加強城建檔案管理信息化建設的探討

摘 要：隨著現代城市工作的不斷發展，城建檔案管理工作也受到了越來越多人的關注，做好該項工作能夠更好的促進城市的發展建設，適應社會發展需要。但是，該項工作在開展過程中所暴露出的問題也越來越多，如管理方式落后，工作人員管理意識淡薄等。如何做好城市檔案管理工作是政府及相關部門極為關心的一件事情。本文，將從城建檔案管理信息化建設的角度，探討做好相關工作的方法和策略，以求更好的推動城市發展的步伐。

關鍵詞：城建檔案管理；信息化建設；探討

城建檔案管理工作是一個城市社會發展的重要戰略因素，其對于城市的穩定劑未來的長遠發展有著極為重要的影響，做好相關的管理工作使得使城市得到更好的發展。而隨著信息技術的不斷發展和進步，其在城建檔案管理中的應用范圍也越來越廣泛了，信息技術的應用使得各項管理工作的開展更加的便捷，減輕了工作人員的負擔。下面，筆者將結合自身的工作經驗對相關問題進行詳細探討。

一、當前城建檔案管理存在的問題

（一）缺乏城建檔案管理意識

在城建檔案滾利工作開展過程中，信息化檔案管理能夠幫助管理者處理城建檔案的資料，提高了管理工作的效率，減輕了管理人員的工作負擔。但是，在實際的工作中，這種便利也帶來了許多不必要的麻煩，如部分管理人員在工作中過于依賴信息化系統，自身業務水平因此逐漸荒廢，對于城建檔案管理的重視程度下降，檔案管理意識薄弱，導致許多工作的開展都不是十分的理想，如工作人員在進行城建檔案管理時，雖然應用的是信息化技術，但是其管理思維和管理認識等卻并沒有做出相應的改變。

（二）檔案管理系統過于簡單

在傳統的檔案管理中，相關工作的開展主要依賴的是人工，通過人工將所有的圖紙與其他城建資料進行歸納和整理，這種方法需要消耗大量的人力、物力，而且在管理工作開展過程中稍有不慎，可能就會出現失誤，造成檔案錯誤。如在傳統的檔案管理中，管理者在對檔案進行歸類時，所依據的就是首字母歸類法，通過首字母進行歸類和排序，這種管理方法給后期的檔案查詢工作帶來了較多的不便。而部分地區雖然嘗試引入了信息化技術開展管理工作，但是信息化管理系統的建設也并不是十分完善，如信息技術的最大作用就是對一些圖紙和資料進行儲存，信息化技術其他方面的作用未能得到有效的開發。

（三）檔案管理工作者素質參差不齊

城建檔案管理在外行看來可能是一項極為簡單的工作，工作人員只需要將相關的圖紙和資料進行歸類整理即可，工作的門檻并不是很高。但是，在實際工作中，事實卻并非是如此，城建檔案管理工作與多個部門的工作聯系密切，如住建局、林業局等部門的工作內容與城建檔案管理工作都存在有一定的聯系。所以，該工作對于管理者的綜合素質要求也比較高。然而，在實際的管理工作中，許多工作人員的綜合素質卻難以滿足相關的工作需要，工作人員的綜合素質參差不齊，如有的工作人員年齡比較大，對現代化信息技術的了解不多，在工作中引入信息化管理系統之后，工作人員難以適應相關的工作。

二、加強城建檔案管理信息化建設的方式

（一）建立優秀的標準管理規范

在加強城建檔案管理信息化建設的過程中，要想做好相關的管理工作，發揮信息化技術在管理中的優勢，首先就需要建立優秀的標準管理規范，即管理制度。正所謂無規矩不成方圓，在管理工作開展的過程中，許多工作的開展之所以不順利，有一個極為重要的因素就是因為管理規范標準沒有制定，這也使得管理人員的管理意識淡薄，在管理工作開展的過程中不知道該從何入手，做好相關的管理工作中，而建立了標準的管理規范之后，工作人員在每一項工作中，該如何發揮自己的作用變得更加的明晰，其管理意識在不斷的加強，這樣信息化技術的應用也將更加順暢。

（二）建立優秀的管理者隊伍

城建檔案管理信息化建設的過程中，信息化技術要得到有效的應用，都需要依靠“人”去進行操作，完成相應的指令，發揮其作用。因此，在加強城建檔案管理信息化建設的過程中，必須要建立優秀的管理者隊伍。在平時的工作中，要提高管理人員的思想認識，使其認識到自身工作的重要新，積極的配合上級領導的工作。針對部分年紀比較大，對于信息技術不是十分了解的管理者，管理部門應當定期的開展一些技能培訓工作，通過培訓提升管理人員的技能，使其能夠更好的適應信息化管理的需求。最后，從管理者個人的角度來說，其在平時的工作中，也應當加強學習，與時俱進，提升自己的文化知識水平，適應崗位需要。

（三）建設城建檔案信息共享資源

在應用信息技術開展城建管理工作的時候，我們必須要認識到信息技術的變化速度是日新月異的，相關管理部門在建立了城建檔案管理信息化系統之后，不能僅僅只是滿足于此，而是要結合時代發展需要，不斷的完善管理系統，使相關的管理系統能夠更好的適應時代發展的需要。如針對一些陳舊檔案容易丟失，管理難度大的問題，管理部門可以借助信息化技術建立一個獨立的管理數據庫，用以儲存各種陳舊檔案，這樣在后期如果需要查找相關的檔案，直接在相應的數據庫查找即可，極大的提供了工作效率，減輕了工作人員的工作負擔。此外，在管理信息化系統建設的過程中，還有一件十分重要的事情，那就是要做好信息共享資源建設工作，城建檔案管理涉及到了多個部門的工作，對于城市的發展建設有著極為重要的影響，而當前時代屬于一個數據共享時代，各個行業的數據共享，對經濟發展和城市建設等產生了較為積極的作用。因此，在城建檔案管理信息化建設工作中，也應當加強信息共享工作的開展，以此加強各個管理部門之間的聯系。

總之，在城市高速發展的今天，城建檔案管理信心化管理工作也在不斷的發生新變化，為了更好的促進城市的發展建設，城建檔案管理也應當積極的與時俱進，做好管理的信息化建設工作，推動社會的經濟發展建設。

參考文獻：

[1]王政艷.加強城建檔案管理信息化建設的幾點思考[J].黑龍江科學，2013（10）.

[2]劉雅慧.加強城建檔案管理信息化建設的對策[J].中外企業家，2013（19）.

[3]曾虹.加強城建檔案信息化管理探討[J].中國西部科技，2009（17）.

作者簡介：卞鳳春，諸城市市政管理局。