信息管理中，將紙質(zhì)檔案變成了機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了成本，還節(jié)省了空間，查閱起來也更加方便，提高了查閱效率，為單位的人事檔案信息管理工作帶來了很大的好處。

（二）有利于檔案信息的完整、準(zhǔn)確

傳統(tǒng)人事檔案信息管理中，如果工作人員不及時(shí)對(duì)工作進(jìn)行交接，就容易造成檔案不完整、檔案流失等嚴(yán)重的問題。建立信息化檔案管理之后，減少了檔案的出錯(cuò)率，檔案可以在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行分享，避免了交接工作時(shí)出現(xiàn)的錯(cuò)誤，檔案的更新速度也進(jìn)一步提高，確保了檔案的完整性、準(zhǔn)確性。

（三）提高了檔案管理人員的工作效率

在傳統(tǒng)檔案管理工作中，工作人員需要?jiǎng)邮謱n案進(jìn)行歸類整理，這樣的方式不僅工作量大，而且工作效率不高。信息化管理的應(yīng)用只需工作人員分享到網(wǎng)絡(luò)上，能快速地實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的統(tǒng)計(jì)及分析，進(jìn)而提高工作效率。同時(shí)，單位要求工作人員對(duì)相關(guān)管理知識(shí)進(jìn)行學(xué)習(xí)，提高人事檔案信息管理水平。

四、信息化時(shí)代人事檔案信息管理對(duì)策

（一）加強(qiáng)檔案信息資源管理力度

為了促進(jìn)更加完善的人事檔案信息化管理資源，應(yīng)該協(xié)調(diào)檔案歸檔與檔案使用之間的矛盾，依據(jù)不同單位的人事檔案管理資源的規(guī)章制度，嚴(yán)格鑒別將要?dú)w檔的檔案信息，細(xì)化檔案數(shù)據(jù)權(quán)限，充分利用現(xiàn)有資源，建立更加有序、完整的檔案數(shù)據(jù)庫。此外，要及時(shí)修復(fù)缺失的檔案信息。人事檔案管理人員要正確認(rèn)識(shí)檔案信息的價(jià)值，從而嚴(yán)格要求檔案采集、歸檔的各個(gè)過程，對(duì)檔案信息中的資源要認(rèn)真核對(duì)，保證檔案數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確完整，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案信息缺失遺漏及時(shí)修復(fù)，避免問題惡化。加強(qiáng)對(duì)人事檔案的歸檔處理，在進(jìn)行檔案歸檔時(shí)要進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督，同時(shí)增加對(duì)檔案不規(guī)范行為的懲罰力度，《中華人民共和國檔案法》明確規(guī)定“涂改、偽造檔案可以給予行政處分，構(gòu)成犯罪的應(yīng)依法追究其刑事責(zé)任”。近幾年檔案造假事故頻出，就是因?yàn)橛嘘P(guān)單位沒有對(duì)責(zé)任人采取實(shí)質(zhì)性的刑事責(zé)任處罰，單純的口頭警告并不能有效規(guī)避檔案造假行為，因此，建立健全檔案懲處制度，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)檔案造假者應(yīng)當(dāng)給予嚴(yán)厲警告，如一票否決其干部任用、職稱評(píng)審、導(dǎo)師申報(bào)等審批，并對(duì)檔案造假的內(nèi)容納入法治建設(shè)，嚴(yán)懲檔案造假行為達(dá)到以儆效尤的目的。

（二）加強(qiáng)人事檔案信息管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)

管理人員的專業(yè)素質(zhì)是認(rèn)識(shí)檔案信息管理的保障，員工素質(zhì)進(jìn)一步提高，人事檔案信息管理的工作才能進(jìn)一步落實(shí)。單位應(yīng)該聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理員，還要懂得計(jì)算機(jī)的操作，能夠?qū)⒂?jì)算機(jī)與人事檔案信息管理緊密地聯(lián)系在一起。單位定時(shí)還要對(duì)檔案管理員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，發(fā)揮員工積極性，開發(fā)員工潛能，提高員工專業(yè)知識(shí)及素質(zhì)，提高工作質(zhì)量。

（三）加強(qiáng)人事檔案信息管理工作人員的保密意識(shí)

在實(shí)際的檔案管理工作中，會(huì)出現(xiàn)信息泄漏的現(xiàn)象，信息泄漏的后果是非常嚴(yán)重的，會(huì)給整個(gè)單位帶來非常不利的影響。這種問題的產(chǎn)生是因?yàn)闄n案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)保密意識(shí)不強(qiáng)。單位針對(duì)這種現(xiàn)象，要加大對(duì)員工的保密意識(shí)培養(yǎng)，學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)相關(guān)的保密技術(shù)，規(guī)范檔案管理員的行為，做好信息保密工作。

五、結(jié)束語

信息技術(shù)的發(fā)展，促進(jìn)了人事檔案信息的信息化管理，利用信息化管理，有利于提高人事信息檔案的質(zhì)量及檔案管理人員的工作效率。我國人事檔案信息管理信息化的方向越來越明確，信息化的方式與手段也會(huì)越來越先進(jìn)，促進(jìn)人事檔案信息管理更加科學(xué)化、合理化，為單位創(chuàng)造良好的發(fā)展環(huán)境。

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