提升民用建筑工程檔案資料管理的有效性

李巖

【摘 要】 依據相關文獻資料的記載，首先介紹民用建筑檔案資料管理領域中存在的問題，而后提出一些問題應對措施，希望能夠在日后相關工作人員對這個問題進行分析的時候，起到一定借鑒性作用，最終在我國社會經濟發展進程向前推進的過程中，做出一定貢獻。

【關鍵詞】 民用建筑 檔案資料 管理

1 現階段民用建筑工程檔案資料管理領域中存在的問題

相較于工業建筑工程項目來說，民用建筑工程項目的規模一般都不是很大，工程規模、投資量以及單位體量都比較小，因此一般不會得到充分地重視，但是卻會對民用建筑工程項目施工工藝和設備提出更高的要求。民用建筑工程項目管理具備一定特征，因此工程檔案資料管理和工業建筑項目自然也不一樣。

1.1 檔案資料沒有得到充分地重視

現階段民用建筑施工單位實際工作的過程當中，一般都會予以工程項目建設工作充分地重視，但是檔案資料管理卻沒有得到應有的重視，并沒有對檔案資料管理的重要性形成深入的認識，存在檔案人員配置不充足以及水平不高等問題，因此會在民用建筑工程項目施工環節當中造成一定負面影響。

1.2 檔案管理不是十分規范

一般情況下民用建筑工程項目檔案管理都不是十分標準，在各項檔案管理工作進行的過程當中，比方說檔案分類、編號以及文件傳輸等工作的水平不是很高，各個地區一般都會應用地方性檔案管理標準，不會遵循國家標準及行業標準，因此想要對檔案資料管理工作的規范性做出保證，是一件十分困難的事情。

1.3 參建單位數量比較多、覆蓋面比較大

民用建筑工程項目具備“麻雀雖小、五臟俱全”這種特征，整個工程項目看上去并不是很大，但是工程管理的要求比較高，并且系統也比較復雜，施工過程中產生的文件非常多，因此管理工作的難度比較高。將北京華能大廈當成實際案例，這一工程項目是華能集團辦公大樓，在總包單位之下還有消防、空調以及設備企業等三十多個單位，不單單交叉施工的難度比較高，也會讓檔案資料管理難度大幅度提升。這些施工單位來源于全國范圍內各個地區當中，因此對工程檔案資料管理都有自己的理解，非常容易在實際工作的過程中各自工作，假如管理水平不高，那么引發資料混亂及流失問題的幾率比較高。依據工程項目特征及工程管理目標，使用有效性比較強的措施來處理問題，提升檔案資料過程控制力度，以免在民用建筑工程管理環節當中發生資料返工以及造假等問題，促使檔案資料能夠更好的在建筑工程項目施工環節當中提供服務，為工程項目各項工作的順利開展做出一定保證。

2 提升民用建筑工程檔案資料管理有效性的方法

2.1 多元化管理

構建在整個工程項目中有所體現的全面檔案管理體系，在工程項目投入建設之后，就應當將檔案管理目標以及竣工資料移交等工作列入到承包合同當中，并將其當成是考核的指標之一。各個參建單位在實際工作的過程中，都應當將檔案工作劃歸到年度工作計劃當中，并構建適應性比較強的崗位責任制，明確規定領導者參與到項目檔案管理當中，部門經理實際工作的過程中應當充分重視日常檔案，各個單位都應當派遣咋混業檔案管理人員參與到管理工作當中，以便于可以對檔案管理效率及水平做出保證，最終在我國社會經濟發展進程向前推進的過程中，做出一定貢獻。

2.2 組織檔案管理人員參與培訓

為了能夠促使檔案管理效率及質量得到保證，各個單位不單單應當派遣專業工作人員開展檔案管理工作，也應當在業主處備案。施工單位定期邀請一定數量專家到施工現場當中宣傳先進檔案管理經驗，促使各個參建單位能夠依據實際要求完成檔案資料管理工作，滿足竣工驗收環節當中提出的要求。在經過系統的學習之后，檔案管理人員的業務水平可以得到大幅度提升，從而想要對自己的日常工作效率及質量做出保證，自然是一件比較簡單的事情。

2.3 構建獎懲機制

為了可以加工各個參建單位的檔案管理積極性與主動性充分調動出來，依據施工現場實際情況及工程項目實際需求，構建適應性比較強的檔案資料獎懲機制，檔案資料管理是工程質量管理環節當中一項十分重要的內容。妥善完成檔案資料管理工作的單位應當得到一定獎勵，檔案管理秩序混亂，并且文件資料丟失幾率比較高的單位應當做出一定處罰。參建單位逐漸從以往的接受懲罰到獲取獎勵，促使文件檔案管理效果及效率得到保證，促使工民建工程項目逐漸走上一條穩定發展道路上。

2.4 使用有效性較強的過程控制辦法

每周開展一次資料抽檢工作，促使檔案管理工作可以和工程項目建設工作同步。各個參建單位資料管理人員應當配合檢查人員完成檢查工作。依據施工現場實際情況來對檔案管理情況進行實時動態的監督管理，以免在實際工作的過程中發生資料丟失等問題。重點對建材進場檢驗資料進行管理，就可以對資料的精準性做出保證，在檢驗工作進行的過程中，如果發現各項資料當中存在一定問題，應當及時將資料當中的問題記錄下來，提出整改方案，并對整改的進度進行監督，從而也就可以保證資料和工程項目建設工作保持同步。

在制定嚴格的檔案資料管理制度，并在施工環節當中嚴格開展監督管理工作之后，可以將檔案管理人員的積極性及主動性充分調動出來，并讓各個參建單位的檔案管理人員對自身職責形成較為深入的認識，在實際工作的過程中，積極完成職責范圍內的各項事務，促使檔案資料管理效率及水平得到保證，從而也就可以對民用建筑工程項目各項工作的順利開展做出一定保證。

結語

依據上文中的敘述能夠了解到的是，現階段我國民用建筑工程檔案資料管理領域中仍然存在一些問題，筆者詳細對這些問題進行分析，以便于可以對問題形成原因形成深入的認識，并依據問題形成原因找尋有效性比較強的管理方法，促使民用建筑工程檔案資料管理效率及水平得到保證，促使建筑工程行業逐漸走上一條穩定發展道路上，最終在我國社會經濟發展進程向前推進的過程中，做出一定貢獻。

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