談電子檔案在企事業單位檔案管理中的運用

張平

【摘要】檔案管理專業當前的發展趨勢就是電子檔案的應用，通過分析企事業單位檔案管理中的電子檔案應用程度，可以總結出電子檔案的當前應用深度，提升企事業單位的檔案管理水平。本文對企事業單位的檔案管理特征做出闡述，并將電子檔案管理在企事業檔案管理當中的應用方式展開探討。

【關鍵詞】企事業單位 電子檔案 檔案管理 策略分析

事實上，當前我國企事業在檔案管理當中已經開始使用電子檔案管理的方式，傳統的紙質檔案管理方式漸漸淡出。電子檔案有便捷高效的特點，遠超紙質檔案管理的工作效率和工作的準確性，但在優勢背后，電子檔案也存在一定的缺陷。本文對電子檔案管理做出了全面分析，對其優勢與劣勢加以總結，并根據實際情況，對其在企事業檔案管理中的應用提出可行性解決建議，以發揮電子檔案的最大價值，讓我國檔案管理邁上高效、科學的新臺階。

一、當前階段企事業單位檔案特性

現今時代是一個數字化時代、信息化時代，企事業單位檔案管理也應當與時俱進，在信息技術的幫助下，讓檔案管理工作的效率得到提升，同時實現企事業單位內部檔案的共享利用，一定程度上減少了人力及財力的投入成本[1]。電子檔案管理技術是在信息技術及標準化、數據的支撐下實現的，信息技術有普遍性，標準化使得企事業單位的檔案管理具備一定的繼承性，而實現數據采集和存儲需要首先對檔案數據展開處理，由此看來，在企事業單位檔案管理工作中，信息技術的應用使其有了普遍性、集成性以及動態性。

（一）企事業單位檔案管理的普遍性

信息技術時代讓人們的生活方式發生了全面改變，對于企事業單位檔案管理來說也有較大的影響。我國企事業單位檔案管理應用信息技術的時間補償，但隨著信息技術的飛速發展和普及，在企事業單位檔案管理方面，信息技術的應用和其他專業沒有較大差距。想要通過電子檔案管理的方式來做好企事業單位檔案的管理工作，就應當明確信息技術在檔案管理行業的普遍使用性，并根據這一點順應檔案管理行業的發展特性[2]。使用信息技術開展檔案管理工作，可以讓檔案管理工作的效率實現大跨步飛躍，因此企事業應當在檔案管理理論工作以及實踐環節充分利用信息技術，由此，企事業單位的檔案管理工作的信息化程度也就呈現出普遍性的特點。

（二）企事業單位檔案管理的集成性

企事業單位檔案管理實現信息化方式之后，在檔案管理工作中只需做相應的整理和錄入工作，繼而檔案管理工作就可以得到完善，由此，數據的整理以及輸入和使用都產生了集成性，這種集成性讓檔案具備了共享利用的特征，讓檔案信息有了一定的服務功能。電子檔案信息系統的最大特征是完整性和效率高，可以理解為，企事業單位使用電子檔案管理的的方式開展自身的檔案管理工作，可以充分發揮電子檔案管理系統的這一特性，實現管理工作的高效率以及完整性。

（三）企事業單位檔案管理的動態性

在企事業檔案管理工作中使用信息技術的動態性表現在以下三點：首先是檔案信息采集的動態性，數據信息在收集完畢以后，能夠及時放入到數據庫，這個過程所需要的時間非常短，由此也讓檔案數據庫具備了實時更新的功能，這種檔案信息采集的動態性是傳統檔案管理方式所無法比擬的；第二電視檔案數據的動態性，檔案信息存儲到數據庫中以后，數據雄可以對收集來的數據展開處理，處理過程所用時間較短，同時在處理過程還可以避免認為操作的失誤，足見信息技術檔案管理的效率至高；第三點是在數據和搜集和處理動態過程后，檔案數據的公布以及使用也有動態化特征，使用者可以根據自身需要選取數據，讓數據的使用更具靈活性。

二、電子檔案在企事業單位檔案管理中的應用舉措

（一）技術層面

企事業單位想要在檔案管理工作中應用信息技術，首先需要有健全的電子檔案管理系統[3]。這需要企事業單位有多媒體技術、網絡技術以及數據庫技術的制成，所以。另外，要構建出科學、健全的電子檔案管理系統，就需要對檔案資源進行科學的規劃和處理，根據企事業單位管理工作的特征，設計更加便捷、符合實際情況的電子檔案管理系統。電子檔案管理和傳統檔案管理的最大區別就是存儲介質的性質發生根本改變，因此，實現電子檔案管理要有信息技術設備的全面支持。

（二）人才資源

電子檔案信息管理系統的應用在網絡技術及信息設備的基礎上，還要有專業的電子檔案管理人員進行具體工作的操作。操作人才需要在以下三個方面發揮重要作用：一是技術改進和檔案管理工作；二是檔案管理質量和服務質量；三是電子檔案管理的規范化。所以，企事業單位想要順利走上電子檔案管理之路就要注重人才的培養，讓專業的人才在電子檔案管理工作承擔起系統的使用、維護、更新與管理工作。

（三）安全保證體系的建設

使用電子檔案管理的方式開展企事業檔案管理工作，對安全問題不能忽視。電子檔案管理系統的安全性和穩定性是保證電子檔案系統發揮檔案管理優勢的基礎，在系統安全的基礎上，方可實現檔案的高效率、高準確度管理工作[4]。對于這一點，要強化機房的監管工作，定期檢測和掃描檔案，設置瀏覽權限避免病毒入侵，安裝防火墻、制定嚴格的管理規定，同時還要提升檔案管理工作人員的安全意識，從根本上排除電子檔案管理系統的安全隱患。

時代是不斷進步的，科學技術也迅速發展、日新月異，當前社會對信息的重視度越來越高，科技進步的方方面面也需要有信息的協助和補充。這種情況下，電子檔案在企事業檔案管理工作中就發揮出了重要作用。電子檔案有很大的優勢，應當普遍推廣，不過在具體的使用當中，應當充分認識電子檔案，使其發揮最大價值，同時避免其不利因素。通過深化電子檔案的學習，提出電子檔案的技術改進方式，培養專業的管理人員，從方方面面推動電子檔案的實施和普及，使電子檔案在企事業單位檔案管理中發揮重要作用。

參考文獻

[1]劉宇亮.淺談電子檔案在企事業單位檔案管理中的應用[J]. 經濟管理：文摘版，2016，22（4）：00051-00051.

[2]周瑞廷.人事檔案管理在企事業單位中的重要意義經驗談[J].辦公室業務，2017，24（11）：143-143.

[3]王培培.淺談事業單位人事檔案管理的問題及其電子化建設[J].青年時代，2016，13（7）：288-289.

[4]劉妍然.淺談企事業單位檔案管理存在的問題及對策[J]. 社會科學：引文版，2017，11（6）：00166-00166.