文物檔案管理芻議

張孟強

摘要：文物是人類在歷史發展過程中留下的遺跡和遺物，是人類歷史上寶貴的歷史文化遺產。文物檔案是與文物相關的，記錄了文物的基本屬性信息以及保存狀況。考古發掘出土文物檔案準確地記錄出土文物的出土地點、年代、材質、功能、裝飾等，是考古文物工作與檔案工作的重要組成部分。本文以考古發掘出土文物為例，試對文物檔案的管理提出一點思考，不妥之處，敬請專家批評指正。

關鍵詞：考古發掘；出土文物；檔案；管理

文物是人類在歷史發展過程中留下的遺跡、遺物，反映了人類在各個同歷史時期社會活動、社會關系、意識形態以及利用自然、改造自然和當時生態環境的狀況，是人類歷史上寶貴的歷史文化遺產。檔案是人們社會實踐活動的歷史記錄。[1]檔案的本質屬性是原始性、歷史性和記錄性的統一，[2]是文物工作與檔案工作的重要組成部分。文物檔案是與文物相關的，記錄了文物的時期、功能、用途、材質、保存狀況等。

考古發掘出土文物檔案是將考古現場發掘所獲文物進行分類、組合、排列、編號等，使之準確地記錄出土文物的基本信息，具有原始性、歷史性與記錄性的憑證，也具有知識與信息價值。檔案工作出現時是簡單的，然后從最初的簡單發展到逐步復雜。考古發掘出土文物檔案工作主要包括收集、整理、保管、利用四個環節。

收集是考古發掘出土文物檔案工作的第一步。一方面，對于考古發掘出土文物檔案的工作人員來說需要明確文物檔案的歸檔范圍，主要包括出土文物的形態特征、保存狀況，文物的出土地點 （ 三維坐標 ）、探方編號，材質、制作工藝、色澤、尺寸、數量、用途、使用年代、裝飾紋飾等基本信息，照片、拓片、錄像、光盤、U盤、移動硬盤、光盤、書籍以及對文物的管理、研究、利用工作中形成的原始資料。避免工作人員對其片面性認識，認為考古工地出土文物檔案僅僅是一張文物登基表格，造成出土文物檔案信息不夠完整與準確，甚至缺失。

另一方面，努力提高考古發掘出土文物檔案工作人員的工作能力，定期培訓。首先考古發掘出土文物檔案的目錄表格填寫應當使用碳素墨水書寫以便長久保存，規范、工整，不能夠使用鉛筆、鋼筆、圓珠筆等不耐磨損的書寫檔案資料。其次，移交的檔案材料紙質版與電子文件一致，U盤、硬盤、錄像的資料應該轉換成光盤格式的電子資料并且一并存檔。最后，保證考古發掘出土文物檔案的時效性，應該由負責人員，及時將其相關的檔案資料紙質資料和電子資料整理完畢并且符合相關檔案規范以后交給檔案室保存。

對于考古發掘出土文物的單位來說，需要及時將出土文物檔案歸檔集中保存，避免在個人手中丟失或者將其文物檔案據為己有的現象發生。

文物藏品檔案的整理是指按照一定原則對檔案實體進行系統分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。整理是考古發掘出土文物檔案工作的核心，決定了出土文物檔案的質量。完整的考古發掘出土文物檔案應該包括檔案盒、檔案盒封面、目錄、文物信息登記表、備考表等等。

為了使考古發掘出土文物檔案歸檔時規范有序，需要對其制定一定的規則。一方面，對不同類型的檔案進行分類，如文字、表格、圖片、線圖、拓片等。另一方面，對于同一類別的出土文物檔案資料，按照時間的早晚進行再一次排列，時間早的排列在前，時間晚的則排列在后；對于有文字、圖片資料并存的檔案，則需要將文字檔案資料排列在前，圖片檔案資料在后。最后，對于同一份資料而言，應該是原始資料在前，復印資料、釋文以及補充檔案在后。

在對出土文物檔案整理過程中，應該注意區別出土文物的“檔案工作”與出土文物的“管理和研究工作”，不能夠將兩者混淆。

文物藏品檔案的保管是指維護文物藏品檔案的完整與安全的活動。由于考古發掘出土文物檔案具有最原始資料的特殊性，出土文物的檔案不能夠銷毀，應該永久保存。同時為了方便檢索，應該對出土文物檔案設置目錄。出土文物檔案的保存場所需要安全、整潔防火、防水、防蟲、防污染、防塵、防紫外線、防盜等。文物藏品檔案利用是指利用者以閱讀、復制、摘錄等方式使用檔案的活動。利用是檔案工作存在的基礎和最終目的。對于已經公開發表的文物資料，考古發掘出土文物檔案需要適當地提高開放程度，逐步向社會開放，改便長期以來局限于本單位使用的情況。合理利用考古發掘出土文物檔案，需要尊重考古發掘單位的權益，并且履行一定的手續，借閱、摘錄考古發掘出土文物檔案，則需要登記；對于復印、復制考古發掘出土文物檔案，需要相關單位的領導批準。

考古發掘出土文物檔案是考古發掘、文物工作和檔案管理工作的重要組成部分，做好出土文物檔案管理工作需要在收集、整理、保管、利用四個方面長期積累，堅持不懈，使考古發掘出土文物檔案充分發揮原始性、歷史性與記錄性憑證作用、知識、信息和工具性的價值。

參考文獻：

[1]吳寶康.檔案、檔案工作和檔案學概說提綱[J].檔案學通訊，1993（6）.

[2]黃夏基.檔案的本質屬性是原始性、歷史性和記錄性的統一[J].檔案通訊，2009（5）.